Masih banyak orang yang bertanya-tanya apa itu surat pemberitahuan kepada kepala desa dan apa fungsi serta tujuannya. Sebenarnya, surat pemberitahuan kepada kepala desa merupakan salah satu bentuk surat resmi yang ditujukan kepada kepala desa sebagai pemimpin tertinggi di sebuah desa. Surat ini biasanya digunakan untuk memberitahukan hal-hal penting yang berkaitan dengan administrasi desa dan kegiatan yang ada di dalamnya.

Pengertian Surat Pemberitahuan Kepada Kepala Desa

Surat pemberitahuan kepada kepala desa adalah surat resmi yang ditujukan kepada kepala desa sebagai orang yang bertanggung jawab atas administrasi desa. Surat ini berisi informasi yang penting untuk disampaikan kepada kepala desa yang berkaitan dengan kegiatan dan administrasi desa. Surat pemberitahuan kepada kepala desa harus ditulis dengan jelas dan rinci agar pesan yang ingin disampaikan dapat diterima dengan baik.

Fungsi Surat Pemberitahuan Kepada Kepala Desa

Surat pemberitahuan kepada kepala desa memiliki beberapa fungsi yang penting, di antaranya:

  1. Menjaga keteraturan administrasi desa
  2. Memberikan informasi penting kepada kepala desa mengenai kegiatan dan administrasi desa
  3. Memastikan kegiatan di desa berjalan dengan baik dan terkoordinasi
  4. Sebagai bukti tulisan yang sah bagi pihak-pihak yang terkait dengan administrasi desa

Tujuan Surat Pemberitahuan Kepada Kepala Desa

Surat pemberitahuan kepada kepala desa memiliki tujuan yang jelas, yaitu:

  1. Memberikan informasi penting kepada kepala desa
  2. Menjaga keteraturan administrasi desa
  3. Memastikan kegiatan di desa berjalan dengan baik dan terkoordinasi
  4. Menjaga hubungan yang baik antara pihak-pihak yang terkait dengan administrasi desa

Format Surat Pemberitahuan Kepada Kepala Desa

Surat pemberitahuan kepada kepala desa harus ditulis dengan format yang jelas dan rinci agar pesan yang ingin disampaikan dapat diterima dengan baik oleh kepala desa. Berikut adalah format surat pemberitahuan kepada kepala desa yang benar:

  1. Bagian Pembuka
    Pada bagian pembuka, tuliskan tanggal dan nomor surat kemudian sampaikan salam pembuka dan sertakan kalimat pengantar.
  2. Isi Surat
    Pada bagian isi surat, sampaikan informasi yang ingin disampaikan dengan jelas dan rinci. Jangan lupa sertakan data atau informasi pendukung yang relevan.
  3. Penutup
    Pada bagian penutup, sampaikan ucapan terima kasih dan harapan-harapan ke depan.
  4. Tanda Tangan dan Identitas Pengirim
    Pada bagian terakhir, sertakan tanda tangan dan identitas pengirim seperti nama dan jabatan.

Contoh Surat Pemberitahuan Kepada Kepala Desa

Berikut adalah contoh surat pemberitahuan kepada kepala desa yang benar:

Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Bakti Sosial

Desa Maju Jaya
Kecamatan Cikarang Barat
Kabupaten Bekasi
Tanggal : 10 Februari 2022
Nomor Surat : 001/SPK/II/2022

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Kepala Desa Maju Jaya

Dengan hormat,
Kami dari Kelompok Pemuda Maju Jaya akan mengadakan kegiatan bakti sosial pada hari Minggu, 20 Februari 2022. Kegiatan ini akan dilaksanakan di Balai Desa Maju Jaya dan kami mengundang Bapak/Ibu Kepala Desa Maju Jaya untuk hadir dan memberikan sambutan pada acara tersebut.

Adapun rincian kegiatan sebagai berikut:

  • Waktu: 08.00 - 12.00 WIB
  • Tempat: Balai Desa Maju Jaya
  • Kegiatan:
    • Pemberian bantuan sembako kepada masyarakat kurang mampu
    • Pemeriksaan kesehatan gratis oleh dokter spesialis

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Kelompok Pemuda Maju Jaya
Ketua, Abdullah

Contoh Surat Pemberitahuan Perubahan Jadwal

Desa Maju Jaya
Kecamatan Cikarang Barat
Kabupaten Bekasi
Tanggal : 12 Februari 2022
Nomor Surat : 002/SPK/II/2022

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Kepala Desa Maju Jaya

Dengan hormat,
Sehubungan dengan adanya perubahan jadwal dikarenakan cuaca yang tidak mendukung, kami dari panitia kegiatan olahraga antar desa memohon maaf sebesar-besarnya atas perubahan jadwal kegiatan.

Adapun jadwal kegiatan yang baru adalah sebagai berikut:

  • Tanggal: 25 Februari 2022
  • Tempat: Lapangan Desa Maju Jaya
  • Kegiatan:
    • Pertandingan sepak bola antar desa
    • Pertandingan voli antar desa

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Panitia Kegiatan Olahraga Antar Desa
Ketua, Budi

FAQs

  1. Apa saja informasi yang harus disertakan dalam surat pemberitahuan kepada kepala desa?

Informasi yang harus disertakan dalam surat pemberitahuan kepada kepala desa adalah informasi yang berkaitan dengan administrasi desa, seperti kegiatan dan perubahan jadwal.

  1. Siapa yang bisa mengirim surat pemberitahuan kepada kepala desa?

Surat pemberitahuan kepada kepala desa dapat dikirim oleh siapa saja yang memiliki kepentingan dengan administrasi desa, seperti kelompok masyarakat, panitia kegiatan, dan lain sebagainya.

  1. Apakah surat pemberitahuan kepada kepala desa harus ditulis dengan format resmi?

Ya, surat pemberitahuan kepada kepala desa harus ditulis dengan format resmi agar pesan yang ingin disampaikan dapat diterima dengan baik oleh kepala desa.

Kesimpulan

Surat pemberitahuan kepada kepala desa merupakan salah satu bentuk surat resmi yang penting dalam menjaga keteraturan administrasi desa. Surat ini memiliki fungsi dan tujuan yang jelas, yaitu untuk memberikan informasi penting mengenai kegiatan dan administrasi desa serta memastikan kegiatan di desa berjalan dengan baik dan terkoordinasi. Unt