Surat pemberitahuan organisasi adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis antara sebuah organisasi dengan pihak eksternal atau internal. Biasanya, surat pemberitahuan organisasi digunakan untuk memberikan informasi penting mengenai kegiatan atau perubahan yang terjadi di dalam organisasi.
Pengertian Surat Pemberitahuan Organisasi
Surat pemberitahuan organisasi adalah surat yang digunakan untuk memberikan informasi penting mengenai kegiatan atau perubahan yang terjadi di dalam organisasi. Surat ini bisa ditujukan kepada pihak eksternal seperti pelanggan, mitra kerja, atau pihak keamanan, maupun pihak internal seperti karyawan atau anggota organisasi.
Fungsi Surat Pemberitahuan Organisasi
Surat pemberitahuan organisasi memiliki beberapa fungsi, di antaranya:
- Memberikan informasi penting mengenai kegiatan atau perubahan yang terjadi di dalam organisasi.
- Menjaga hubungan baik antara organisasi dengan pihak eksternal atau internal.
- Memberikan arahan atau petunjuk kepada pihak eksternal atau internal mengenai kegiatan atau perubahan yang terjadi di dalam organisasi.
Tujuan Surat Pemberitahuan Organisasi
Tujuan surat pemberitahuan organisasi adalah memberikan informasi penting mengenai kegiatan atau perubahan yang terjadi di dalam organisasi kepada pihak eksternal atau internal. Dengan memberikan informasi yang jelas dan tepat waktu, diharapkan dapat menjaga hubungan baik antara organisasi dengan pihak eksternal atau internal.
Format Surat Pemberitahuan Organisasi
Format surat pemberitahuan organisasi umumnya terdiri dari:
- Header, yaitu tempat untuk mencantumkan logo, alamat, nomor telepon, dan email organisasi.
- Tanggal, tempat, dan nomor surat, yaitu informasi mengenai tanggal pembuatan surat, tempat pembuatan surat, dan nomor surat.
- Perihal, yaitu judul atau topik surat yang dibuat.
- Isi surat, yaitu informasi mengenai kegiatan atau perubahan yang terjadi di dalam organisasi.
- Tanda tangan dan nama pengirim, yaitu tanda tangan dan nama dari pihak yang bertanggung jawab atas surat.
Contoh Surat Pemberitahuan Organisasi
Berikut adalah contoh surat pemberitahuan organisasi:
Contoh Surat Pemberitahuan Organisasi untuk Pelanggan
Kepada Yth,
Para Pelanggan XYZ
Dengan hormat,
Kami dari XYZ ingin memberitahukan bahwa kami akan melakukan perbaikan sistem pada tanggal 1 Mei 2021 mulai pukul 22.00 WIB hingga 2 Mei 2021 pukul 06.00 WIB. Selama waktu tersebut, layanan kami akan tidak dapat diakses. Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan ini.
Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
Pengirim
Contoh Surat Pemberitahuan Organisasi untuk Karyawan
Kepada Yth,
Para Karyawan XYZ
Dengan hormat,
Kami dari XYZ ingin memberitahukan bahwa kami akan mengadakan acara gathering pada tanggal 1 Mei 2021 pukul 18.00 WIB di gedung pertemuan kantor. Acara ini bertujuan untuk mempererat hubungan antara karyawan dan manajemen. Kami harap semua karyawan dapat hadir dalam acara tersebut.
Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
Pengirim
FAQs
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan mengenai surat pemberitahuan organisasi:
1. Apa bedanya surat pemberitahuan organisasi dengan surat lain?
Surat pemberitahuan organisasi berbeda dengan surat lainnya karena surat ini digunakan untuk memberikan informasi penting mengenai kegiatan atau perubahan yang terjadi di dalam organisasi.
2. Siapa yang bisa menerima surat pemberitahuan organisasi?
Surat pemberitahuan organisasi bisa ditujukan kepada pihak eksternal seperti pelanggan, mitra kerja, atau pihak keamanan, maupun pihak internal seperti karyawan atau anggota organisasi.
3. Kapan sebaiknya membuat surat pemberitahuan organisasi?
Surat pemberitahuan organisasi sebaiknya dibuat ketika ada kegiatan atau perubahan yang terjadi di dalam organisasi yang perlu disampaikan kepada pihak eksternal atau internal.
4. Apa saja yang harus dicantumkan dalam surat pemberitahuan organisasi?
Surat pemberitahuan organisasi umumnya mencantumkan informasi mengenai kegiatan atau perubahan yang terjadi di dalam organisasi, tanggal, tempat, dan nomor surat, perihal, tanda tangan dan nama pengirim.
5. Apakah surat pemberitahuan organisasi harus menggunakan bahasa formal?
Surat pemberitahuan organisasi sebaiknya menggunakan bahasa formal karena surat ini merupakan representasi dari sebuah organisasi. Namun, terkadang organisasi juga menggunakan bahasa yang lebih santai tergantung pada situasi dan konteks yang ada.
Kesimpulan
Surat pemberitahuan organisasi adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis antara sebuah organisasi dengan pihak eksternal atau internal. Surat ini digunakan untuk memberikan informasi penting mengenai kegiatan atau perubahan yang terjadi di dalam organisasi. Surat pemberitahuan organisasi memiliki fungsi untuk menjaga hubungan baik antara organisasi dengan pihak eksternal atau internal, memberikan arahan atau petunjuk kepada pihak eksternal atau internal mengenai kegiatan atau perubahan yang terjadi di dalam organisasi, serta memberikan informasi penting mengenai kegiatan atau perubahan yang terjadi di dalam organisasi. Format surat pemberitahuan organisasi umumnya terdiri dari header, tanggal, tempat, dan nomor surat, perihal, isi surat, tanda tangan dan nama pengirim. Surat pemberitahuan organisasi bisa ditujukan kepada pihak eksternal seperti pelanggan, mitra kerja, atau pihak keamanan, maupun pihak internal seperti karyawan atau anggota organisasi.