Surat Pemberitahuan Penggunaan Tempat adalah surat resmi yang digunakan untuk memberitahukan kepada pihak yang berwenang bahwa suatu tempat akan digunakan untuk kegiatan tertentu. Surat ini biasanya digunakan oleh instansi pemerintah, perusahaan, atau organisasi yang akan mengadakan acara atau kegiatan di suatu tempat.
Fungsi dan Tujuan Surat Pemberitahuan Penggunaan Tempat
Surat Pemberitahuan Penggunaan Tempat memiliki beberapa fungsi dan tujuan, di antaranya:
- Memberikan informasi kepada pihak yang berwenang bahwa suatu tempat akan digunakan untuk kegiatan tertentu.
- Meminta izin penggunaan tempat kepada pihak yang berwenang.
- Menjaga keamanan dan ketertiban selama kegiatan berlangsung.
- Melindungi pihak yang mengadakan kegiatan dari tuntutan hukum yang mungkin timbul akibat kegiatan tersebut.
Format Surat Pemberitahuan Penggunaan Tempat
Surat Pemberitahuan Penggunaan Tempat harus ditulis dengan format yang jelas dan mudah dipahami oleh pihak yang menerima surat tersebut. Berikut adalah format yang dapat digunakan:
Alamat pengirim
Tanggal
Kepada Yth.
Nama penerima
Jabatan
Alamat
Perihal: Pemberitahuan Penggunaan Tempat
Dengan hormat,
Kami bermaksud untuk menggunakan tempat yang terletak di (alamat tempat) untuk kegiatan (jenis kegiatan) pada tanggal (tanggal kegiatan) pukul (waktu kegiatan).
Sehubungan dengan itu, kami mohon izin kepada pihak yang berwenang untuk menggunakan tempat tersebut. Kami juga menjamin akan menjaga keamanan dan ketertiban selama kegiatan berlangsung serta melindungi pihak yang memberikan izin dari tuntutan hukum yang mungkin timbul akibat kegiatan tersebut.
Demikian surat pemberitahuan ini kami buat dengan sebenar-benarnya. Atas perhatian dan izin yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Nama pengirim
Contoh Surat Pemberitahuan Penggunaan Tempat
Berikut adalah contoh-contoh Surat Pemberitahuan Penggunaan Tempat:
Contoh 1
Alamat pengirim
10 Januari 2021
Kepada Yth.
Kepala Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Surabaya
Jalan Tunjungan No.1, Surabaya
Perihal: Pemberitahuan Penggunaan Tempat
Dengan hormat,
Kami bermaksud untuk menggunakan Taman Bungkul Surabaya untuk kegiatan senam sehat pada tanggal 20 Januari 2021 pukul 06.00 - 08.00 WIB.
Sehubungan dengan itu, kami mohon izin kepada pihak yang berwenang untuk menggunakan tempat tersebut. Kami juga menjamin akan menjaga keamanan dan ketertiban selama kegiatan berlangsung serta melindungi pihak yang memberikan izin dari tuntutan hukum yang mungkin timbul akibat kegiatan tersebut.
Demikian surat pemberitahuan ini kami buat dengan sebenar-benarnya. Atas perhatian dan izin yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT Sehat Sejahtera
Contoh 2
Alamat pengirim
10 Februari 2021
Kepada Yth.
Kepala Kantor Polisi Sektor Cikarang Selatan
Jalan Raya Cikarang No.1, Bekasi
Perihal: Pemberitahuan Penggunaan Tempat
Dengan hormat,
Kami bermaksud untuk menggunakan lapangan sepak bola yang terletak di dekat Kantor Polisi Sektor Cikarang Selatan untuk kegiatan turnamen sepak bola antar karyawan pada tanggal 20 Februari 2021 pukul 08.00 - 16.00 WIB.
Sehubungan dengan itu, kami mohon izin kepada pihak yang berwenang untuk menggunakan tempat tersebut. Kami juga menjamin akan menjaga keamanan dan ketertiban selama kegiatan berlangsung serta melindungi pihak yang memberikan izin dari tuntutan hukum yang mungkin timbul akibat kegiatan tersebut.
Demikian surat pemberitahuan ini kami buat dengan sebenar-benarnya. Atas perhatian dan izin yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT Warna Warni
FAQs
1. Apakah Surat Pemberitahuan Penggunaan Tempat wajib dibuat?
Ya, Surat Pemberitahuan Penggunaan Tempat wajib dibuat jika akan menggunakan suatu tempat untuk kegiatan tertentu. Hal ini bertujuan untuk meminta izin kepada pihak yang berwenang serta menjaga keamanan dan ketertiban selama kegiatan berlangsung.
2. Bagaimana jika tidak membuat Surat Pemberitahuan Penggunaan Tempat?
Jika tidak membuat Surat Pemberitahuan Penggunaan Tempat, maka kegiatan yang dilakukan dapat dianggap ilegal dan dapat menimbulkan tuntutan hukum yang merugikan pihak yang mengadakan kegiatan.
3. Apa saja yang perlu dicantumkan dalam Surat Pemberitahuan Penggunaan Tempat?
Beberapa hal yang perlu dicantumkan dalam Surat Pemberitahuan Penggunaan Tempat antara lain alamat pengirim, tanggal, nama penerima, jabatan, alamat, perihal, jenis kegiatan, tanggal kegiatan, waktu kegiatan, dan nama pengirim.
Kesimpulan
Surat Pemberitahuan Penggunaan Tempat adalah surat resmi yang digunakan untuk memberitahukan kepada pihak yang berwenang bahwa suatu tempat akan digunakan untuk kegiatan tertentu. Surat ini memiliki fungsi dan tujuan untuk memberikan informasi kepada pihak yang berwenang, meminta izin penggunaan tempat, menjaga keamanan dan ketertiban selama kegiatan berlangsung, serta melindungi pihak yang mengadakan kegiatan dari tuntutan hukum yang mungkin timbul akibat kegiatan tersebut. Surat Pemberitahuan Penggunaan Tempat harus ditulis dengan format yang jelas dan mudah dipahami oleh pihak yang menerima surat tersebut. Sebagai surat resmi, Surat Pemberitahuan Penggunaan Tempat harus dibuat dengan sebenar-benarnya dan memuat beberapa hal yang perlu dicantumkan seperti jenis kegiatan, tanggal kegiatan, waktu kegiatan, dan nama pengirim.