Jika Anda bekerja di lingkungan perkantoran, pasti sudah tidak asing lagi dengan istilah surat pemberitahuan perkantoran. Surat ini biasanya digunakan untuk memberitahukan informasi penting kepada karyawan atau rekan kerja di dalam perusahaan. Namun, tahukah Anda bahwa surat pemberitahuan perkantoran juga memiliki fungsi dan tujuan yang sangat penting? Simak ulasan lengkapnya di bawah ini.

Pengertian Surat Pemberitahuan Perkantoran

Surat pemberitahuan perkantoran adalah surat resmi yang digunakan untuk memberikan informasi penting kepada karyawan atau rekan kerja di dalam suatu perusahaan. Surat ini biasanya berisi pengumuman, perubahan kebijakan, undangan rapat, atau informasi lain yang berkaitan dengan kegiatan perkantoran.

Fungsi dan Tujuan Surat Pemberitahuan Perkantoran

Surat pemberitahuan perkantoran memiliki fungsi dan tujuan yang sangat penting, yaitu:

  1. Memberikan informasi yang tepat
    Salah satu fungsi utama surat pemberitahuan perkantoran adalah memberikan informasi yang tepat kepada karyawan atau rekan kerja di dalam perusahaan. Dengan begitu, semua pihak bisa mendapatkan informasi yang sama dan tidak terjadi salah persepsi atau kesalahpahaman.
  2. Memastikan efektivitas komunikasi
    Surat pemberitahuan perkantoran juga bertujuan untuk memastikan efektivitas komunikasi antara pimpinan perusahaan dan karyawan atau rekan kerja. Dalam surat ini, pimpinan perusahaan bisa memberikan instruksi atau arahan dengan jelas dan terstruktur, sehingga karyawan bisa memahami dengan baik apa yang diharapkan dari mereka.
  3. Menjaga profesionalitas perusahaan
    Dalam lingkungan perkantoran, menjaga profesionalitas sangatlah penting. Surat pemberitahuan perkantoran yang disampaikan dengan baik dan tepat waktu bisa membantu menjaga citra profesional perusahaan di mata karyawan dan rekan kerja.
  4. Memperkuat budaya perusahaan
    Surat pemberitahuan perkantoran juga bisa digunakan untuk memperkuat budaya perusahaan. Dalam surat ini, pimpinan perusahaan bisa menyampaikan nilai-nilai dan prinsip-prinsip yang dijunjung tinggi oleh perusahaan, sehingga karyawan bisa memahami dan mengamalkannya dalam kesehariannya.

Format Surat Pemberitahuan Perkantoran

Format surat pemberitahuan perkantoran sebenarnya tidak terlalu berbeda dengan format surat bisnis pada umumnya. Berikut ini adalah beberapa elemen yang perlu ada dalam surat pemberitahuan perkantoran:

  • Heading
    Bagian ini berisi nama dan alamat perusahaan, tanggal, serta nomor surat.
  • Salutation
    Bagian ini berisi ucapan pembuka seperti “Kepada Yth.” atau “Dear”.
  • Isi Surat
    Bagian ini berisi informasi penting yang ingin disampaikan.
  • Penutup
    Bagian ini berisi ucapan penutup seperti “Hormat saya” atau “Terima Kasih”.
  • Tanda Tangan
    Bagian ini berisi tanda tangan dan nama pimpinan perusahaan atau pihak yang bertanggung jawab dalam mengeluarkan surat pemberitahuan perkantoran.

Contoh Surat Pemberitahuan Perkantoran

Berikut ini adalah contoh surat pemberitahuan perkantoran yang bisa Anda jadikan referensi:

Contoh 1: Pengumuman Kenaikan Gaji

Perusahaan XYZ
Jalan Raya No. 123
Jakarta, 12345
Telp. (021) 1234567
Fax. (021) 1234568

Kepada Yth.,
Seluruh Karyawan Perusahaan XYZ

Dengan ini kami sampaikan bahwa perusahaan XYZ telah memutuskan untuk memberikan kenaikan gaji kepada seluruh karyawan. Kenaikan gaji ini berlaku mulai tanggal 1 Januari 2022 dan akan terus berlaku hingga batas waktu yang belum ditentukan.

Kenaikan gaji ini diberikan sebagai bentuk apresiasi kami atas kerja keras dan dedikasi yang telah ditunjukkan oleh seluruh karyawan Perusahaan XYZ. Kami berharap dengan diberikannya kenaikan gaji ini, karyawan kami semakin termotivasi untuk bekerja dengan lebih baik lagi.

Demikian pengumuman ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatiannya.

Hormat kami,
Pimpinan Perusahaan XYZ

Contoh 2: Undangan Rapat

Perusahaan ABC
Jalan Sudirman No. 321
Jakarta, 54321
Telp. (021) 7654321
Fax. (021) 7654322

Kepada Yth.,
Seluruh Karyawan Perusahaan ABC

Dalam rangka meningkatkan kinerja perusahaan ABC, kami akan mengadakan rapat pada:

Hari/Tanggal : Selasa, 15 Februari 2022
Waktu : 09.00 - 12.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat Utama

Agenda rapat akan membahas tentang strategi pemasaran produk baru yang akan diluncurkan oleh perusahaan. Oleh karena itu, kami sangat mengharapkan kehadiran seluruh karyawan Perusahaan ABC pada rapat tersebut.

Demikian undangan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatiannya.

Hormat kami,
Pimpinan Perusahaan ABC

FAQs

Beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan seputar surat pemberitahuan perkantoran antara lain:

  • Apa bedanya surat pemberitahuan dengan memo?
    Memo biasanya digunakan untuk memberikan informasi yang lebih singkat dan sederhana, sedangkan surat pemberitahuan digunakan untuk memberikan informasi yang lebih detail dan penting.
  • Apakah surat pemberitahuan selalu berupa surat resmi?
    Ya, surat pemberitahuan perkantoran selalu berupa surat resmi yang memiliki format dan aturan tertentu yang harus diikuti.
  • Apakah surat pemberitahuan bisa dikirim melalui email?
    Ya, surat pemberitahuan bisa dikirim melalui email asalkan menggunakan bahasa yang sopan dan format yang jelas.
  • Siapa yang sebaiknya menandatangani surat pemberitahuan?
    Surat pemberitahuan sebaiknya ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau pihak yang bertanggung jawab dalam mengeluarkan surat tersebut.

Kesimpulan

Surat pemberitahuan perkantoran memiliki fungsi dan tujuan yang sangat penting dalam lingkungan perkantoran. Surat ini tidak hanya digunakan untuk memberikan informasi yang tepat kepada karyawan atau rekan kerja, tetapi juga bisa memperkuat budaya perusahaan dan menjaga profesionalitas perusahaan di mata karyawan dan rekan kerja. Dalam mengeluarkan surat pemberitahuan, pastikan menggunakan format yang tepat dan bahasa yang sopan agar pesan yang ingin disampaikan bisa diterima dengan baik oleh seluruh pihak yang terlibat.