Surat pemberitahuan perlombaan adalah salah satu jenis surat yang sering digunakan dalam rangka menginformasikan adanya suatu lomba atau kompetisi tertentu kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Surat ini umumnya dikirimkan oleh panitia penyelenggara lomba kepada peserta atau calon peserta, sponsor, dan pihak-pihak terkait lainnya. Dalam artikel ini, kita akan mengenal lebih dekat tentang pengertian, fungsi, tujuan, format, dan contoh surat pemberitahuan perlombaan.

Pengertian Surat Pemberitahuan Perlombaan

Secara sederhana, surat pemberitahuan perlombaan dapat diartikan sebagai surat yang berisi informasi tentang adanya suatu lomba atau kompetisi tertentu yang akan diselenggarakan. Surat ini biasanya berisi informasi tentang tanggal, waktu, dan tempat pelaksanaan lomba, kategori atau jenis lomba yang akan diadakan, serta persyaratan dan ketentuan yang harus dipenuhi oleh peserta atau calon peserta.

Fungsi dan Tujuan Surat Pemberitahuan Perlombaan

Ada beberapa fungsi dan tujuan yang harus dipenuhi oleh surat pemberitahuan perlombaan, antara lain:

  • Sebagai media untuk memberikan informasi tentang adanya suatu lomba atau kompetisi tertentu kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
  • Sebagai sarana untuk mempromosikan lomba atau kompetisi tersebut agar lebih dikenal oleh masyarakat luas.
  • Sebagai alat untuk meminta dukungan atau sponsor dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam penyelenggaraan lomba atau kompetisi.
  • Sebagai media untuk memberikan informasi tentang persyaratan dan ketentuan yang harus dipenuhi oleh peserta atau calon peserta.
  • Sebagai sarana untuk memastikan bahwa semua peserta atau calon peserta telah memahami persyaratan dan ketentuan yang berlaku.

Format Surat Pemberitahuan Perlombaan

Untuk membuat surat pemberitahuan perlombaan yang efektif dan efisien, ada beberapa format yang harus diperhatikan, antara lain:

  1. Header
    Pada bagian header, sertakan informasi mengenai identitas penyelenggara lomba, seperti nama panitia, alamat, nomor telepon, dan email yang dapat dihubungi.
  2. Tanggal dan nomor surat
    Sertakan tanggal dan nomor surat pada bagian atas surat.
  3. Alamat tujuan
    Sertakan alamat tujuan surat, seperti nama peserta atau calon peserta, sponsor, atau pihak terkait lainnya.
  4. Salutation
    Sertakan salutation atau ucapan pembuka pada awal surat, seperti “Kepada Yth.”
  5. Isi surat
    Pada isi surat, sertakan informasi tentang adanya lomba atau kompetisi, tanggal, waktu, dan tempat pelaksanaan lomba, kategori atau jenis lomba yang akan diadakan, serta persyaratan dan ketentuan yang harus dipenuhi oleh peserta atau calon peserta.
  6. Penutup
    Sertakan penutup atau ucapan terima kasih pada akhir surat, seperti “Terima kasih atas perhatiannya.”
  7. Tanda tangan
    Sertakan tanda tangan dan nama panitia penyelenggara lomba pada akhir surat.

Contoh Surat Pemberitahuan Perlombaan

Berikut adalah contoh surat pemberitahuan perlombaan yang dapat dijadikan acuan dalam membuat surat serupa:

Contoh Surat Pemberitahuan Lomba Menulis

Surabaya, 15 April 2022
Nomor: 001/PLM/IV/2022

Kepada Yth.
Siswa/i SMA/SMK/MA se-Surabaya
di tempat

Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Dalam rangka memperingati Hari Kartini, Panitia Lomba Menulis SMA/SMK/MA se-Surabaya akan menyelenggarakan lomba menulis dengan tema “Peran Wanita dalam Pembangunan Bangsa”. Lomba ini terbuka untuk siswa/i SMA/SMK/MA se-Surabaya.

Adapun informasi mengenai lomba menulis ini adalah sebagai berikut:

  • Tanggal pelaksanaan: 1-30 Mei 2022
  • Waktu pengumpulan naskah: 1-20 Mei 2022
  • Tempat pengumpulan naskah: Kantor Panitia Lomba Menulis, Jl. Ahmad Yani No. 123 Surabaya
  • Kategori lomba: Esai
  • Persyaratan peserta:
    • Siswa/i SMA/SMK/MA se-Surabaya
    • Satu sekolah boleh mengirimkan maksimal 3 naskah
    • Panjang naskah maksimal 1000 kata
    • Naskah harus asli dan belum pernah dipublikasikan
    • Naskah harus dalam bahasa Indonesia yang baik dan benar
  • Pengumuman pemenang: 1 Juni 2022
  • Hadiah:
    • Juara 1: Rp 2.000.000 + sertifikat
    • Juara 2: Rp 1.500.000 + sertifikat
    • Juara 3: Rp 1.000.000 + sertifikat

Bagi sekolah yang ingin mengirimkan naskah, silakan menghubungi panitia lomba melalui nomor telepon 081234567890 atau email [email protected]. Pengiriman naskah dapat dilakukan melalui email atau langsung ke kantor panitia lomba.

Demikian informasi mengenai lomba menulis ini. Terima kasih atas perhatiannya.

Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Panitia Lomba Menulis SMA/SMK/MA se-Surabaya

Contoh Surat Pemberitahuan Lomba Fotografi

Jakarta, 1 Juni 2022
Nomor: 001/LF/VI/2022

Kepada Yth.
Pecinta Fotografi se-Indonesia
di tempat

Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Dalam rangka memperingati Hari Ulang Tahun Kemerdekaan Indonesia ke-77, Panitia Lomba Fotografi Indonesia akan menyelenggarakan lomba fotografi dengan tema “Indonesia di Mataku”. Lomba ini terbuka untuk seluruh pecinta fotografi di Indonesia.

Adapun informasi mengenai lomba fotografi ini adalah sebagai berikut:

  • Tanggal pelaksanaan: 1 Juli-31 Agustus 2022
  • Waktu pengumpulan foto: 1 Juli-31 Agustus 2022
  • Kategori lomba:
    • Alam
    • Budaya
    • Sejarah
    • Urban
  • Persyaratan peserta:
    • Peserta harus berusia minimal