Surat pemberitahuan rasmi adalah salah satu jenis surat resmi yang biasanya digunakan untuk memberitahukan suatu keputusan atau informasi penting secara tertulis kepada pihak-pihak terkait. Surat ini sering digunakan oleh perusahaan, instansi pemerintah, atau lembaga lainnya untuk memberitahukan keputusan atau perubahan terkait kebijakan atau aturan yang berlaku.
Fungsi dan Tujuan Surat Pemberitahuan Rasmi
Surat pemberitahuan rasmi memiliki beberapa fungsi dan tujuan, di antaranya:
- Memberikan informasi penting secara tertulis
- Memastikan pihak-pihak terkait mendapatkan informasi yang sama
- Menjelaskan keputusan atau perubahan terkait kebijakan atau aturan yang berlaku
- Sebagai bukti tertulis yang dapat dijadikan referensi di masa depan
Format Surat Pemberitahuan Rasmi
Agar surat pemberitahuan rasmi dapat dipahami dengan baik oleh pihak-pihak terkait, maka surat ini harus memenuhi beberapa format standar, di antaranya:
- Header surat, yang berisi alamat pengirim dan penerima
- Salutasi, yaitu ucapan salam pembuka
- Isi surat, yang berisi informasi penting atau keputusan yang ingin disampaikan
- Tanggal surat, yang menandakan tanggal surat tersebut dibuat
- Penutup, yang berisi ucapan terima kasih atau salam penutup
- Nama dan tanda tangan pengirim
Contoh Surat Pemberitahuan Rasmi
Berikut adalah contoh surat pemberitahuan rasmi yang dapat digunakan sebagai referensi:
Contoh Surat Pemberitahuan Rasmi 1
PT ABC
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Karyawan PT ABC
Dengan ini kami ingin memberitahukan bahwa mulai tanggal 1 Januari 2022, jam kerja karyawan PT ABC akan bergeser menjadi pukul 08.00 - 16.00 WIB. Perubahan ini kami lakukan untuk meningkatkan efisiensi kerja dan memperbaiki kualitas layanan kepada pelanggan.
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT ABC
Contoh Surat Pemberitahuan Rasmi 2
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Warga Negara Indonesia
Dalam rangka memperingati Hari Kemerdekaan Republik Indonesia ke-76, pemerintah akan mengadakan berbagai kegiatan dan acara. Salah satu kegiatan yang akan diadakan adalah upacara bendera pada tanggal 17 Agustus 2021 pukul 08.00 WIB di lapangan Merdeka.
Kami mengundang seluruh warga negara Indonesia untuk hadir dan berpartisipasi dalam kegiatan tersebut. Kami berharap kegiatan ini dapat mempererat persatuan dan kesatuan bangsa serta memupuk semangat kebangsaan.
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan partisipasinya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Pemerintah Republik Indonesia
FAQs
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan terkait surat pemberitahuan rasmi:
1. Apa bedanya surat pemberitahuan rasmi dengan surat bisnis lainnya?
Surat pemberitahuan rasmi memiliki tujuan khusus untuk memberitahukan informasi penting atau keputusan terkait kebijakan atau aturan yang berlaku. Sedangkan surat bisnis lainnya dapat memiliki tujuan yang lebih beragam, seperti mempromosikan produk atau jasa.
2. Apakah surat pemberitahuan rasmi harus menggunakan bahasa formal?
Iya, surat pemberitahuan rasmi harus menggunakan bahasa formal dan memenuhi format standar untuk memastikan informasi yang disampaikan jelas dan mudah dipahami.
3. Apakah surat pemberitahuan rasmi harus dicetak dan dikirim melalui pos atau email?
Tergantung pada kebijakan perusahaan atau instansi, surat pemberitahuan rasmi dapat dicetak dan dikirim melalui pos atau email. Namun, untuk memastikan surat sampai ke tangan pihak terkait, sebaiknya surat juga diunggah di platform internal yang dapat diakses oleh seluruh karyawan atau anggota lembaga.
4. Apa yang harus dilakukan jika penerima surat pemberitahuan rasmi tidak setuju dengan keputusan atau informasi yang disampaikan?
Jika penerima surat pemberitahuan rasmi tidak setuju dengan keputusan atau informasi yang disampaikan, maka pihak tersebut dapat mengajukan keberatan atau melakukan diskusi dengan pihak pengirim untuk mencari solusi yang terbaik.
Kesimpulan
Surat pemberitahuan rasmi merupakan jenis surat resmi yang memiliki fungsi dan tujuan untuk memberitahukan informasi penting atau keputusan terkait kebijakan atau aturan yang berlaku. Surat ini harus memenuhi format standar agar dapat dipahami dengan baik oleh pihak-pihak terkait. Dalam penggunaannya, sebaiknya surat juga diunggah di platform internal yang dapat diakses oleh seluruh karyawan atau anggota lembaga untuk memastikan informasi tersampaikan dengan baik.