Surat pemberitahuan atau biasa disebut surat pengumuman adalah salah satu jenis surat yang sering digunakan dalam berbagai keperluan, baik dalam lingkup pribadi maupun bisnis. Surat ini digunakan untuk memberikan informasi atau pemberitahuan penting kepada seseorang atau kelompok secara resmi. Dalam artikel ini, kita akan membahas pengertian, fungsi, tujuan, format, contoh, dan FAQs seputar surat pemberitahuan.
Pengertian Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah surat yang digunakan untuk memberikan informasi atau pemberitahuan penting kepada seseorang atau kelompok secara resmi. Surat ini biasanya digunakan dalam lingkup bisnis, organisasi, atau pemerintahan untuk memberikan pengumuman terkait kegiatan, perubahan kebijakan, dan lain sebagainya.
Fungsi Surat Pemberitahuan
Fungsi utama surat pemberitahuan adalah sebagai media untuk memberikan informasi atau pemberitahuan penting secara resmi. Dalam lingkup bisnis atau organisasi, surat pemberitahuan dapat digunakan untuk:
- Memberikan pengumuman terkait kegiatan atau acara yang akan dilaksanakan
- Memberikan informasi terkait perubahan kebijakan atau aturan dalam perusahaan atau organisasi
- Memberikan pemberitahuan terkait perubahan jadwal atau agenda rapat
- Memberikan pemberitahuan terkait pengiriman barang atau dokumen
- Memberikan pemberitahuan terkait promosi atau penawaran khusus
Tujuan Surat Pemberitahuan
Tujuan utama dari surat pemberitahuan adalah untuk memberikan informasi atau pemberitahuan penting secara resmi. Dalam lingkup bisnis atau organisasi, surat pemberitahuan memiliki tujuan untuk:
- Memastikan semua pihak terkait mendapatkan informasi atau pemberitahuan yang sama
- Menjaga komunikasi yang efektif antara perusahaan atau organisasi dengan karyawan atau anggota
- Menjaga transparansi dan akuntabilitas dalam kegiatan perusahaan atau organisasi
- Menjaga profesionalitas dan etika dalam berkomunikasi
Format Surat Pemberitahuan
Berikut adalah format umum dari surat pemberitahuan:
- Header: terdiri dari nama perusahaan atau organisasi, alamat, nomor telepon, dan email
- Tanggal penulisan surat
- Alamat penerima surat
- Salutation: pembukaan surat yang berisi kata sapaan, seperti “Kepada Yth.”
- Isi surat: berisi informasi atau pemberitahuan yang ingin disampaikan
- Penutup surat: berisi kata-kata penutup, seperti “Demikian pemberitahuan ini disampaikan, terima kasih.”
- Tanda tangan: tanda tangan dari pihak yang bertanggung jawab atas surat
- Nama dan jabatan: nama dan jabatan dari pihak yang bertanggung jawab atas surat
Contoh Surat Pemberitahuan
Berikut adalah contoh surat pemberitahuan yang dapat digunakan dalam berbagai keperluan:
Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan
Surabaya, 14 Agustus 2021
Kepada Yth. Seluruh Karyawan
Dalam rangka memperingati hari kemerdekaan Republik Indonesia yang ke-76, perusahaan akan mengadakan kegiatan lomba makan kerupuk pada tanggal 17 Agustus 2021 di lapangan utama perusahaan. Kegiatan ini terbuka untuk seluruh karyawan perusahaan dan akan diadakan setelah acara upacara bendera.
Adapun detail acara sebagai berikut:
- Waktu: 09.00 - 11.00 WIB
- Tempat: Lapangan Utama Perusahaan
- Jenis Lomba: Makan Kerupuk
- Peserta: Seluruh Karyawan Perusahaan
Bagi karyawan yang ingin mengikuti kegiatan ini, diharapkan untuk mendaftar ke panitia pelaksana paling lambat tanggal 16 Agustus 2021. Terima kasih atas perhatiannya.
Demikian pemberitahuan ini disampaikan, terima kasih.
Hormat kami,
PT ABCD
Tanda tangan
Jane Doe
Manager HRD
Contoh Surat Pemberitahuan Perubahan Jadwal Rapat
Surabaya, 22 September 2021
Kepada Yth. Seluruh Karyawan
Dengan hormat,
Kami ingin memberitahukan bahwa jadwal rapat yang sebelumnya dijadwalkan pada tanggal 25 September 2021 pukul 13.00 WIB akan diundur menjadi tanggal 27 September 2021 pukul 14.00 WIB di ruang rapat utama perusahaan.
Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin terjadi dan kami berharap semua pihak dapat menghadiri rapat pada tanggal dan waktu yang sudah diubah ini.
Terima kasih atas perhatiannya.
Demikian pemberitahuan ini disampaikan, terima kasih.
Hormat kami,
PT ABCD
Tanda tangan
John Doe
Manager Keuangan
FAQs
1. Apa bedanya surat pemberitahuan dengan surat undangan?
Surat pemberitahuan digunakan untuk memberikan informasi atau pemberitahuan penting secara resmi, sedangkan surat undangan digunakan untuk mengundang seseorang atau kelompok untuk menghadiri suatu acara atau kegiatan.
2. Apa saja informasi yang perlu disertakan dalam surat pemberitahuan?
Dalam surat pemberitahuan, perlu disertakan informasi yang jelas dan lengkap terkait pemberitahuan yang ingin disampaikan, seperti waktu, tempat, dan detail kegiatan atau perubahan kebijakan.
3. Apakah surat pemberitahuan harus menggunakan bahasa formal?
Iya, surat pemberitahuan harus menggunakan bahasa formal karena bersifat resmi dan digunakan dalam lingkup bisnis atau organisasi.
4. Apakah surat pemberitahuan harus ditandatangani?
Iya, surat pemberitahuan harus ditandatangani oleh pihak yang bertanggung jawab atas surat untuk menunjukkan keabsahan dan kepercayaan dalam pemberitahuan yang disampaikan.
5. Apakah surat pemberitahuan dapat dikirim melalui email?
Iya, surat pemberitahuan dapat dikirim melalui email untuk memudahkan komunikasi dan pengiriman informasi secara cepat dan efektif.
Kesimpulan
Surat pemberitahuan adalah surat yang digunakan untuk memberikan informasi atau pemberitahuan penting secara resmi. Surat ini memiliki fungsi untuk memberikan informasi yang jelas dan lengkap, menjaga komunikasi yang efektif, transparansi dan akuntabilitas dalam kegiatan perusahaan, serta menjaga profesionalitas dan etika dalam berkomunikasi. Dalam