Surat pemesanan barang adalah dokumen bisnis yang digunakan untuk memesan barang dari pihak pemasok atau vendor. Dokumen ini sangat penting dalam proses pengadaan barang karena dapat memastikan ketersediaan barang yang dipesan dan menghindari kesalahan pengiriman. Dalam artikel ini, kita akan membahas pengertian, fungsi, tujuan, format, contoh, dan pertanyaan umum seputar surat pemesanan barang.
Pengertian Surat Pemesanan Barang
Surat pemesanan barang adalah dokumen bisnis yang berisi permintaan pesanan barang dari pihak pembeli kepada pihak penjual atau pemasok. Dokumen ini berisi informasi tentang jenis barang yang dipesan, jumlah barang yang dipesan, harga, tanggal pengiriman, dan syarat dan ketentuan lainnya yang berkaitan dengan proses pengiriman barang.
Fungsi dan Tujuan Surat Pemesanan Barang
Surat pemesanan barang memiliki beberapa fungsi dan tujuan, di antaranya:
- Memastikan ketersediaan barang yang dipesan
- Menghindari kesalahan pengiriman barang
- Menjaga hubungan bisnis yang baik antara pembeli dan pemasok
- Menjaga keamanan dan kualitas barang yang dipesan
Format Surat Pemesanan Barang
Format surat pemesanan barang terdiri dari beberapa bagian, di antaranya:
- Header: berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email pembeli dan pemasok.
- Tanggal: berisi tanggal pembuatan surat pemesanan barang.
- Perihal: berisi judul surat pemesanan barang.
- Isi surat: berisi informasi tentang jenis barang yang dipesan, jumlah barang yang dipesan, harga, tanggal pengiriman, dan syarat dan ketentuan lainnya yang berkaitan dengan proses pengiriman barang.
- Tanda tangan: berisi tanda tangan pembeli dan pemasok sebagai tanda persetujuan atas isi surat pemesanan barang.
Contoh Surat Pemesanan Barang
Berikut ini adalah contoh surat pemesanan barang:
Contoh Surat Pemesanan Barang 1
Header:
Nama Perusahaan: ABC Alamat: Jl. Sudirman No. 123, Jakarta Nomor Telepon: 021-123456 Email: [email protected] Kepada Yth, PT. XYZ Jl. Thamrin No. 456, Jakarta
Tanggal: 1 Januari 2022
Perihal: Pesanan Barang
Isi surat:
Dengan ini kami memesan barang sebagai berikut: Nama Barang: Laptop ASUS ROG Jumlah Barang: 10 unit Harga: Rp 15.000.000 per unit Tanggal Pengiriman: 15 Januari 2022 Syarat dan Ketentuan: Barang harus dalam kondisi baru dan bergaransi Kami berharap dapat segera menerima konfirmasi dari pihak PT. XYZ mengenai pesanan barang ini. Terima kasih. Hormat kami, ABC
Tanda tangan:
(………………………………………) ABC (………………………………………) PT. XYZ
Contoh Surat Pemesanan Barang 2
Header:
Nama Perusahaan: DEF Alamat: Jl. Gatot Subroto No. 789, Jakarta Nomor Telepon: 021-789012 Email: [email protected] Kepada Yth, CV. LMN Jl. Diponegoro No. 101, Surabaya
Tanggal: 1 Januari 2022
Perihal: Pesanan Barang
Isi surat:
Dengan ini kami memesan barang sebagai berikut: Nama Barang: Tinta Printer HP Jumlah Barang: 50 botol Harga: Rp 50.000 per botol Tanggal Pengiriman: 15 Januari 2022 Syarat dan Ketentuan: Barang harus dalam kondisi baru dan berkualitas Kami berharap dapat segera menerima konfirmasi dari pihak CV. LMN mengenai pesanan barang ini. Terima kasih. Hormat kami, DEF
Tanda tangan:
(………………………………………) DEF (………………………………………) CV. LMN
FAQs
1. Apa yang dimaksud dengan surat pemesanan barang?
Surat pemesanan barang adalah dokumen bisnis yang berisi permintaan pesanan barang dari pihak pembeli kepada pihak penjual atau pemasok.
2. Apa fungsi dan tujuan dari surat pemesanan barang?
Fungsi dan tujuan dari surat pemesanan barang antara lain untuk memastikan ketersediaan barang yang dipesan, menghindari kesalahan pengiriman barang, menjaga hubungan bisnis yang baik antara pembeli dan pemasok, dan menjaga keamanan dan kualitas barang yang dipesan.
3. Bagaimana format surat pemesanan barang?
Format surat pemesanan barang terdiri dari beberapa bagian, di antaranya header, tanggal, perihal, isi surat, dan tanda tangan.
4. Apa saja bagian yang harus ada dalam isi surat pemesanan barang?
Isi surat pemesanan barang harus memuat informasi tentang jenis barang yang dipesan, jumlah barang yang dipesan, harga, tanggal pengiriman, dan syarat dan ketentuan lainnya yang berkaitan dengan proses pengiriman barang.
Kesimpulan
Surat pemesanan barang sangat penting dalam proses pengadaan barang karena dapat memastikan ketersediaan barang yang dipesan dan menghindari kesalahan pengiriman. Dalam surat pemesanan barang, terdapat beberapa bagian seperti header, tanggal, perihal, isi surat, dan tanda tangan. Surat pemesanan barang juga memiliki fungsi dan tujuan yang berbeda-beda, tergantung dari kebutuhan bisnis. Dengan mengikuti format yang benar dan memperhatikan isinya, surat pemesanan barang dapat membantu memudahkan proses pengadaan barang dan menjaga hubungan bisnis yang baik antara pembeli dan pemasok.