Surat penangguhan lapor diri adalah surat yang berisi permohonan penundaan pelaporan diri oleh seseorang kepada instansi yang berwenang. Biasanya surat ini dibuat oleh seseorang yang harus melapor diri, namun karena beberapa alasan tertentu, ia tidak dapat melakukannya pada waktu yang ditentukan. Surat penangguhan lapor diri juga dapat diterapkan pada beberapa kegiatan atau keperluan di instansi pemerintah yang memerlukan pelaporan secara berkala.

Fungsi dan Tujuan Surat Penangguhan Lapor Diri

Surat penangguhan lapor diri memiliki beberapa fungsi dan tujuan, antara lain:

1. Memberikan Penjelasan dan Alasan

Surat ini digunakan untuk memberikan penjelasan dan alasan kepada pihak yang berwenang mengenai penundaan pelaporan diri. Hal ini menjadi penting bagi pihak instansi untuk mengetahui alasan penundaan tersebut dan menentukan kebijakan yang tepat.

2. Meminta Penangguhan Pelaporan

Surat ini juga berfungsi untuk meminta penangguhan pelaporan diri. Sehingga, seseorang tidak perlu khawatir tentang konsekuensi yang akan diterimanya karena terlambat melakukan pelaporan.

3. Menjaga Kepentingan Bersama

Dengan adanya surat penangguhan lapor diri, maka pihak instansi dapat mempertimbangkan kepentingan bersama antara individu dan instansi. Sehingga, kebijakan yang diambil dapat memenuhi kepentingan bersama.

Format Surat Penangguhan Lapor Diri

Surat penangguhan lapor diri memiliki format yang harus diikuti. Berikut ini adalah format surat penangguhan lapor diri:

1. Kepada

Isi dengan nama instansi atau pihak yang dituju.

2. Alamat

Isi dengan alamat instansi atau pihak yang dituju.

3. Nomor Surat

Isi dengan nomor surat yang dibuat.

4. Lampiran

Isi dengan jumlah lampiran yang disertakan.

5. Perihal

Isi dengan perihal surat penangguhan lapor diri.

6. Pembukaan

Isi dengan ucapan salam pembuka, contohnya: Kepada Yth, Bapak/Ibu/Pimpinan.

7. Pengantar

Isi dengan penjelasan mengenai surat penangguhan lapor diri.

8. Isi Surat

Isi dengan alasan penangguhan, periode penangguhan, dan permohonan penangguhan.

9. Penutup

Isi dengan ucapan salam penutup, contohnya: Hormat Saya, Nama Lengkap.

10. Tanda Tangan

Isi dengan tanda tangan di atas nama yang membuat surat.

Contoh Surat Penangguhan Lapor Diri

Berikut ini adalah contoh surat penangguhan lapor diri yang bisa Anda gunakan sebagai referensi.

Contoh 1:

Kepada Yth,

Bapak/Ibu/Pimpinan

PT. ABCD

Jalan Raya No. 123

Jakarta 12345

Nomor Surat: 001/SPD/IX/2021

Lampiran: 1 berkas

Perihal: Penangguhan Lapor Diri

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini,

Nama: John Doe

No. KTP: 1234567890123456

Alamat: Jalan Raya No. 789, Jakarta 12345

Dalam hal ini, mengajukan permohonan penangguhan lapor diri pada PT. ABCD pada periode September-Oktober 2021.

Alasan penangguhan lapor diri ini adalah karena saya akan menjalani operasi pada bagian kaki dan masih dalam tahap pemulihan pada periode tersebut. Oleh karena itu, saya mohon agar pelaporan diri saya pada periode tersebut dapat ditunda sampai dengan November 2021.

Demikian permohonan penangguhan lapor diri ini saya buat, atas perhatian dan kerjasamanya saya ucapkan terima kasih.

Hormat Saya,

John Doe

Contoh 2:

Kepada Yth,

Bapak/Ibu/Pimpinan

Kantor Imigrasi Jakarta Selatan

Jalan Gatot Subroto Kav. 24

Jakarta Selatan 12930

Nomor Surat: 002/SPD/IX/2021

Lampiran: 1 berkas

Perihal: Penangguhan Pelaporan Paspor

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini,

Nama: Jane Doe

No. Paspor: A1234567

Alamat: Jalan Raya No. 789, Jakarta 12345

Dalam hal ini, mengajukan permohonan penangguhan pelaporan paspor pada Kantor Imigrasi Jakarta Selatan pada periode September-Oktober 2021.

Alasan penangguhan pelaporan paspor ini adalah karena saya akan bepergian ke luar negeri pada akhir Oktober 2021. Oleh karena itu, saya mohon agar pelaporan paspor saya pada periode tersebut dapat ditunda sampai dengan November 2021.

Demikian permohonan penangguhan pelaporan paspor ini saya buat, atas perhatian dan kerjasamanya saya ucapkan terima kasih.

Hormat Saya,

Jane Doe

FAQs

1. Apakah surat penangguhan lapor diri harus diketahui oleh atasan?

Jawab: Ya, surat penangguhan lapor diri harus diketahui oleh atasan atau pihak yang berwenang di instansi terkait.

2. Apakah surat penangguhan lapor diri dapat dipakai untuk keperluan yang lain selain lapor diri?

Jawab: Ya, surat penangguhan lapor diri dapat dipakai untuk keperluan lain seperti penangguhan pelaporan paspor atau kegiatan lain yang memerlukan pelaporan secara berkala.

3. Apa saja informasi yang harus disertakan dalam surat penangguhan lapor diri?

Jawab: Surat penangguhan lapor diri harus mencantumkan alasan penangguhan, periode penangguhan, dan permohonan penangguhan.

Kesimpulan

Surat penangguhan lapor diri adalah surat yang berisi permohonan penundaan pelaporan diri atau kegiatan di instansi pemerintah yang memerlukan pelaporan secara berkala. Surat ini memiliki fungsi dan tujuan untuk memberikan penjelasan dan alasan, meminta penangguhan pelaporan, dan menjaga kepentingan bersama. Format surat penangguhan lapor diri terdiri dari kepada, alamat, nomor surat, lampiran, perihal, pembukaan, pengantar, isi surat,