Surat penawaran atau quotation adalah dokumen resmi yang digunakan oleh perusahaan untuk memberikan informasi tentang harga dan spesifikasi produk atau jasa yang ditawarkan kepada calon pelanggan. Dalam bisnis internasional, surat penawaran dalam bahasa Inggris menjadi sangat penting karena bahasa Inggris adalah bahasa internasional yang digunakan dalam bisnis global. Dalam artikel ini, kita akan membahas pengertian, fungsi, tujuan, format, contoh, dan FAQ tentang surat penawaran dalam bahasa Inggris.
Pengertian Surat Penawaran dalam Bahasa Inggris
Surat penawaran dalam bahasa Inggris atau quotation adalah dokumen resmi yang digunakan oleh perusahaan untuk memberikan informasi tentang harga dan spesifikasi produk atau jasa yang ditawarkan kepada calon pelanggan dalam bahasa Inggris. Surat penawaran ini berfungsi sebagai tawaran kepada calon pelanggan dan memuat informasi tentang harga, jumlah, spesifikasi produk atau jasa, syarat dan ketentuan, serta waktu pengiriman barang atau pelaksanaan jasa.
Fungsi dan Tujuan Surat Penawaran dalam Bahasa Inggris
Surat penawaran dalam bahasa Inggris memiliki beberapa fungsi dan tujuan, di antaranya adalah:
- Sebagai alat komunikasi resmi antara perusahaan dengan calon pelanggan.
- Memberikan informasi tentang harga, spesifikasi, dan syarat dan ketentuan produk atau jasa yang ditawarkan.
- Menjalin hubungan bisnis dengan calon pelanggan.
- Menawarkan produk atau jasa dengan harga yang kompetitif.
- Mengikat calon pelanggan untuk melakukan pembelian atau penggunaan jasa dari perusahaan.
Format Surat Penawaran dalam Bahasa Inggris
Format surat penawaran dalam bahasa Inggris terdiri dari beberapa elemen, yaitu:
- Header, berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email perusahaan.
- Tanggal, berisi tanggal dibuatnya surat penawaran.
- Alamat tujuan, berisi nama dan alamat calon pelanggan.
- Subject, berisi judul surat penawaran.
- Salutation, berisi pembukaan surat yang ditujukan kepada calon pelanggan.
- Isi surat, berisi informasi tentang produk atau jasa yang ditawarkan, harga, spesifikasi, dan syarat dan ketentuan.
- Penutup, berisi penawaran untuk melakukan pembelian atau penggunaan jasa dan ucapan terima kasih.
- Tanda tangan, berisi nama dan jabatan pengirim surat penawaran.
Contoh Surat Penawaran dalam Bahasa Inggris
Berikut adalah contoh surat penawaran dalam bahasa Inggris:
Contoh 1
PT XYZ
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta
Tel. 021-123456789
Email: [email protected]
12 January 2022
Ms. Sarah
ABC Company
Jl. Thamrin No. 456
Jakarta
Subject: Quotation for Office Furniture
Dear Ms. Sarah,
Thank you for your inquiry about our office furniture. We are pleased to provide you with the following quotation:
| Product | Quantity | Price |
|---|---|---|
| Office Chair | 50 pcs | $120/pcs |
| Office Desk | 25 pcs | $220/pcs |
| Filing Cabinet | 20 pcs | $180/pcs |
The above prices are valid for 30 days from the date of this quotation. We offer a 10% discount for orders of more than 100 pcs. The delivery time is 4 weeks from the date of order confirmation. The payment term is 50% down payment upon order confirmation and 50% upon delivery.
Please do not hesitate to contact us if you have any further questions or require any additional information. We look forward to doing business with you.
Best regards,
John Doe
Sales Manager
PT XYZ
Contoh 2
PT ABC
Jl. Asia Afrika No. 789
Bandung
Tel. 022-987654321
Email: [email protected]
15 January 2022
Mr. David
DEF Corporation
Jl. Gatot Subroto No. 123
Jakarta
Subject: Quotation for IT Services
Dear Mr. David,
Thank you for your interest in our IT services. We are pleased to provide you with the following quotation:
| Service | Price |
|---|---|
| Network Installation | $5000 |
| Server Maintenance | $3000/year |
| Software Development | $8000/project |
The above prices are valid for 60 days from the date of this quotation. The payment term is 50% down payment upon order confirmation and 50% upon project completion.
We guarantee the quality of our services and we are committed to providing the best solution for your IT needs. Please do not hesitate to contact us if you have any further questions or require any additional information. We look forward to doing business with you.
Best regards,
Jane Smith
IT Manager
PT ABC
FAQ tentang Surat Penawaran dalam Bahasa Inggris
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan tentang surat penawaran dalam bahasa Inggris:
1. Apa yang harus dimasukkan dalam surat penawaran dalam bahasa Inggris?
Surat penawaran dalam bahasa Inggris harus memuat informasi tentang harga, spesifikasi, dan syarat dan ketentuan produk atau jasa yang ditawarkan. Selain itu, surat penawaran juga harus memuat informasi tentang waktu pengiriman barang atau pelaksanaan jasa dan cara pembayaran.
2. Bagaimana cara menulis surat penawaran dalam bahasa Inggris yang baik dan benar?
Surat penawaran dalam bahasa Inggris harus ditulis dengan bahasa yang jelas dan mudah dipahami. Gunakan kalimat yang singkat dan padat serta hindari penggunaan kata-kata yang ambigu atau tidak jelas. Selain itu, pastikan format surat penawaran sesuai dengan standar yang berlaku.
3. Apa bedanya surat penawaran dengan invoice?
Surat penawaran adalah dokumen yang digunakan untuk memberikan informasi tentang harga dan spesifikasi produk atau jasa yang ditawarkan kepada calon pelanggan, sedangkan invoice adalah dokumen yang digunakan untuk meminta pembayaran dari pelanggan setelah produk atau jasa telah diberikan.
4. Apa tujuan dari surat penawaran dalam bisnis?
Tujuan dari surat penawaran dalam bisnis adalah untuk menjalin hubungan bisnis dengan calon pelanggan, menawarkan produk atau jasa dengan harga yang kompetitif, dan mengikat calon pelanggan untuk melakukan pembelian atau penggunaan jasa dari perusahaan.
5. Apa yang harus dilakukan jika calon pelanggan tidak merespon surat penawaran?
Jika calon pelanggan tidak merespon surat penawaran, perusahaan dapat mengirimkan surat