Bagi pebisnis hotel atau pengelola penginapan, surat penawaran hotel adalah salah satu dokumen penting yang harus dikuasai. Surat ini digunakan untuk mengajukan penawaran harga kepada calon tamu atau pelanggan potensial. Dalam artikel ini, kita akan membahas pengertian, fungsi, tujuan, format, dan contoh surat penawaran hotel.
Pengertian Surat Penawaran Hotel
Surat penawaran hotel adalah dokumen resmi yang berisi informasi tentang penawaran harga dan fasilitas yang ditawarkan oleh sebuah hotel kepada calon tamu atau pelanggan potensial. Surat ini biasanya dikirimkan kepada individu atau perusahaan yang membutuhkan layanan akomodasi.
Fungsi dan Tujuan Surat Penawaran Hotel
Surat penawaran hotel memiliki fungsi dan tujuan tertentu. Beberapa di antaranya adalah:
- Sebagai alat promosi untuk menawarkan layanan hotel kepada calon tamu atau pelanggan potensial.
- Sebagai sarana untuk membuka hubungan bisnis dengan calon tamu atau pelanggan potensial.
- Sebagai alat untuk menarik minat calon tamu atau pelanggan potensial dengan menawarkan harga dan fasilitas yang menarik.
- Sebagai bahan referensi bagi calon tamu atau pelanggan potensial dalam memilih hotel yang sesuai dengan kebutuhan mereka.
Format Surat Penawaran Hotel
Surat penawaran hotel memiliki format yang standar. Berikut ini adalah beberapa elemen penting yang harus ada dalam surat penawaran hotel:
- Header, mencantumkan nama hotel, alamat, nomor telepon, dan email.
- Tanggal penulisan surat.
- Alamat tujuan surat.
- Salutation, yaitu kalimat pembuka yang menyapa calon tamu atau pelanggan potensial.
- Introduksi, yaitu kalimat pembuka yang menjelaskan tentang tujuan surat dan mengapa hotel tersebut cocok untuk calon tamu atau pelanggan potensial.
- Penawaran harga dan fasilitas, yaitu daftar harga dan fasilitas yang ditawarkan oleh hotel.
- Call-to-action, yaitu ajakan untuk segera memesan kamar atau menghubungi hotel untuk informasi lebih lanjut.
- Penutup, yaitu kalimat penutup yang ramah dan sopan.
- Tanda tangan dan nama pengirim surat.
Contoh Surat Penawaran Hotel
Berikut ini adalah contoh surat penawaran hotel yang dapat dijadikan referensi:
Contoh Surat Penawaran Hotel 1
Hotel XYZ
Jalan Sudirman No. 123
Jakarta 12345
Telepon: (021) 12345678
Email: [email protected]
20 Agustus 2021
Yth. Bapak/Ibu/Saudara
PT ABC
Jalan Gatot Subroto No. 456
Jakarta 67890
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Dalam kesempatan ini, kami bermaksud menawarkan layanan akomodasi dari Hotel XYZ yang kami kelola. Kami memiliki berbagai jenis kamar yang siap menyambut Anda dan rekan-rekan bisnis di Jakarta.
Berikut ini adalah daftar harga dan fasilitas yang kami tawarkan:
- Kamar Standard: Rp 500.000/malam, sudah termasuk sarapan pagi untuk 2 orang dan akses internet gratis.
- Kamar Deluxe: Rp 750.000/malam, sudah termasuk sarapan pagi untuk 2 orang, akses internet gratis, dan layanan antar-jemput bandara.
- Suite Room: Rp 1.000.000/malam, sudah termasuk sarapan pagi untuk 2 orang, akses internet gratis, dan layanan antar-jemput bandara.
Untuk pemesanan atau informasi lebih lanjut, silakan hubungi kami di nomor telepon (021) 12345678 atau email [email protected].
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu/Saudara.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Hormat kami,
Hotel XYZ
Contoh Surat Penawaran Hotel 2
Hotel ABC
Jalan Thamrin No. 456
Jakarta 67890
Telepon: (021) 98765432
Email: [email protected]
20 Agustus 2021
Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Saudara
PT XYZ
Jalan Sudirman No. 123
Jakarta 12345
Halo Bapak/Ibu/Saudara,
Kami dari Hotel ABC ingin menawarkan layanan akomodasi yang kami kelola. Kami memiliki berbagai jenis kamar yang siap menyambut Anda dan rekan-rekan bisnis yang sedang berkunjung ke Jakarta.
Berikut ini adalah daftar harga dan fasilitas yang kami tawarkan:
- Kamar Standard: Rp 400.000/malam, sudah termasuk sarapan pagi untuk 2 orang dan akses internet gratis.
- Kamar Deluxe: Rp 600.000/malam, sudah termasuk sarapan pagi untuk 2 orang, akses internet gratis, dan layanan antar-jemput bandara.
- Suite Room: Rp 800.000/malam, sudah termasuk sarapan pagi untuk 2 orang, akses internet gratis, dan layanan antar-jemput bandara.
Silakan hubungi kami di nomor telepon (021) 98765432 atau email [email protected] untuk pemesanan atau informasi lebih lanjut.
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu/Saudara.
Salam hangat,
Hotel ABC
FAQs (Pertanyaan yang Sering Diajukan)
- Apakah surat penawaran hotel harus formal?
Surat penawaran hotel sebaiknya menggunakan bahasa formal dan sopan untuk memberikan kesan profesional dan terpercaya. - Berapa lama surat penawaran hotel harus ditulis sebelum acara?
Surat penawaran hotel sebaiknya ditulis paling lambat 1-2 minggu sebelum acara agar calon tamu atau pelanggan potensial memiliki waktu yang cukup untuk mempertimbangkan tawaran. - Apakah surat penawaran hotel bisa dikirimkan melalui email?
Ya, surat penawaran hotel bisa dikirimkan melalui email. Namun, pastikan file surat penawaran hotel memiliki format yang mudah dibaca dan diunduh. - Bagaimana cara membuat surat penawaran hotel yang menarik?
Untuk membuat surat penawaran hotel yang menarik, gunakan bahasa yang mudah dipahami dan jelas. Sertakan juga foto-foto dan deskripsi yang menarik tentang hotel Anda.
Kesimpulan
Surat penawaran hotel adalah dokumen penting yang harus dimiliki oleh pebisnis hotel atau pengelola penginapan. Surat ini berfungsi sebagai alat promosi, pembuka hubungan bisnis, dan sarana untuk menarik minat calon tamu atau pelanggan potensial. Untuk membuat surat penawaran hotel yang efektif, pastikan mengikuti format yang standar dan gunakan bahasa yang mudah dipahami serta jelas.