Saat ini, banyak usaha yang membutuhkan surat penerimaan pesanan barang. Surat ini menjadi penting karena bisa memberikan kejelasan dalam proses transaksi bisnis. Jika kamu belum tahu apa itu surat penerimaan pesanan barang, yuk simak penjelasannya di bawah ini!

Pengertian Surat Penerimaan Pesanan Barang

Surat penerimaan pesanan barang adalah dokumen resmi yang berisi informasi bahwa pihak penjual telah menerima pesanan barang dari pihak pembeli. Dalam surat ini, biasanya terdapat informasi tentang barang yang dipesan, harga, jumlah, dan tanggal pengiriman. Surat ini bisa menjadi bukti transaksi yang sah bagi kedua belah pihak.

Fungsi Surat Penerimaan Pesanan Barang

Surat penerimaan pesanan barang memiliki beberapa fungsi, antara lain:

  1. Memberikan kejelasan dalam transaksi bisnis
  2. Menjadi bukti transaksi yang sah bagi kedua belah pihak
  3. Meningkatkan kepercayaan antara penjual dan pembeli
  4. Memudahkan dalam melakukan pengiriman dan penerimaan barang

Tujuan Surat Penerimaan Pesanan Barang

Tujuan dari surat penerimaan pesanan barang adalah:

  1. Menjaga kejelasan dalam transaksi bisnis
  2. Menjaga hubungan baik antara penjual dan pembeli
  3. Memudahkan dalam melakukan pengiriman dan penerimaan barang
  4. Menjamin hak dan kewajiban masing-masing pihak dalam transaksi

Format Surat Penerimaan Pesanan Barang

Surat penerimaan pesanan barang harus dibuat dengan format yang jelas dan rapi. Berikut adalah format yang umum digunakan:

  1. Header: berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email
  2. Tanggal: tanggal dibuatnya surat
  3. Nomor surat: nomor surat yang dibuat
  4. Kepada: nama penerima dan alamat
  5. Subjek: bisa diisi dengan “Surat Penerimaan Pesanan Barang”
  6. Isi surat: berisi informasi tentang barang yang dipesan, harga, jumlah, dan tanggal pengiriman
  7. Tanda tangan: tanda tangan penjual dan stempel perusahaan

Contoh Surat Penerimaan Pesanan Barang

Berikut adalah contoh surat penerimaan pesanan barang:

Contoh 1

PT Jaya Abadi
Jl. Merdeka No. 10
Jakarta
Telp: 021-xxxxxxx
Email: [email protected]

1 Januari 2022

No. Surat: 001/JA/2022

Kepada
Bapak/Ibu Ahmad
Jl. Sudirman No. 20
Surabaya

Subjek: Surat Penerimaan Pesanan Barang

Dengan hormat,
Kami dari PT Jaya Abadi dengan ini menyatakan bahwa kami telah menerima pesanan barang dari Bapak/Ibu Ahmad sebanyak 100 unit laptop merek Asus dengan harga Rp 10.000.000/unit. Barang akan dikirim pada tanggal 10 Januari 2022 melalui jasa pengiriman JNE.

Terima kasih atas kepercayaan Bapak/Ibu Ahmad kepada PT Jaya Abadi.

Hormat kami,
PT Jaya Abadi

Contoh 2

CV Sejahtera
Jl. Raya Bali No. 5
Denpasar
Telp: 0361-xxxxxxx
Email: [email protected]

1 Februari 2022

No. Surat: 002/CVS/2022

Kepada
Bapak/Ibu Siti
Jl. Diponegoro No. 15
Malang

Subjek: Surat Penerimaan Pesanan Barang

Dengan hormat,
Kami dari CV Sejahtera dengan ini menyatakan bahwa kami telah menerima pesanan barang dari Bapak/Ibu Siti sebanyak 50 unit sepeda lipat merek Polygon dengan harga Rp 2.000.000/unit. Barang akan dikirim pada tanggal 10 Februari 2022 melalui jasa pengiriman Tiki.

Terima kasih atas kepercayaan Bapak/Ibu Siti kepada CV Sejahtera.

Hormat kami,
CV Sejahtera

FAQs tentang Surat Penerimaan Pesanan Barang

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan tentang surat penerimaan pesanan barang:

1. Apa bedanya surat penerimaan pesanan barang dengan faktur?

Surat penerimaan pesanan barang bertujuan untuk memberikan kejelasan bahwa pihak penjual sudah menerima pesanan barang dari pihak pembeli. Sedangkan faktur bertujuan untuk memberikan informasi tentang harga, jumlah, dan jenis barang yang terjual. Faktur biasanya dibuat setelah barang dikirimkan ke pembeli.

2. Apakah surat penerimaan pesanan barang bisa digunakan sebagai bukti transaksi yang sah?

Ya, surat penerimaan pesanan barang bisa digunakan sebagai bukti transaksi yang sah bagi kedua belah pihak. Surat ini bisa menjadi bukti bahwa pihak penjual sudah menerima pesanan barang dari pihak pembeli.

3. Apakah surat penerimaan pesanan barang harus dicetak dalam kertas bergaris?

Tidak, surat penerimaan pesanan barang tidak harus dicetak dalam kertas bergaris. Namun, sebaiknya surat ini dicetak dalam kertas dengan ukuran A4 dan dalam bentuk yang rapi dan jelas.

4. Apakah surat penerimaan pesanan barang bisa dibuat dalam bentuk soft copy?

Ya, surat penerimaan pesanan barang bisa dibuat dalam bentuk soft copy. Namun, sebaiknya surat ini dicetak dan diberikan ke pihak pembeli sebagai bukti transaksi yang sah.

5. Apakah surat penerimaan pesanan barang harus menggunakan bahasa resmi?

Tidak, surat penerimaan pesanan barang tidak harus menggunakan bahasa resmi. Namun, sebaiknya surat ini menggunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami oleh kedua belah pihak.

6. Berapa lama surat penerimaan pesanan barang harus disimpan?

Surat penerimaan pesanan barang sebaiknya disimpan selama 2 tahun sebagai arsip transaksi bisnis.

7. Apakah surat penerimaan pesanan barang harus disertai dengan stempel perusahaan?

Ya, surat penerimaan pesanan barang harus disertai dengan stempel perusahaan sebagai tanda sahnya dokumen tersebut.

8. Apakah surat penerimaan pesanan barang bisa digunakan sebagai dasar pembayaran?

Tidak, surat penerimaan pesanan barang tidak bisa digunakan sebagai dasar pembayaran. Faktur lah yang bisa digunakan sebagai dasar pembayaran.

9. Apakah surat penerimaan pesanan barang bisa diubah setelah dibuat?

Ya, surat penerimaan pesanan barang bisa diubah setelah dibuat jika terjadi kesalahan penulisan atau perubahan dalam jumlah atau jenis barang yang dipesan. Namun, perubahan tersebut harus disetujui oleh kedua belah pihak.

10. Apakah surat penerimaan pesanan barang harus menggunakan tinta hitam?

Tidak, surat penerimaan pesanan barang tidak harus menggunakan t