Saat berbicara tentang pengelolaan barang, tentu tak lepas dari proses pengajuan barang. Surat pengajuan barang adalah salah satu bentuk permintaan yang diajukan oleh pihak tertentu untuk meminta sebuah barang atau material. Dalam dunia bisnis, surat pengajuan barang sering dilakukan oleh departemen purchasing atau procurement untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan.

Pengertian Surat Pengajuan Barang

Surat pengajuan barang adalah surat permintaan dari pihak tertentu yang digunakan untuk meminta barang atau material tertentu yang dibutuhkan. Dalam surat pengajuan barang, terdapat informasi mengenai jumlah barang yang diperlukan, jenis barang, harga, dan lain sebagainya. Surat ini biasanya diajukan oleh departemen purchasing atau procurement pada perusahaan dan digunakan sebagai dasar untuk melakukan pembelian barang.

Fungsi Surat Pengajuan Barang

Surat pengajuan barang memiliki beberapa fungsi, di antaranya:

  1. Sebagai dasar untuk melakukan pembelian barang.
  2. Sebagai dokumentasi dalam proses pengelolaan barang.
  3. Sebagai kontrol atas pengeluaran perusahaan untuk pembelian barang.
  4. Sebagai dasar untuk melakukan perhitungan biaya produksi atau operasional perusahaan.

Tujuan Surat Pengajuan Barang

Adapun tujuan dari surat pengajuan barang adalah:

  1. Mempermudah proses pembelian barang.
  2. Menghindari terjadinya kesalahan atau kekeliruan dalam proses pengadaan barang.
  3. Meminimalisir risiko kekurangan barang di dalam perusahaan.
  4. Memastikan bahwa barang yang dibeli sesuai dengan kebutuhan dan keinginan perusahaan.

Format Surat Pengajuan Barang

Format surat pengajuan barang harus memuat informasi yang lengkap dan jelas mengenai barang yang diajukan. Berikut adalah format surat pengajuan barang yang umum digunakan:

  1. Header surat, berisi logo perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email.
  2. Tanggal surat, berisi tanggal penulisan surat.
  3. Alamat tujuan surat, berisi alamat penerima surat.
  4. Perihal surat, berisi tentang maksud atau tujuan dari surat.
  5. Isi surat, berisi tentang permintaan barang yang diajukan, jumlah barang yang dibutuhkan, spesifikasi barang, dan lain sebagainya.
  6. Penutup surat, berisi ucapan terima kasih atas perhatian dari pihak tujuan surat.
  7. Tanda tangan, berisi tanda tangan dari pihak pengirim surat.

Contoh Surat Pengajuan Barang

Berikut adalah contoh surat pengajuan barang yang dapat dijadikan referensi:

Contoh 1:

PT. ABC
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta Selatan
Telp. (021) 123456
Email: [email protected]

Jakarta, 1 Januari 2022

Kepada Yth.
Pimpinan PT. XYZ
Jl. Thamrin No. 456
Jakarta Pusat

Perihal: Pengajuan Pembelian Barang

Dengan hormat,
Kami dari PT. ABC bermaksud untuk mengajukan permintaan pembelian barang sebagai berikut:

  1. 50 unit laptop merk ASUS dengan spesifikasi sebagai berikut:
    • Prosesor Intel Core i7
    • RAM 8 GB
    • Harddisk 1 TB
    • Windows 10 Pro
  2. 100 unit mouse wireless merk Logitech.
  3. 50 unit printer merk HP dengan spesifikasi sebagai berikut:
    • Print, scan, copy
    • Kecepatan cetak 20 ppm
    • Resolusi cetak 1200x1200 dpi

Kami berharap permintaan ini dapat segera diproses dan dapat kami terima secepatnya. Apabila terdapat hal-hal yang perlu dijelaskan lebih lanjut, mohon dapat menghubungi kami di nomor telepon yang tertera di atas. Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.

Hormat kami,
PT. ABC

Contoh 2:

PT. XYZ
Jl. Gatot Subroto No. 789
Surabaya
Telp. (031) 789012
Email: [email protected]

Surabaya, 1 Januari 2022

Kepada Yth.
Pimpinan PT. ABC
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta Selatan

Perihal: Permintaan Penawaran Barang

Dengan hormat,
Kami dari PT. XYZ ingin mengajukan permintaan penawaran barang sebagai berikut:

  1. 100 unit mesin fotokopi merk Canon dengan spesifikasi sebagai berikut:
    • Kecepatan cetak 30 ppm
    • Resolusi cetak 600x600 dpi
    • Print, scan, copy
    • ADF (Automatic Document Feeder)
  2. 50 unit mesin jilid merk GBC dengan spesifikasi sebagai berikut:
    • Kapasitas jilid 500 lembar
    • Ukuran jilid A4
    • Bahan jilid berupa kawat

Kami berharap dapat segera menerima penawaran dari Bapak/Ibu untuk permintaan ini. Apabila terdapat hal-hal yang perlu dijelaskan lebih lanjut, mohon dapat menghubungi kami di nomor telepon yang tertera di atas. Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.

Hormat kami,
PT. XYZ

FAQs

  1. Bagaimana cara membuat surat pengajuan barang yang baik?
    Untuk membuat surat pengajuan barang yang baik, pastikan informasi yang disampaikan lengkap dan jelas, termasuk jumlah barang yang diperlukan, spesifikasi barang, dan lain sebagainya. Selain itu, gunakan bahasa yang sopan dan jelas serta cantumkan informasi kontak yang dapat dihubungi untuk memudahkan komunikasi.
  2. Siapa yang biasanya mengajukan surat pengajuan barang?
    Biasanya surat pengajuan barang diajukan oleh departemen purchasing atau procurement pada perusahaan untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan.
  3. Bagaimana cara mengetahui status permintaan barang yang diajukan lewat surat pengajuan barang?
    Untuk mengetahui status permintaan barang yang diajukan lewat surat pengajuan barang, biasanya dapat ditanyakan langsung pada pihak purchasing atau procurement pada perusahaan atau melalui sistem manajemen pengadaan barang yang digunakan oleh perusahaan.

Kesimpulan

Surat pengajuan barang merupakan salah satu bentuk permintaan yang diajukan oleh pihak tertentu untuk meminta sebuah barang atau material. Dalam dunia bisnis, surat pengajuan barang sering dilakukan oleh departemen purchasing atau procurement untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan. Surat