Surat pengajuan permohonan adalah salah satu jenis surat resmi yang digunakan untuk mengajukan permohonan terhadap suatu hal yang membutuhkan persetujuan atau izin dari pihak yang berwenang. Surat ini biasanya digunakan dalam berbagai bidang, seperti pendidikan, pekerjaan, bisnis, maupun kepentingan pribadi lainnya.
Pengertian Surat Pengajuan Permohonan
Surat pengajuan permohonan adalah surat resmi yang dibuat oleh seseorang atau sekelompok orang untuk mengajukan permohonan terhadap suatu hal yang membutuhkan persetujuan atau izin dari pihak yang berwenang. Surat ini berisi permintaan atau pengajuan terhadap suatu hal yang diharapkan dapat dipenuhi oleh pihak yang dituju.
Fungsi Surat Pengajuan Permohonan
Surat pengajuan permohonan memiliki beberapa fungsi, di antaranya:
- Sebagai sarana untuk mengajukan permohonan terhadap suatu hal yang membutuhkan persetujuan atau izin dari pihak yang berwenang.
- Sebagai bukti resmi bahwa permintaan atau pengajuan telah dilakukan dan disampaikan ke pihak yang dituju.
- Sebagai alat komunikasi yang efektif dalam menyampaikan maksud dan tujuan pengajuan.
- Sebagai sarana untuk memperoleh persetujuan atau izin dari pihak yang berwenang.
Tujuan Surat Pengajuan Permohonan
Tujuan utama dari surat pengajuan permohonan adalah untuk meminta persetujuan atau izin dari pihak yang berwenang terhadap suatu hal yang diinginkan atau dibutuhkan. Beberapa tujuan lain dari surat pengajuan permohonan antara lain:
- Untuk meminta bantuan atau dukungan dari pihak yang berwenang.
- Untuk mengajukan permohonan pengunduran diri dari suatu posisi atau pekerjaan.
- Untuk mengajukan permohonan pengunduran diri dari suatu proyek atau kegiatan.
- Untuk mengajukan permohonan keringanan atau pengurangan biaya.
- Untuk mengajukan permohonan perpanjangan waktu atau tenggat.
Format Surat Pengajuan Permohonan
Format surat pengajuan permohonan umumnya terdiri dari:
- Header atau kepala surat yang berisi alamat dan identitas pengirim serta penerima surat.
- Salutation atau pembukaan surat yang berisi ucapan salam dan kata pengantar.
- Body atau isi surat yang berisi permohonan atau pengajuan yang ingin disampaikan.
- Conclusion atau penutup surat yang berisi ucapan terima kasih dan harapan terkait permohonan atau pengajuan.
- Signature atau tanda tangan pengirim surat beserta nama dan jabatannya.
Contoh Surat Pengajuan Permohonan
Berikut adalah contoh surat pengajuan permohonan dalam berbagai bidang:
Contoh 1: Surat Pengajuan Permohonan Cuti
Kepada Yth.
Kepala Bagian SDM
PT. ABCD
Jl. Raya ABCD No. 123
Jakarta Selatan
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Ahmad
Jabatan : Staf Keuangan
Departemen : Keuangan
Divisi : Keuangan dan Akuntansi
Bersama surat ini, saya bermaksud untuk mengajukan permohonan cuti selama 2 (dua) minggu pada tanggal 1 Januari 2022 hingga 14 Januari 2022. Alasan saya mengajukan cuti adalah untuk menjaga kesehatan dan memenuhi kebutuhan keluarga yang membutuhkan perhatian khusus pada saat ini.
Sehubungan dengan hal tersebut, saya mohon kiranya permohonan cuti ini dapat dipertimbangkan dan disetujui oleh pihak perusahaan.
Demikian surat pengajuan permohonan cuti ini saya buat dengan sebenarnya dan atas perhatian serta kebijaksanaannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Ahmad
Staf Keuangan
Contoh 2: Surat Pengajuan Permohonan Izin Mendirikan Bangunan
Kepada Yth.
Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
Kabupaten XYZ
Jl. Raya XYZ No. 456
Kabupaten XYZ
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Budi
Alamat : Jl. Raya ABCD No. 123
No. KTP : 1234567890123456
Bersama surat ini, saya bermaksud untuk mengajukan permohonan izin mendirikan bangunan rumah tinggal pada lahan seluas 200 m2 yang saya miliki di Jl. Raya ABCD No. 123, Kabupaten XYZ. Saya telah melengkapi persyaratan yang diperlukan dan menyerahkan berkas permohonan ke kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah pada tanggal 1 November 2021.
Sehubungan dengan hal tersebut, saya mohon kiranya permohonan izin mendirikan bangunan ini dapat dipertimbangkan dan disetujui oleh pihak Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten XYZ.
Demikian surat pengajuan permohonan izin mendirikan bangunan ini saya buat dengan sebenarnya dan atas perhatian serta kebijaksanaannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Budi
FAQs
Berikut adalah beberapa pertanyaan umum terkait surat pengajuan permohonan:
1. Siapa yang dapat membuat surat pengajuan permohonan?
Surat pengajuan permohonan dapat dibuat oleh siapa saja, baik individu maupun kelompok, yang membutuhkan persetujuan atau izin dari pihak yang berwenang terhadap suatu hal yang diinginkan atau dibutuhkan.
2. Apa saja jenis-jenis surat pengajuan permohonan?
Beberapa jenis surat pengajuan permohonan antara lain surat pengajuan cuti, surat pengajuan izin mendirikan bangunan, surat pengajuan keringanan atau pengurangan biaya, surat pengajuan perpanjangan waktu atau tenggat, serta surat pengajuan pengunduran diri dari suatu posisi atau pekerjaan.
3. Apa saja yang perlu diperhatikan dalam membuat surat pengajuan permohonan?
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat pengajuan permohonan antara lain memperhatikan format surat yang benar, menggunakan bahasa yang jelas dan sopan, serta menyertakan alasan dan justifikasi yang tepat terkait pengajuan atau permohonan yang diajukan.
4. Apakah surat pengajuan permohonan selalu disetujui oleh pihak yang berwenang?
Tidak selalu. Setiap pengajuan atau permohonan yang diajukan harus dipertimbangkan dan dievaluasi terlebih dahulu oleh pihak yang berwenang sesuai dengan aturan dan kebijakan yang berlaku.