Surat pengantar menjadi salah satu dokumen penting yang seringkali dibutuhkan dalam kegiatan sehari-hari. Baik itu untuk mengurus administrasi, melamar pekerjaan, maupun kepentingan lainnya. Namun, masih banyak yang belum mengerti secara lengkap tentang surat pengantar ini. Oleh karena itu, pada artikel kali ini, kita akan membahas pengertian, fungsi, tujuan, format, dan contoh surat pengantar.

Pengertian Surat Pengantar

Surat pengantar adalah dokumen tertulis yang berfungsi sebagai permohonan atau rekomendasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Surat ini biasanya digunakan untuk memberikan informasi dan memberikan rekomendasi terkait dengan kepentingan tertentu. Surat pengantar ini juga dapat digunakan sebagai bukti atau tanda bahwa suatu dokumen atau barang yang dibawa oleh seseorang memiliki izin atau persetujuan dari pihak yang bersangkutan.

Fungsi Surat Pengantar

Surat pengantar memiliki beberapa fungsi penting dalam kegiatan sehari-hari, antara lain:

  1. Sebagai permohonan atau rekomendasi dari suatu pihak kepada pihak lain
  2. Sebagai informasi terkait dengan kepentingan tertentu
  3. Sebagai bukti atau tanda bahwa suatu dokumen atau barang yang dibawa oleh seseorang memiliki izin atau persetujuan dari pihak yang bersangkutan

Tujuan Surat Pengantar

Surat pengantar memiliki beberapa tujuan, antara lain:

  1. Untuk meminta bantuan atau kerjasama dari pihak lain dalam suatu kegiatan atau proyek
  2. Untuk memberikan informasi terkait dengan suatu kegiatan atau proyek
  3. Untuk memberikan rekomendasi atau persetujuan terhadap suatu permohonan atau proposal
  4. Sebagai bukti atau tanda bahwa suatu dokumen atau barang yang dibawa oleh seseorang memiliki izin atau persetujuan dari pihak yang bersangkutan

Format Surat Pengantar

Format surat pengantar terdiri dari beberapa bagian, antara lain:

  1. Header, yaitu informasi tentang pengirim surat, seperti nama, alamat, nomor telepon, dan lain sebagainya
  2. Tanggal, yaitu tanggal dibuatnya surat
  3. Alamat tujuan, yaitu informasi tentang pihak yang dituju surat pengantar
  4. Perihal, yaitu informasi tentang tujuan atau maksud surat pengantar
  5. Isi surat, yaitu informasi atau rekomendasi yang ingin disampaikan oleh pengirim surat
  6. Tanda tangan, yaitu tanda tangan pengirim surat

Contoh Surat Pengantar (1)

Berikut adalah contoh surat pengantar untuk permohonan kerjasama:

PT. ABC
Jl. ABC No. 123
Telp. (021) 1234567
Jakarta Selatan

Jakarta, 1 Januari 2022

Kepada Yth.
Ketua Dinas Pendidikan
Kota Jakarta Selatan
Jakarta Selatan

Perihal: Permohonan Kerjasama Dalam Program Pendidikan

Dengan hormat,
Kami dari PT. ABC, yang bergerak di bidang pendidikan, bermaksud untuk menjalin kerjasama dengan Dinas Pendidikan Kota Jakarta Selatan dalam program pendidikan. Kami berharap dapat bekerjasama dalam rangka meningkatkan kualitas pendidikan di wilayah Jakarta Selatan.

Demikian permohonan kerjasama ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatiannya.

Hormat kami,
PT. ABC

Contoh Surat Pengantar (2)

Berikut adalah contoh surat pengantar untuk pengajuan lamaran kerja:

CV. XYZ
Jl. XYZ No. 456
Telp. (021) 7654321
Jakarta Pusat

Jakarta, 1 Januari 2022

Kepada Yth.
HRD Manager
PT. ABC
Jakarta Selatan

Perihal: Lamaran Pekerjaan

Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami bermaksud mengajukan lamaran pekerjaan di PT. ABC sebagai Marketing. Kami memiliki kualifikasi yang sesuai dengan persyaratan yang dibutuhkan dan berpengalaman di bidang pemasaran selama 3 tahun.

Demikian lamaran pekerjaan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatiannya.

Hormat kami,
CV. XYZ

FAQs

Apa bedanya surat pengantar dan surat rekomendasi?

Surat pengantar dan surat rekomendasi memiliki perbedaan pada tujuannya. Surat pengantar digunakan untuk memberikan informasi dan memberikan rekomendasi terkait dengan kepentingan tertentu, sedangkan surat rekomendasi digunakan untuk memberikan rekomendasi terhadap seseorang atau suatu hal tertentu.

Seberapa penting surat pengantar dalam kegiatan sehari-hari?

Surat pengantar sangat penting dalam kegiatan sehari-hari. Surat ini dapat digunakan untuk mengurus administrasi, melamar pekerjaan, maupun kepentingan lainnya. Surat pengantar juga dapat membantu kita dalam meminta bantuan atau kerjasama dari pihak lain dalam suatu kegiatan atau proyek.

Apakah surat pengantar harus ditandatangani?

Ya, surat pengantar harus ditandatangani oleh pengirim surat sebagai tanda persetujuan dan keabsahan dari surat tersebut.

Bagaimana cara membuat surat pengantar yang baik dan benar?

Untuk membuat surat pengantar yang baik dan benar, kita perlu memperhatikan beberapa hal, antara lain:

  • Menggunakan bahasa yang sopan dan jelas
  • Menggunakan format yang sesuai
  • Menyebutkan tujuan surat dengan jelas
  • Menyampaikan informasi atau rekomendasi dengan singkat dan padat
  • Menandatangani surat sebagai tanda persetujuan dan keabsahan

Bagaimana jika surat pengantar hilang?

Jika surat pengantar hilang, kita perlu membuat surat pengantar baru dengan format dan isi yang sama. Surat pengantar baru tersebut kemudian dapat digunakan sebagai pengganti surat pengantar yang hilang.

Apakah surat pengantar hanya dibuat dalam bentuk tulisan tangan?

Tidak. Saat ini, surat pengantar dapat dibuat dalam bentuk elektronik atau digital melalui email atau aplikasi surat elektronik lainnya. Namun, perlu diperhatikan bahwa surat pengantar yang dibuat dalam bentuk elektronik harus memenuhi syarat dan ketentuan yang berlaku.

Apakah surat pengantar harus menggunakan kop surat?

Tidak harus. Namun, penggunaan kop surat dapat memberikan kesan lebih profesional dan formal pada surat pengantar tersebut.

Apakah surat pengantar harus menggunakan tanda tangan basah?

Tidak harus. Saat ini, surat pengantar juga dapat menggunakan tanda tangan elektronik atau digital yang sah dan diakui oleh hukum.

Apakah surat pengantar harus menggunakan materai?

Tidak selalu. Penggunaan materai pada surat pengantar tergantung pada jenis surat dan jumlah