Surat pengantar berkas merupakan surat yang berfungsi sebagai pengantar dokumen atau berkas yang akan diserahkan ke pihak lain atau instansi tertentu. Surat ini dibuat oleh pihak yang mengirimkan dokumen atau berkas sebagai tanda bahwa dokumen atau berkas tersebut benar-benar dikirimkan oleh yang berwenang dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Fungsi dan Tujuan
Fungsi utama dari surat pengantar berkas adalah untuk mempermudah proses pengiriman dokumen atau berkas ke pihak yang dituju. Dengan adanya surat pengantar berkas, pihak yang menerima dokumen atau berkas dapat memastikan keaslian dokumen atau berkas yang diterima dan memudahkan proses pengolahan dokumen atau berkas tersebut.
Selain itu, tujuan dari surat pengantar berkas adalah untuk memperjelas keterangan mengenai dokumen atau berkas yang dikirimkan. Dalam surat pengantar berkas, biasanya terdapat informasi mengenai jenis dokumen atau berkas, jumlah lembar, dan keterangan lain yang diperlukan untuk keperluan pengiriman dokumen atau berkas tersebut.
Format Surat Pengantar Berkas
Format surat pengantar berkas harus disesuaikan dengan kebutuhan dan tujuan pengiriman dokumen atau berkas tersebut. Namun, secara umum, format surat pengantar berkas terdiri dari beberapa bagian berikut:
- Kop surat
- Nomor surat
- Tanggal surat
- Nama instansi atau perusahaan yang menerima
- Alamat instansi atau perusahaan yang menerima
- Perihal
- Isi surat
- Tanda tangan dan nama pengirim
Adapun contoh format surat pengantar berkas adalah sebagai berikut:
Kop Surat
Nomor: 001/SPB/2021
Tanggal: 1 Januari 2021
Kepada Yth.
Nama Instansi atau Perusahaan
Alamat Instansi atau Perusahaan
Perihal: Pengiriman Dokumen
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami sampaikan dokumen terlampir sebanyak 3 lembar yang berisi informasi mengenai produk baru yang kami tawarkan. Dokumen ini kami kirimkan sebagai tindak lanjut dari permintaan informasi yang telah diajukan sebelumnya.
Adapun informasi mengenai dokumen terlampir adalah sebagai berikut:
- Produk baru yang kami tawarkan
- Harga dan spesifikasi produk
- Cara pemesanan produk
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Pengirim]
Contoh Surat Pengantar Berkas
Berikut ini adalah contoh surat pengantar berkas yang dapat dijadikan referensi:
Contoh Surat Pengantar Berkas 1
Nomor: 002/SPB/2021
Tanggal: 5 Februari 2021
Kepada Yth.
Nama Instansi atau Perusahaan
Alamat Instansi atau Perusahaan
Perihal: Permohonan Kerjasama
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami sampaikan berkas terlampir sebanyak 2 lembar yang berisi informasi mengenai permohonan kerjasama antara perusahaan kami dengan perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin.
Adapun informasi mengenai berkas terlampir adalah sebagai berikut:
- Profil Perusahaan Kami
- Proposal Kerjasama
Kami berharap Bapak/Ibu berkenan untuk membaca informasi yang terdapat dalam berkas tersebut. Jika terdapat hal yang kurang jelas atau perlu diklarifikasi lebih lanjut, silahkan menghubungi kami melalui nomor telepon yang tertera dalam profil perusahaan kami.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Pengirim]
Contoh Surat Pengantar Berkas 2
Nomor: 003/SPB/2021
Tanggal: 10 Maret 2021
Kepada Yth.
Nama Instansi atau Perusahaan
Alamat Instansi atau Perusahaan
Perihal: Permohonan Informasi
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami sampaikan berkas terlampir sebanyak 1 lembar yang berisi informasi mengenai produk terbaru dari perusahaan Bapak/Ibu. Kami memohon agar informasi tersebut dapat dijadikan referensi untuk kepentingan pengembangan produk di perusahaan kami.
Kami berharap Bapak/Ibu berkenan untuk membaca informasi yang terdapat dalam berkas tersebut. Apabila terdapat informasi lain yang dapat kami ketahui mengenai produk tersebut, kami memohon agar dapat menghubungi kami melalui nomor telepon yang tertera dalam kop surat kami.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Pengirim]
FAQs
Berikut ini adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan mengenai surat pengantar berkas:
Apakah surat pengantar berkas sama dengan surat lamaran kerja?
Tidak, surat pengantar berkas berbeda dengan surat lamaran kerja. Surat pengantar berkas berfungsi sebagai pengantar dokumen atau berkas yang akan diserahkan ke pihak lain atau instansi tertentu, sedangkan surat lamaran kerja berfungsi sebagai permohonan untuk mendapatkan pekerjaan.
Apakah surat pengantar berkas harus ditandatangani?
Ya, surat pengantar berkas harus ditandatangani oleh pengirim sebagai tanda bahwa dokumen atau berkas tersebut benar-benar dikirimkan oleh yang berwenang dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Apakah surat pengantar berkas harus menggunakan kop surat?
Sebaiknya, surat pengantar berkas sebaiknya menggunakan kop surat agar terlihat lebih profesional dan formal. Namun, jika pengirim tidak memiliki kop surat, surat pengantar berkas dapat dibuat dengan menggunakan kertas biasa.
Kesimpulan
Surat pengantar berkas merupakan surat yang berfungsi sebagai pengantar dokumen atau berkas yang akan diserahkan ke pihak lain atau instansi tertentu. Surat ini dibuat oleh pihak yang mengirimkan dokumen atau berkas sebagai tanda bahwa dokumen atau berkas tersebut benar-benar dikirimkan oleh yang berwenang dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Dalam membuat surat pengantar berkas, sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan dan tujuan pengiriman dokumen atau berkas tersebut.
Dalam mengirimkan dokumen atau berkas, pastikan untuk menyertakan surat pengantar berkas agar proses pengiriman dapat berjalan dengan lancar. Selain itu, pastikan juga semua informasi yang terdapat