Ketika Anda ingin mengadakan sebuah event, tentu membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Semakin besar dan mewah event yang ingin diadakan, semakin banyak pula biaya yang dibutuhkan. Salah satu cara untuk mendapatkan biaya tersebut adalah dengan mencari sponsor. Namun, untuk mencari sponsor tentu bukan hal yang mudah. Anda harus membuat proposal sponsorship event yang menarik. Selain itu, Anda juga perlu membuat sebuah surat pengantar yang memperkenalkan proposal sponsorship tersebut. Bagaimana cara membuat surat pengantar proposal sponsorship event? Simak ulasan berikut ini.

Pengertian Surat Pengantar Proposal Sponsorship Event

Surat pengantar proposal sponsorship event adalah suatu surat yang dibuat untuk memperkenalkan proposal sponsorship event yang akan diajukan kepada calon sponsor. Surat ini berisi tentang informasi singkat mengenai event yang akan diadakan, tujuan dan manfaat bagi sponsor, serta cara bergabung menjadi sponsor dalam event tersebut.

Fungsi Surat Pengantar Proposal Sponsorship Event

Surat pengantar proposal sponsorship event memiliki beberapa fungsi penting, di antaranya:

  1. Memperkenalkan proposal sponsorship event yang akan diajukan.
  2. Menjelaskan tujuan dan manfaat bagi calon sponsor jika bergabung dalam event tersebut.
  3. Menjelaskan jenis sponsor yang dibutuhkan serta kontribusi yang dapat diberikan.
  4. Menjaga hubungan baik antara pihak penyelenggara event dan calon sponsor.

Tujuan Surat Pengantar Proposal Sponsorship Event

Tujuan utama dari surat pengantar proposal sponsorship event adalah untuk memperkenalkan proposal sponsorship event yang akan diajukan kepada calon sponsor. Selain itu, tujuan lain dari surat ini adalah untuk menjelaskan manfaat yang akan didapatkan oleh calon sponsor jika bergabung dalam event tersebut. Dengan demikian, calon sponsor dapat mempertimbangkan dengan matang apakah akan bergabung sebagai sponsor atau tidak.

Format Surat Pengantar Proposal Sponsorship Event

Berikut adalah format dasar dari surat pengantar proposal sponsorship event:

  • Header: nama perusahaan penyelenggara event, alamat, nomor telepon, dan email.
  • Tanggal pembuatan surat.
  • Alamat tujuan surat.
  • Salutation: Dear [nama calon sponsor].
  • Paragraf pembuka: memperkenalkan diri dan perusahaan penyelenggara event serta memberikan informasi singkat mengenai event yang akan diadakan.
  • Paragraf kedua: menjelaskan tujuan dan manfaat bagi calon sponsor jika bergabung dalam event tersebut.
  • Paragraf ketiga: menjelaskan jenis sponsor yang dibutuhkan serta kontribusi yang dapat diberikan.
  • Paragraf penutup: mengajak calon sponsor untuk bergabung sebagai sponsor dalam event tersebut.
  • Complimentary close: Sincerely,
  • Tanda tangan dan nama perusahaan penyelenggara event.

Contoh Surat Pengantar Proposal Sponsorship Event

Berikut adalah contoh surat pengantar proposal sponsorship event:

Contoh 1

Dear PT ABC,

Kami dari PT XYZ, sebuah perusahaan penyelenggara event, ingin memperkenalkan acara yang akan kami selenggarakan pada tanggal 12 Agustus 2022 mendatang. Acara tersebut adalah seminar nasional yang akan dihadiri oleh lebih dari 500 peserta dari berbagai kalangan.

Kami memiliki tujuan untuk memberikan wawasan dan pengetahuan yang bermanfaat bagi para peserta seminar. Selain itu, acara ini juga akan memberikan manfaat dan kesempatan bagi sponsor untuk memperkenalkan produk dan jasa yang dimiliki.

Untuk itu, kami membutuhkan dukungan dari PT ABC sebagai sponsor. Kami membuka kesempatan bagi PT ABC untuk menjadi sponsor utama acara ini dengan kontribusi berupa produk atau jasa yang dapat dipromosikan selama acara berlangsung. Dalam hal ini, kami akan menyediakan fasilitas promosi yang sesuai dengan kontribusi yang diberikan oleh PT ABC.

Kami berharap PT ABC dapat bergabung sebagai sponsor dalam acara ini. Kami akan sangat menghargai dukungan yang diberikan. Terima kasih banyak atas perhatian dan kerjasamanya.

Sincerely,

PT XYZ

Contoh 2

Dear Bu Yanti,

Kami dari komunitas olahraga di Jakarta ingin memperkenalkan acara lari amal yang akan kami selenggarakan pada tanggal 16 September 2022 mendatang. Acara ini bertujuan untuk menggalang dana bagi anak-anak kurang mampu di Jakarta.

Kami mengundang Bu Yanti sebagai perusahaan yang peduli dengan masyarakat kurang mampu untuk menjadi sponsor dalam acara ini. Dalam hal ini, kami membuka kesempatan bagi Bu Yanti untuk memberikan kontribusi berupa dana atau produk yang dapat dipromosikan selama acara berlangsung. Dalam hal ini, kami akan menyediakan fasilitas promosi yang sesuai dengan kontribusi yang diberikan oleh Bu Yanti.

Kami yakin bahwa dukungan dari Bu Yanti akan sangat bermanfaat bagi acara ini dan akan memberikan manfaat bagi anak-anak kurang mampu di Jakarta. Kami berharap Bu Yanti dapat bergabung sebagai sponsor dalam acara ini. Terima kasih banyak atas perhatian dan kerjasamanya.

Sincerely,

Komunitas Olahraga Jakarta

FAQs

  1. Apa yang harus saya cantumkan dalam surat pengantar proposal sponsorship event?

    Anda harus mencantumkan informasi singkat mengenai event yang akan diadakan, tujuan dan manfaat bagi calon sponsor, serta cara bergabung menjadi sponsor dalam event tersebut.

  2. Bagaimana cara membuat surat pengantar proposal sponsorship event yang menarik?

    Anda dapat membuat surat pengantar proposal sponsorship event yang menarik dengan mengikuti format yang baik dan benar serta menyesuaikan bahasa yang digunakan dengan calon sponsor.

  3. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membuat surat pengantar proposal sponsorship event?

    Waktu yang dibutuhkan untuk membuat surat pengantar proposal sponsorship event tergantung pada kompleksitas event yang akan diadakan. Namun, sebaiknya surat ini dibuat beberapa minggu atau bahkan bulan sebelum event berlangsung.

Kesimpulan

Surat pengantar proposal sponsorship event merupakan hal yang penting dalam mencari sponsor untuk sebuah event. Dalam surat ini, Anda harus memberikan informasi yang jelas dan menarik mengenai event yang akan diadakan. Selain itu, Anda juga harus menjelaskan manfaat bagi calon sponsor serta jenis sponsor yang dibutuhkan. Dengan membuat surat pengantar proposal sponsorship event yang baik, diharapkan Anda dapat mendapatkan sponsor yang tepat dan mendukung event yang akan diadakan.