Surat Pengantar Tagihan Invoice: Pengertian, Fungsi, Tujuan, Format Dan Contoh

Bagi Anda yang bergerak dalam dunia bisnis, pasti sudah tidak asing lagi dengan istilah invoice atau tagihan. Invoice merupakan sebuah dokumen yang biasanya digunakan oleh perusahaan untuk mencatat transaksi yang terjadi. Namun, sebelum invoice tersebut dikirimkan ke penerima, perusahaan biasanya juga mengirimkan surat pengantar tagihan invoice. Lalu, apa sebenarnya surat pengantar tagihan invoice? Berikut penjelasannya:

Pengertian Surat Pengantar Tagihan Invoice

Surat pengantar tagihan invoice adalah sebuah surat yang berfungsi sebagai pengantar tagihan atau invoice yang dikirimkan kepada penerima. Surat ini biasanya berisi informasi mengenai detail tagihan dan juga batas waktu pembayaran yang harus dipatuhi oleh penerima.

Fungsi Surat Pengantar Tagihan Invoice

Surat pengantar tagihan invoice memiliki beberapa fungsi, di antaranya:

• Memberikan pengantar tagihan kepada penerima
• Menjelaskan detail tagihan yang harus dibayar
• Memberikan batas waktu pembayaran yang jelas
• Menjaga hubungan baik antara perusahaan dengan penerima

Tujuan Surat Pengantar Tagihan Invoice

Tujuan utama dari surat pengantar tagihan invoice adalah untuk memudahkan proses pembayaran bagi penerima. Dengan adanya surat pengantar ini, penerima dapat mengetahui secara jelas mengenai detail tagihan dan juga batas waktu pembayaran yang harus dipatuhi. Selain itu, surat pengantar ini juga berfungsi sebagai bukti bahwa perusahaan telah mengirimkan tagihan tersebut ke penerima.

Format Surat Pengantar Tagihan Invoice

Untuk format surat pengantar tagihan invoice, biasanya terdiri dari:

• Header: berisi logo perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon, dan email perusahaan
• Bagian pengantar: berisi salam pembuka, nama penerima, dan tujuan surat
• Detail tagihan: berisi informasi mengenai detail tagihan, seperti nomor tagihan, tanggal tagihan, jumlah tagihan, dan metode pembayaran yang dapat digunakan
• Batas waktu pembayaran: berisi informasi mengenai batas waktu pembayaran yang harus dipatuhi oleh penerima
• Penutup: berisi ucapan terima kasih dan tanda tangan dari perusahaan

Contoh Surat Pengantar Tagihan Invoice

Berikut adalah contoh surat pengantar tagihan invoice:

Contoh 1:

Perusahaan Jasa XYZ
Jl. Raya Jakarta No. 123
Telp. (021) 123456
Email: [email protected]

Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Saudara/i
Nama Penerima
Alamat Penerima

Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami sampaikan tagihan atas jasa yang telah kami berikan kepada Anda. Berikut adalah detail tagihan:

Batas waktu pembayaran tagihan ini adalah 14 hari setelah tanggal tagihan. Metode pembayaran yang dapat digunakan adalah transfer ke rekening bank kami:

Bank ABC
No. Rekening: 123456789
Atas nama: Perusahaan Jasa XYZ

Harap segera melakukan pembayaran sebelum batas waktu yang telah ditentukan. Terima kasih atas kerjasama Anda.

Hormat kami,
Perusahaan Jasa XYZ

Contoh 2:

Perusahaan Retail ABC
Jl. Sudirman No. 456
Telp. (021) 987654
Email: [email protected]

Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Saudara/i
Nama Penerima
Alamat Penerima

Dengan ini, kami ingin mengirimkan tagihan atas pembelian produk-produk kami. Berikut adalah detail tagihan:

Batas waktu pembayaran tagihan ini adalah 30 hari setelah tanggal tagihan. Metode pembayaran yang dapat digunakan adalah transfer ke rekening bank kami:

Bank DEF
No. Rekening: 987654321
Atas nama: Perusahaan Retail ABC

Terima kasih atas kerjasama Anda dan kami tunggu pembayaran dari Anda sebelum batas waktu yang telah ditentukan.

Hormat kami,
Perusahaan Retail ABC

FAQs

Berikut adalah beberapa pertanyaan umum mengenai surat pengantar tagihan invoice:

1. Apakah surat pengantar tagihan invoice sama dengan faktur?

Tidak, surat pengantar tagihan invoice berbeda dengan faktur. Faktur merupakan dokumen yang berisi informasi mengenai barang atau jasa yang telah dibeli oleh penerima, sedangkan surat pengantar tagihan invoice hanya berfungsi sebagai pengantar tagihan yang harus dibayar oleh penerima.

2. Apakah surat pengantar tagihan invoice harus dikirimkan secara terpisah?

Ya, surat pengantar tagihan invoice harus dikirimkan secara terpisah dari invoice atau tagihan. Hal ini dilakukan agar penerima dapat memahami dengan jelas mengenai detail tagihan dan juga batas waktu pembayaran yang harus dipatuhi.

3. Apakah surat pengantar tagihan invoice perlu ditandatangani?

Tidak, surat pengantar tagihan invoice tidak perlu ditandatangani. Namun, perusahaan biasanya mencantumkan tanda tangan atau stempel perusahaan sebagai bukti bahwa surat tersebut memang dikirimkan oleh perusahaan.

4. Apakah surat pengantar tagihan invoice dapat dikirimkan melalui email?

Ya, surat pengantar tagihan invoice dapat dikirimkan melalui email. Namun, pastikan bahwa email tersebut benar-benar dikirimkan oleh perusahaan dan juga pastikan bahwa lampiran tagihan tidak terlalu besar agar bisa diunduh oleh penerima.

5. Apakah surat pengantar tagihan invoice hanya untuk bisnis besar?

Tidak, surat pengantar tagihan invoice dapat digunakan oleh bisnis kecil maupun besar. Hal ini dilakukan agar proses pembayaran menjadi lebih mudah dan juga agar hubungan antara perusahaan dengan penerima tetap terjaga dengan baik.

6. Apakah surat pengantar tagihan invoice harus menggunakan bahasa formal?

Tidak, surat pengantar tagihan invoice dapat menggunakan bahasa formal maupun bahasa yang lebih santai. Namun, pastikan bahwa bahasa yang digunakan tetap sopan dan mudah dipahami oleh penerima.

7. Apakah surat pengantar tagihan invoice perlu diberikan nomor urut?

Ya, surat pengantar tagihan invoice perlu diberikan nomor urut agar memudahkan perusahaan dalam mencatat dan juga memantau tagihan yang telah dikirimkan.

8. Apakah surat pengantar tagihan invoice harus menggunakan kertas surat?

Tidak, surat pengantar tagihan invoice dapat menggunakan kertas biasa