Surat pengantar adalah jenis surat resmi yang digunakan untuk memberikan informasi atau pengantar terhadap suatu hal kepada pihak yang dituju. Dalam dunia kerja, surat pengantar sering digunakan untuk memberikan pengantar terhadap dokumen atau barang yang akan dikirimkan atau diterima oleh pihak lain.
Pengertian Surat Pengantar
Surat pengantar adalah surat resmi yang digunakan untuk memberikan informasi atau pengantar terhadap suatu hal kepada pihak yang dituju. Surat pengantar ini biasanya digunakan untuk memberikan pengantar terhadap dokumen atau barang yang akan dikirimkan atau diterima oleh pihak lain. Surat pengantar ini juga bisa digunakan untuk memberikan pengantar terhadap seseorang yang akan melakukan kunjungan resmi ke suatu tempat.
Fungsi Surat Pengantar
Surat pengantar memiliki beberapa fungsi, antara lain:
- Memberikan pengantar terhadap dokumen atau barang yang akan dikirimkan atau diterima oleh pihak lain.
- Memberikan pengantar terhadap seseorang yang akan melakukan kunjungan resmi ke suatu tempat.
- Menjelaskan tujuan dari suatu pengiriman dokumen atau barang.
Tujuan Surat Pengantar
Tujuan dari pembuatan surat pengantar adalah untuk memberikan pengantar atau informasi terhadap suatu hal kepada pihak yang dituju. Surat pengantar ini juga bisa digunakan untuk menjelaskan tujuan dari suatu pengiriman dokumen atau barang. Dengan adanya surat pengantar, diharapkan pihak yang menerima dokumen atau barang tersebut dapat memahami tujuan pengiriman tersebut dengan lebih jelas.
Format Surat Pengantar
Format surat pengantar terdiri dari beberapa bagian, antara lain:
- Header
- Alamat pengirim
- Tanggal surat
- Alamat penerima
- Subjek surat
- Isi surat
- Tanda tangan
Contoh Surat Pengantar 1
Berikut ini adalah contoh surat pengantar untuk pengiriman dokumen:
Header:
SURAT PENGANTAR
Alamat Pengirim:
PT. ABC
Jalan ABC No. 123
Jakarta
Tanggal:
20 Agustus 2021
Alamat Penerima:
PT. XYZ
Jalan XYZ No. 456
Jakarta
Subjek Surat:
Pengiriman Dokumen
Isi Surat:
Kepada Yth,
Dalam rangka kerjasama antara PT. ABC dan PT. XYZ, kami mengirimkan dokumen yang terlampir untuk ditindaklanjuti. Mohon agar dokumen tersebut dapat diterima dan ditindaklanjuti dengan segera.
Terima kasih.
Hormat kami,
PT. ABC
Tanda Tangan:
[Tanda Tangan]
Nama:
[Nama]
Contoh Surat Pengantar 2
Berikut ini adalah contoh surat pengantar untuk kunjungan resmi:
Header:
SURAT PENGANTAR
Alamat Pengirim:
PT. ABC
Jalan ABC No. 123
Jakarta
Tanggal:
20 Agustus 2021
Alamat Penerima:
PT. XYZ
Jalan XYZ No. 456
Jakarta
Subjek Surat:
Kunjungan Resmi
Isi Surat:
Kepada Yth,
Kami dari PT. ABC akan melakukan kunjungan resmi ke PT. XYZ pada tanggal 25 Agustus 2021. Kami akan membahas beberapa hal terkait kerjasama antara kedua perusahaan. Mohon agar kunjungan kami dapat diterima dan kami akan menunggu konfirmasi dari pihak PT. XYZ.
Terima kasih.
Hormat kami,
PT. ABC
Tanda Tangan:
[Tanda Tangan]
Nama:
[Nama]
FAQs (Frequently Asked Questions)
- Apakah surat pengantar harus menggunakan bahasa formal?
Ya, surat pengantar merupakan jenis surat resmi sehingga harus menggunakan bahasa formal. Namun, Anda bisa menggunakan bahasa yang sopan dan mudah dipahami oleh pihak yang dituju. - Berapa halaman maksimal dari surat pengantar?
Tidak ada batasan halaman maksimal untuk surat pengantar, namun sebaiknya tidak terlalu panjang agar mudah dipahami oleh pihak yang dituju. - Apakah surat pengantar harus dilampirkan dengan dokumen atau barang?
Tidak selalu, tergantung dari tujuan pembuatan surat pengantar tersebut. Jika surat pengantar tersebut dibuat untuk memberikan pengantar terhadap dokumen atau barang yang akan dikirimkan atau diterima oleh pihak lain, maka sebaiknya dilampirkan dengan dokumen atau barang tersebut.
Kesimpulan
Surat pengantar merupakan jenis surat resmi yang digunakan untuk memberikan informasi atau pengantar terhadap suatu hal kepada pihak yang dituju. Surat pengantar ini biasanya digunakan untuk memberikan pengantar terhadap dokumen atau barang yang akan dikirimkan atau diterima oleh pihak lain. Surat pengantar ini juga bisa digunakan untuk memberikan pengantar terhadap seseorang yang akan melakukan kunjungan resmi ke suatu tempat.
Untuk membuat surat pengantar, Anda harus memperhatikan format surat pengantar yang terdiri dari beberapa bagian seperti header, alamat pengirim, tanggal surat, alamat penerima, subjek surat, isi surat, dan tanda tangan. Selain itu, Anda juga bisa melihat contoh surat pengantar di atas sebagai referensi dalam pembuatan surat pengantar.
Dengan adanya surat pengantar, diharapkan pihak yang menerima dokumen atau barang tersebut dapat memahami tujuan pengiriman tersebut dengan lebih jelas. Jangan lupa untuk menggunakan bahasa yang sopan dan mudah dipahami oleh pihak yang dituju, meskipun surat pengantar merupakan jenis surat resmi.