Apakah kamu sering melakukan pengembalian barang kantor? Jika ya, maka kamu pasti sudah tidak asing lagi dengan surat pengembalian barang kantor. Surat ini sebenarnya sangat penting untuk menjaga kerapian administrasi kantor dan memudahkan dalam pencatatan inventaris barang. Nah, jika kamu masih bingung tentang surat pengembalian barang kantor, berikut penjelasannya.
Pengertian Surat Pengembalian Barang Kantor
Surat pengembalian barang kantor adalah surat resmi yang berisi permintaan pengembalian barang kantor yang sebelumnya telah dipinjamkan. Surat ini disusun oleh pihak yang meminjam barang kantor dan ditujukan kepada pihak yang menjadi penyedia barang kantor.
Fungsi Surat Pengembalian Barang Kantor
Surat pengembalian barang kantor memiliki beberapa fungsi, di antaranya:
- Menjaga kerapian administrasi kantor
- Memudahkan dalam pencatatan inventaris barang
- Menjaga keberadaan barang kantor agar tidak hilang atau rusak
- Menghindari masalah hukum di kemudian hari
Tujuan Surat Pengembalian Barang Kantor
Tujuan dari surat pengembalian barang kantor adalah untuk meminta penyedia barang kantor agar segera mengambil kembali barang yang telah dipinjamkan. Selain itu, surat ini juga bertujuan untuk memberitahukan penyedia barang kantor bahwa barang yang dipinjamkan sudah selesai digunakan dan siap untuk dikembalikan.
Format Surat Pengembalian Barang Kantor
Format surat pengembalian barang kantor sebenarnya cukup sederhana dan mudah dipahami. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam format surat ini antara lain:
- Header surat
- Tanggal penulisan surat
- Nama dan alamat pihak yang meminjam barang kantor
- Nama dan alamat pihak yang menjadi penyedia barang kantor
- Isi surat
- Tanda tangan dan cap stempel
Contoh Surat Pengembalian Barang Kantor
Berikut ini adalah contoh surat pengembalian barang kantor yang dapat kamu gunakan sebagai referensi:
Contoh 1:
Kepada Yth,
Bapak/Ibu/Kepala Bagian Barang dan Perlengkapan
PT ABC
Jl. Sudirman No. 10
Jakarta Pusat
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami bermaksud untuk mengembalikan beberapa barang kantor yang sebelumnya telah dipinjamkan oleh pihak PT ABC, yaitu:
- 1 buah meja kantor
- 2 buah kursi kantor
Kami menyatakan bahwa barang-barang tersebut sudah selesai digunakan dan siap untuk dikembalikan kepada pihak PT ABC. Kami juga menyatakan bahwa barang yang kami kembalikan dalam keadaan baik dan tidak mengalami kerusakan.
Demikian surat pengembalian barang kantor ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
PT XYZ
Contoh 2:
Kepada Yth,
Bapak/Ibu/Kepala Bagian Barang dan Perlengkapan
PT DEF
Jl. Thamrin No. 5
Jakarta Pusat
Dengan hormat,
Kami PT GHI ingin mengembalikan beberapa barang kantor yang sebelumnya kami pinjamkan dari pihak PT DEF, yaitu:
- 1 buah printer
- 1 buah scanner
- 1 buah laptop
Kami menyatakan bahwa barang-barang tersebut sudah selesai digunakan dan siap untuk dikembalikan kepada pihak PT DEF. Kami juga menyatakan bahwa barang yang kami kembalikan dalam keadaan baik dan tidak mengalami kerusakan.
Demikian surat pengembalian barang kantor ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
PT GHI
FAQs
1. Apakah surat pengembalian barang kantor wajib dibuat?
Ya, surat pengembalian barang kantor sangat dianjurkan untuk dibuat agar tercipta kerapian administrasi kantor dan memudahkan dalam pencatatan inventaris barang.
2. Apakah format surat pengembalian barang kantor harus sama?
Tidak harus sama, namun sebaiknya mengikuti format yang umum digunakan agar lebih mudah dipahami.
3. Apa yang harus dilakukan jika barang yang dipinjamkan mengalami kerusakan?
Sebaiknya segera memberitahukan kepada penyedia barang kantor dan berbicara mengenai penggantian atau perbaikan barang tersebut.
Kesimpulan
Surat pengembalian barang kantor adalah surat resmi yang berisi permintaan pengembalian barang kantor yang sebelumnya telah dipinjamkan. Surat ini memiliki fungsi untuk menjaga kerapian administrasi kantor, memudahkan dalam pencatatan inventaris barang, menjaga keberadaan barang kantor agar tidak hilang atau rusak, dan menghindari masalah hukum di kemudian hari. Untuk membuat surat ini, perlu memperhatikan format yang umum digunakan dan menjelaskan secara jelas mengenai barang yang akan dikembalikan. Selain itu, jika terdapat kerusakan pada barang yang dipinjamkan, sebaiknya segera memberitahukan kepada penyedia barang kantor dan berbicara mengenai penggantian atau perbaikan barang tersebut.