Surat pengembalian kendaraan dinas merupakan salah satu dokumen yang harus disiapkan oleh pegawai atau karyawan yang telah menggunakan kendaraan dinas untuk keperluan kantor. Surat ini berisi laporan pengembalian kendaraan dinas beserta kondisi kendaraan saat pengembalian dilakukan.

Pengertian Surat Pengembalian Kendaraan Dinas

Surat pengembalian kendaraan dinas adalah dokumen yang berisi laporan pengembalian kendaraan dinas oleh pegawai atau karyawan yang telah menggunakannya untuk keperluan kantor. Dokumen ini mencatat kondisi kendaraan saat pengembalian dilakukan.

Fungsi Surat Pengembalian Kendaraan Dinas

Surat pengembalian kendaraan dinas memiliki beberapa fungsi, di antaranya:

  1. Sebagai bukti pengembalian kendaraan dinas.
  2. Sebagai laporan kondisi kendaraan saat pengembalian dilakukan.
  3. Sebagai kontrol penggunaan kendaraan dinas agar lebih teratur dan terencana.
  4. Sebagai salah satu syarat administrasi dalam penggunaan kendaraan dinas.

Tujuan Surat Pengembalian Kendaraan Dinas

Surat pengembalian kendaraan dinas memiliki beberapa tujuan, di antaranya:

  1. Memastikan bahwa kendaraan dinas telah dikembalikan dengan baik dan dalam kondisi yang baik.
  2. Memastikan bahwa penggunaan kendaraan dinas telah sesuai dengan aturan yang berlaku.
  3. Memastikan bahwa kendaraan dinas telah digunakan dengan efisien dan efektif.
  4. Memastikan bahwa kendaraan dinas telah digunakan untuk keperluan kantor yang sah dan diperbolehkan.

Format Surat Pengembalian Kendaraan Dinas

Format surat pengembalian kendaraan dinas dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan atau instansi. Namun, secara umum, format surat ini terdiri dari:

  1. Bagian pengenalan, berisi identitas pengirim surat dan penerima surat
  2. Bagian isi surat, berisi laporan pengembalian kendaraan dinas beserta kondisi kendaraan saat pengembalian dilakukan
  3. Bagian penutup, berisi ucapan terima kasih dan harapan untuk kerjasama yang lebih baik di masa depan
  4. Tanda tangan dan nama pengirim surat

Contoh Surat Pengembalian Kendaraan Dinas

Berikut adalah contoh surat pengembalian kendaraan dinas yang dapat dijadikan referensi:

Contoh 1

Kepada Yth.

Kepala Bagian Kendaraan Dinas

PT. ABCD

Jakarta

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Ahmad

Jabatan : Staf Keuangan

Departemen : Keuangan

Dalam hal ini, saya ingin melaporkan bahwa saya telah mengembalikan kendaraan dinas dengan nomor polisi B 1234 CD pada hari Jumat, 15 Mei 2020 pukul 16.00 WIB. Kendaraan dinas tersebut telah saya gunakan untuk keperluan kantor selama 3 hari, yaitu dari tanggal 12 Mei 2020 hingga 14 Mei 2020. Saya kembalikan kendaraan dalam kondisi yang baik dan tidak ada kerusakan atau kehilangan apapun.

Demikian laporan ini saya sampaikan, atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Hormat saya,

Ahmad

Contoh 2

Kepada Yth.

Kepala Bagian Kendaraan Dinas

PT. EFGH

Jakarta

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Budi

Jabatan : Staf Akuntansi

Departemen : Akuntansi

Dalam hal ini, saya ingin melaporkan bahwa saya telah mengembalikan kendaraan dinas dengan nomor polisi B 5678 EF pada hari Senin, 10 Agustus 2020 pukul 17.00 WIB. Kendaraan dinas tersebut telah saya gunakan untuk keperluan kantor selama 5 hari, yaitu dari tanggal 5 Agustus 2020 hingga 9 Agustus 2020. Saya kembalikan kendaraan dalam kondisi yang baik, namun terdapat sedikit goresan pada bagian pintu depan sebelah kanan.

Demikian laporan ini saya sampaikan, atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Hormat saya,

Budi

FAQs

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan terkait surat pengembalian kendaraan dinas:

1. Apa yang harus dilakukan jika terdapat kerusakan pada kendaraan dinas saat pengembalian?

Jika terdapat kerusakan pada kendaraan dinas saat pengembalian, segera laporkan hal tersebut kepada pihak yang berwenang agar dapat ditindaklanjuti dengan segera. Lakukan langkah-langkah yang diperlukan agar kerusakan dapat diperbaiki dengan cepat.

2. Apakah surat pengembalian kendaraan dinas harus dicetak atau bisa disampaikan secara elektronik?

Surat pengembalian kendaraan dinas dapat dicetak atau disampaikan secara elektronik, tergantung kebijakan perusahaan atau instansi. Namun, pastikan bahwa surat tersebut telah diterima oleh pihak yang berwenang.

3. Apakah surat pengembalian kendaraan dinas harus disertai dengan bukti pengisian bahan bakar?

Tidak selalu harus disertai dengan bukti pengisian bahan bakar, namun jika perusahaan atau instansi mengharuskan hal tersebut, pastikan untuk menyertakan bukti pengisian bahan bakar saat melaporkan pengembalian kendaraan dinas.

4. Apakah surat pengembalian kendaraan dinas harus disertai dengan laporan perjalanan dinas?

Tidak selalu harus disertai dengan laporan perjalanan dinas, namun jika perusahaan atau instansi mengharuskan hal tersebut, pastikan untuk menyertakan laporan perjalanan dinas saat melaporkan pengembalian kendaraan dinas.

5. Apa yang harus dilakukan jika tidak dapat mengembalikan kendaraan dinas tepat waktu?

Jika tidak dapat mengembalikan kendaraan dinas tepat waktu, segera laporkan hal tersebut kepada pihak yang berwenang dan berikan alasan yang jelas. Usahakan untuk segera mengembalikan kendaraan dinas tersebut setelah alasan yang disampaikan telah terselesaikan.

6. Berapa lama waktu yang diberikan untuk pengembalian kendaraan dinas?

Waktu pengembalian kendaraan dinas dapat bervariasi tergantung kebijakan perusahaan atau instansi. Namun, pastikan untuk mengembalikan kendaraan dinas tepat waktu dan tidak melebihi batas waktu yang telah ditentukan.

7. Apakah surat pengembalian kendaraan dinas harus disertai dengan tanda tangan?

Ya, surat pengembalian kendaraan dinas harus disertai dengan tanda tangan