Kamu pasti sudah sering mendengar istilah surat pengembalian, bukan? Surat ini merupakan salah satu surat yang sering digunakan dalam berbagai kegiatan bisnis atau perdagangan. Surat pengembalian biasanya digunakan untuk memberitahukan kepada pihak lain bahwa suatu barang atau produk yang telah diterima sebelumnya akan dikembalikan.

Pengertian Surat Pengembalian

Surat pengembalian adalah surat resmi yang digunakan untuk memberitahukan kepada pihak lain bahwa suatu barang atau produk yang telah diterima sebelumnya akan dikembalikan. Surat ini biasanya digunakan dalam kegiatan bisnis atau perdagangan, seperti dalam transaksi jual beli barang atau produk.

Fungsi Surat Pengembalian

Surat pengembalian memiliki beberapa fungsi, antara lain:

  1. Memberitahukan kepada pihak lain bahwa barang atau produk yang telah diterima sebelumnya akan dikembalikan.
  2. Menjaga hubungan baik antara pembeli dan penjual.
  3. Menjaga reputasi bisnis atau perusahaan.

Tujuan Surat Pengembalian

Surat pengembalian memiliki beberapa tujuan, antara lain:

  1. Memberitahukan kepada pihak lain bahwa barang atau produk yang telah diterima sebelumnya akan dikembalikan.
  2. Menjaga hubungan baik antara pembeli dan penjual dengan memberikan informasi yang jelas dan transparan.
  3. Menjaga reputasi bisnis atau perusahaan dengan menunjukkan bahwa perusahaan memiliki standar kualitas yang tinggi dan dapat dipercaya.

Format Surat Pengembalian

Surat pengembalian memiliki format yang harus diikuti, antara lain:

  1. Kop surat: berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan fax.
  2. Tanggal surat: berisi tanggal penulisan surat.
  3. Kepada: berisi nama perusahaan atau orang yang akan menerima surat.
  4. Perihal: berisi judul atau perihal surat.
  5. Isi surat: berisi penjelasan mengenai barang atau produk yang akan dikembalikan, alasan pengembalian, dan permintaan pengembalian uang atau penggantian produk.
  6. Tanda tangan: berisi tanda tangan pengirim surat.

Contoh Surat Pengembalian

Berikut adalah contoh surat pengembalian yang bisa kamu gunakan sebagai referensi:

Contoh Surat Pengembalian 1

PT. ABC
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta
Telp: 021-123456
Fax: 021-123457
Jakarta, 1 Oktober 2021
Kepada Yth,
PT. XYZ
Jl. Thamrin No. 456
Jakarta
Perihal: Pengembalian Barang
Dengan hormat,
Kami mempunyai pesanan barang dari perusahaan Saudara melalui pemesanan melalui e-commerce kami pada tanggal 1 September 2021 yang lalu dengan nomor pesanan 123456. Barang yang kami terima adalah 10 unit tas punggung dengan kode produk ABC123. Namun, setelah kami melakukan pengecekan kualitas barang tersebut, kami menemukan beberapa kerusakan pada beberapa unit tas punggung yang kami terima.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami bermaksud untuk mengembalikan 5 unit tas punggung dengan kode produk ABC123 yang rusak tersebut dan meminta penggantian dengan barang yang baik dan layak. Kami mohon agar perusahaan Saudara dapat melakukan pengembalian uang kami dalam waktu 3 hari kerja.
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. ABC
Ttd.
(John Doe)

Contoh Surat Pengembalian 2

PT. KLM
Jl. Gatot Subroto No. 789
Bandung
Telp: 022-789012
Fax: 022-789013
Bandung, 1 Oktober 2021
Kepada Yth,
PT. RST
Jl. Asia Afrika No. 101
Bandung
Perihal: Pengembalian Barang
Dengan hormat,
Kami mempunyai pesanan barang dari perusahaan Saudara melalui pemesanan melalui e-commerce kami pada tanggal 1 September 2021 yang lalu dengan nomor pesanan 123456. Barang yang kami terima adalah 10 unit kaos olahraga dengan kode produk KLM789. Namun, setelah kami melakukan pengecekan kualitas barang tersebut, kami menemukan bahwa ukuran kaos yang kami terima tidak sesuai dengan pesanan kami.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami bermaksud untuk mengembalikan 3 unit kaos olahraga dengan kode produk KLM789 tersebut dan meminta penggantian dengan barang yang sesuai dengan pesanan kami. Kami mohon agar perusahaan Saudara dapat melakukan penggantian barang sesuai dengan pesanan kami dalam waktu 3 hari kerja.
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. KLM
Ttd.
(Jane Smith)

FAQs

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan mengenai surat pengembalian:

  1. Apa itu surat pengembalian?

Surat pengembalian adalah surat resmi yang digunakan untuk memberitahukan kepada pihak lain bahwa suatu barang atau produk yang telah diterima sebelumnya akan dikembalikan.

  1. Untuk apa surat pengembalian digunakan?

Surat pengembalian digunakan untuk memberitahukan kepada pihak lain bahwa suatu barang atau produk yang telah diterima sebelumnya akan dikembalikan. Surat ini biasanya digunakan dalam kegiatan bisnis atau perdagangan, seperti dalam transaksi jual beli barang atau produk.

  1. Apa saja format surat pengembalian?

Surat pengembalian memiliki format yang harus diikuti, antara lain: kop surat, tanggal surat, kepada, perihal, isi surat, dan tanda tangan.

  1. Apa saja fungsi surat pengembalian?

Surat pengembalian memiliki beberapa fungsi, antara lain: memberitahukan kepada pihak lain bahwa barang atau produk yang telah diterima sebelumnya akan dikembalikan, menjaga hubungan baik antara pembeli dan penjual, dan menjaga reputasi bisnis atau perusahaan.

  1. Apa saja tujuan surat pengembalian?

Surat pengembalian memiliki beberapa tujuan, antara lain: memberitahukan kepada pihak lain bahwa barang atau produk yang telah diterima sebelumnya akan dikembalikan, menjaga hubungan baik antara pembeli dan penjual dengan memberikan informasi yang jelas dan transparan, dan menjaga reputasi bisnis atau perusahaan dengan menunjukkan bahwa perusahaan memiliki standar kualitas yang tinggi dan dapat dipercaya.

Kesimpulan

Surat pengembalian merupakan surat resmi yang digunakan untuk memberitahukan kepada pihak lain bahwa suatu barang atau produk yang telah diterima sebelumnya akan dikembalikan. Surat ini memiliki fungsi untuk memberitahukan pengembalian barang, menjaga hubungan baik antara pembeli dan penjual, dan menjaga reputasi bisnis atau perusahaan.