Surat penghantaran dokumen adalah surat resmi yang dibuat untuk mengirimkan dokumen dari satu pihak ke pihak lain. Surat ini berisi informasi tentang dokumen yang dikirimkan, seperti nama dokumen, jumlah dokumen, dan alamat tujuan pengiriman. Surat penghantaran dokumen sangat penting dalam kegiatan bisnis dan administrasi karena dapat memastikan pengiriman dokumen yang tepat waktu dan akurat.
Fungsi Surat Penghantaran Dokumen
Surat penghantaran dokumen memiliki beberapa fungsi penting, antara lain:
- Menjelaskan isi dokumen yang dikirimkan
- Memudahkan proses pengiriman dokumen
- Menyediakan bukti pengiriman dokumen
- Memastikan keamanan dan kerahasiaan dokumen
Tujuan Surat Penghantaran Dokumen
Tujuan utama dari surat penghantaran dokumen adalah untuk memudahkan proses pengiriman dokumen secara efektif dan efisien. Selain itu, surat ini juga bertujuan untuk memberikan informasi yang akurat tentang dokumen yang dikirimkan dan memastikan bahwa dokumen tersebut sampai kepada penerima dengan tepat waktu dan aman.
Format Surat Penghantaran Dokumen
Format surat penghantaran dokumen terdiri dari beberapa bagian penting, antara lain:
- Header surat, yang berisi nama, alamat, dan kontak pengirim dan penerima
- Salutation, yang berisi ucapan salam dan nama penerima
- Body surat, yang berisi informasi tentang dokumen yang dikirimkan, seperti nama dokumen, jumlah dokumen, dan alamat tujuan pengiriman
- Penutup surat, yang berisi ucapan terima kasih dan harapan untuk dokumen yang dikirimkan sampai dengan aman
- Signature, yang berisi tanda tangan dan nama pengirim
Contoh Surat Penghantaran Dokumen
Berikut ini adalah contoh surat penghantaran dokumen:
Contoh 1
Surat Penghantaran Dokumen
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Penerima
PT. Contoh Perusahaan
Jalan Jendral Sudirman No. 123
Jakarta
Dengan hormat,
Bersama surat ini kami kirimkan dokumen sebagai berikut:
- Nama Dokumen: Surat Penawaran Harga
- Jumlah Dokumen: 3 lembar
Kami mohon agar dokumen tersebut dapat diterima dengan baik dan sampai ke tangan Bapak/Ibu dengan aman.
Demikian surat penghantaran dokumen ini kami buat. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Tanda Tangan
Nama Pengirim
Contoh 2
Surat Penghantaran Dokumen
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Penerima
CV. Contoh Perusahaan
Jalan Ahmad Yani No. 321
Surabaya
Dengan hormat,
Bersama surat ini kami kirimkan dokumen sebagai berikut:
- Nama Dokumen: Laporan Keuangan Tahunan
- Jumlah Dokumen: 1 lembar
Kami mohon agar dokumen tersebut dapat diterima dengan baik dan sampai ke tangan Bapak/Ibu dengan aman.
Demikian surat penghantaran dokumen ini kami buat. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Tanda Tangan
Nama Pengirim
FAQs
Berikut ini adalah beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan seputar surat penghantaran dokumen:
- Apa bedanya surat penghantaran dokumen dan surat resmi?
Surat penghantaran dokumen adalah salah satu jenis surat resmi yang digunakan untuk mengirimkan dokumen, sedangkan surat resmi dapat juga digunakan untuk keperluan lain seperti meminta izin, memberikan pemberitahuan, atau menyampaikan informasi resmi lainnya. - Apakah surat penghantaran dokumen harus ditandatangani?
Ya, surat penghantaran dokumen harus ditandatangani oleh pengirim sebagai tanda bahwa dokumen tersebut telah dikirimkan dengan benar dan sesuai dengan isi surat. - Apakah surat penghantaran dokumen harus menggunakan bahasa formal?
Tidak harus. Surat penghantaran dokumen dapat menggunakan bahasa formal atau informal tergantung pada konteks dan tujuannya. - Apakah surat penghantaran dokumen harus menggunakan tinta hitam?
Tidak harus. Surat penghantaran dokumen dapat menggunakan tinta berwarna lain selain hitam, asalkan mudah dibaca dan tidak menghilangkan kejelasan isi surat.
Kesimpulan
Surat penghantaran dokumen merupakan surat resmi yang sangat penting dalam kegiatan bisnis dan administrasi. Surat ini berfungsi untuk memudahkan proses pengiriman dokumen secara efektif dan efisien, serta memberikan informasi yang akurat tentang dokumen yang dikirimkan.
Format surat penghantaran dokumen terdiri dari beberapa bagian penting, seperti header surat, salutation, body surat, penutup surat, dan signature. Surat penghantaran dokumen juga dapat menggunakan bahasa formal atau informal tergantung pada konteks dan tujuannya.
Contoh surat penghantaran dokumen dapat digunakan sebagai referensi untuk membuat surat penghantaran dokumen yang baik dan benar. Selain itu, pertanyaan seputar surat penghantaran dokumen juga dapat dijawab melalui FAQs yang telah disediakan.