Surat pengunduran diri atau resignation letter merupakan surat formal yang digunakan oleh seseorang untuk memberikan pemberitahuan resmi bahwa ia akan mengundurkan diri dari pekerjaan atau organisasi tempat ia bekerja. Meskipun terkadang sulit untuk mengambil keputusan untuk meninggalkan pekerjaan, namun ada saatnya kita harus melakukan hal tersebut untuk mencari kesempatan baru atau menyelesaikan masalah di tempat kerja.
Fungsi dan Tujuan Surat Pengunduran Diri
Surat pengunduran diri memiliki beberapa fungsi dan tujuan, di antaranya:
1. Memberikan pemberitahuan resmi
Surat pengunduran diri digunakan untuk memberikan pemberitahuan resmi bahwa seseorang akan meninggalkan pekerjaan atau organisasi tempat ia bekerja. Hal ini penting untuk memberikan kesempatan bagi pihak yang terkait untuk menyusun rencana penggantian ataupun perekrutan pegawai baru.
2. Menjaga hubungan baik
Dalam surat pengunduran diri, biasanya disertakan rasa terima kasih kepada pimpinan dan rekan kerja karena telah memberikan kesempatan dan pengalaman selama bekerja di tempat tersebut. Hal ini penting untuk menjaga hubungan baik dan menghindari kesan buruk pada saat meninggalkan pekerjaan.
3. Menjelaskan alasan pengunduran diri
Surat pengunduran diri juga berfungsi untuk menjelaskan alasan seseorang mengundurkan diri dari pekerjaan atau organisasi tempat ia bekerja. Alasan pengunduran diri biasanya disebutkan dengan jelas dan objektif untuk memberikan pemahaman kepada pihak yang terkait.
4. Memberikan kesan positif
Surat pengunduran diri dapat memberikan kesan positif bagi seseorang jika ditulis dengan baik dan sopan. Hal ini akan memudahkan seseorang mencari pekerjaan baru dan menjaga reputasi baik di dunia kerja.
Format Surat Pengunduran Diri
Surat pengunduran diri harus ditulis dengan format yang benar dan lengkap. Berikut ini adalah format surat pengunduran diri yang umum digunakan:
1. Heading
Heading berisi alamat, tanggal, dan nama penerima surat.
2. Salam pembuka
Salam pembuka berisi kata-kata sapaan seperti “Kepada Yth.” atau “Dengan Hormat”.
3. Pernyataan pengunduran diri
Pernyataan pengunduran diri berisi kalimat yang jelas dan tegas bahwa seseorang akan mengundurkan diri dari pekerjaan atau organisasi tempat ia bekerja. Pernyataan ini biasanya diletakkan pada bagian awal surat.
4. Alasan pengunduran diri
Alasan pengunduran diri dapat disebutkan pada bagian ini. Sebaiknya alasan tersebut ditulis dengan jelas dan objektif agar pihak yang terkait dapat memahami alasan tersebut.
5. Rasa terima kasih
Rasa terima kasih dapat disertakan pada surat pengunduran diri untuk memberikan kesan positif. Sebaiknya rasa terima kasih tersebut ditulis dengan sopan dan menghindari kata-kata yang berlebihan.
6. Harapan baik
Harapan baik dapat disertakan pada surat pengunduran diri untuk menjaga hubungan baik dan memberikan kesan positif. Harapan baik tersebut dapat berupa kesuksesan bagi perusahaan atau organisasi yang ditinggalkan.
7. Salam penutup
Salam penutup berisi kata-kata seperti “Hormat Saya” atau “Terima Kasih”.
8. Tanda tangan
Surat pengunduran diri harus ditandatangani oleh penulis surat dan dilengkapi dengan nama lengkap dan tanggal.
Contoh Surat Pengunduran Diri
Berikut ini adalah contoh surat pengunduran diri yang dapat digunakan sebagai referensi:
Contoh 1:
Alamat
Tanggal
Kepada Yth,
Dengan Hormat,
Dalam kesempatan ini, saya dengan ini menyampaikan pengunduran diri dari jabatan sebagai Marketing Manager di PT ABC.
Alasan saya mengundurkan diri karena saya mendapatkan kesempatan untuk bergabung dengan perusahaan yang lebih besar dan memiliki prospek yang lebih baik.
Saya ingin menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pimpinan dan rekan kerja di PT ABC atas kesempatan dan pengalaman yang telah diberikan selama saya bekerja di sini. Saya juga berharap agar PT ABC dapat terus berkembang dan mencapai kesuksesan yang lebih baik di masa depan.
Demikian surat pengunduran diri ini saya sampaikan. Terima kasih.
Hormat Saya,
Nama Lengkap
Contoh 2:
Alamat
Tanggal
Kepada Yth,
Dengan Hormat,
Dalam kesempatan ini, saya dengan ini menyampaikan pengunduran diri dari jabatan sebagai Guru di SMA XYZ.
Alasan saya mengundurkan diri karena saya ingin fokus pada studi pascasarjana yang akan saya ambil di luar negeri.
Saya ingin menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pimpinan dan rekan kerja di SMA XYZ atas kesempatan dan pengalaman yang telah diberikan selama saya bekerja di sini. Saya juga berharap agar SMA XYZ dapat terus memberikan pendidikan berkualitas dan mencetak siswa yang berkarakter.
Demikian surat pengunduran diri ini saya sampaikan. Terima kasih.
Hormat Saya,
Nama Lengkap
FAQs
1. Kapan sebaiknya saya menyerahkan surat pengunduran diri?
Sebaiknya, surat pengunduran diri diserahkan minimal dua minggu sebelum tanggal pengunduran diri. Hal ini memberikan waktu yang cukup bagi pihak yang terkait untuk menyusun rencana penggantian atau perekrutan pegawai baru.
2. Apakah saya harus menyebutkan alasan pengunduran diri?
Tidak wajib, namun disarankan untuk menyebutkan alasan pengunduran diri agar pihak yang terkait dapat memahami alasan tersebut. Alasan tersebut juga dapat membantu perusahaan atau organisasi dalam mengatasi masalah yang ada.
3. Apakah saya harus memberikan rasa terima kasih dalam surat pengunduran diri?
Ya, memberikan rasa terima kasih dalam surat pengunduran diri dapat memberikan kesan positif dan menjaga hubungan baik di dunia kerja.
Kesimpulan
Surat pengunduran diri merupakan surat formal yang digunakan untuk memberikan pemberitahuan resmi bahwa seseorang akan mengundurkan diri dari pekerjaan atau organisasi tempat ia bekerja. Surat pengunduran diri memiliki fungsi dan tujuan yang penting, di antaranya memberikan pemberitahuan resmi, menjaga hubungan baik, menjelaskan alasan pengunduran diri, dan memberikan kesan positif. Surat pengunduran diri harus ditulis dengan format yang benar dan lengkap serta disertai rasa terima kasih dan harapan baik.