Surat penjelasan rasmi adalah salah satu jenis surat resmi yang ditujukan untuk memberikan penjelasan secara tertulis mengenai suatu hal yang membutuhkan klarifikasi. Surat ini biasanya digunakan oleh perusahaan atau institusi dalam berbagai keperluan seperti untuk menjelaskan kesalahan, menjawab pertanyaan, atau memberikan penjelasan tentang suatu kejadian.
Fungsi Surat Penjelasan Rasmi
Surat penjelasan rasmi memiliki beberapa fungsi, di antaranya:
- Memberikan penjelasan yang jelas dan resmi mengenai suatu hal.
- Menjelaskan suatu kejadian atau peristiwa secara rinci dan terperinci.
- Membuat klarifikasi terhadap kesalahpahaman atau kesalahan yang terjadi.
- Menjawab pertanyaan atau permintaan informasi dari pihak lain.
- Menjaga hubungan baik antara perusahaan atau institusi dengan pihak lain.
Tujuan Surat Penjelasan Rasmi
Adapun tujuan dari surat penjelasan rasmi antara lain:
- Menjaga dan memperbaiki citra perusahaan atau institusi yang bersangkutan.
- Menjaga hubungan baik dengan pihak lain.
- Memberikan informasi yang jelas dan tepat mengenai hal yang sedang dibicarakan.
- Menjaga transparansi dan akuntabilitas perusahaan atau institusi.
Format Surat Penjelasan Rasmi
Format surat penjelasan rasmi biasanya terdiri dari beberapa bagian, di antaranya:
- Header, berisi nama perusahaan atau institusi, alamat, nomor telepon, dan email.
- Tanggal, berisi tanggal penulisan surat.
- Alamat, berisi alamat penerima surat.
- Salutation, berisi kata sapaan seperti “Kepada Yth.”
- Isi surat, berisi penjelasan yang ingin disampaikan.
- Penutup, berisi kalimat penutup seperti “Hormat kami,”.
- Tanda tangan, berisi tanda tangan pengirim surat.
- Enclosure, berisi daftar dokumen yang dilampirkan (jika ada).
Contoh Surat Penjelasan Rasmi
Berikut adalah contoh surat penjelasan rasmi yang dapat dijadikan referensi:
Contoh 1: Surat Penjelasan Rasmi Kesalahan Pada Faktur
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Nomor Telepon]
[Email]
[Tanggal Surat]
[Alamat Penerima]
[Kota], [Kode Pos]
Kepada Yth.,
[Nama Penerima Surat]
Dengan hormat,
Kami dari [Nama Perusahaan] ingin memberikan penjelasan mengenai kesalahan yang terjadi pada faktur no. [Nomor Faktur]. Kami memohon maaf atas ketidaknyamanan yang telah terjadi dan kami akan segera melakukan perbaikan terhadap kesalahan tersebut.
Adapun kesalahan yang terjadi adalah pada jumlah barang yang tertera pada faktur, yang seharusnya [Jumlah Barang Seharusnya] namun tercantum [Jumlah Barang Yang Tertera Pada Faktur]. Kami akan segera mengirimkan faktur yang sudah diperbaiki kepada [Nama Penerima Surat].
Kami berharap dapat memperbaiki kesalahan ini secepat mungkin dan berterima kasih atas perhatian dan kerjasama yang diberikan.
Hormat kami,
[Tanda Tangan Pengirim Surat]
[Nama Pengirim Surat]
Contoh 2: Surat Penjelasan Rasmi Pembatalan Acara
[Nama Institusi]
[Alamat Institusi]
[Nomor Telepon]
[Email]
[Tanggal Surat]
[Alamat Penerima]
[Kota], [Kode Pos]
Kepada Yth.,
[Nama Penerima Surat]
Dengan hormat,
Kami dari [Nama Institusi] ingin memberikan penjelasan mengenai pembatalan acara yang sebelumnya kami undang [Nama Penerima Surat] untuk menghadirinya.
Acara tersebut kami batalkan dikarenakan adanya perubahan jadwal yang tidak dapat kami hindari. Kami memohon maaf atas ketidaknyamanan yang telah terjadi dan kami berterima kasih atas pengertian dan kerjasama yang diberikan.
Kami berharap dapat menjalin kerja sama yang baik dengan [Nama Penerima Surat] di masa yang akan datang dan berterima kasih atas perhatian yang diberikan.
Hormat kami,
[Tanda Tangan Pengirim Surat]
[Nama Pengirim Surat]
FAQs
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan mengenai surat penjelasan rasmi:
1. Apakah surat penjelasan rasmi sama dengan surat permohonan maaf?
Tidak, surat penjelasan rasmi dan surat permohonan maaf memiliki perbedaan. Surat penjelasan rasmi ditujukan untuk memberikan penjelasan secara resmi mengenai suatu hal, sedangkan surat permohonan maaf ditujukan untuk meminta maaf atas kesalahan yang telah terjadi.
2. Apa yang harus dicantumkan dalam surat penjelasan rasmi?
Dalam surat penjelasan rasmi, sebaiknya dicantumkan nama perusahaan atau institusi, alamat, nomor telepon, dan email pada bagian header, tanggal penulisan surat, alamat penerima, kata sapaan, isi surat yang berisi penjelasan yang ingin disampaikan, kalimat penutup, tanda tangan pengirim surat, dan daftar dokumen yang dilampirkan (jika ada).
3. Kapan sebaiknya mengirim surat penjelasan rasmi?
Surat penjelasan rasmi sebaiknya dikirimkan ketika terjadi kesalahan atau ketidakjelasan yang membutuhkan klarifikasi atau penjelasan yang jelas dan resmi.
4. Apakah surat penjelasan rasmi harus dikirimkan secara resmi?
Ya, surat penjelasan rasmi harus dikirimkan secara resmi dengan mengikuti format yang tepat dan menggunakan bahasa yang sopan dan formal.
5. Apa yang harus dilakukan jika surat penjelasan rasmi tidak mendapatkan respons dari pihak yang dituju?
Jika surat penjelasan rasmi tidak mendapatkan respons dari pihak yang dituju, sebaiknya melakukan tindakan lanjutan seperti menghubungi pihak tersebut melalui telepon atau email untuk memastikan bahwa surat telah diterima dan mendapatkan tanggapan yang tepat.
6. Apakah surat penjelasan rasmi dapat digunakan sebagai bukti resmi?
Ya, surat penjelasan rasmi dapat digunakan sebagai bukti resmi dalam suatu peristiwa atau kejadian.
7. Apakah surat penjelasan rasmi dapat digunakan sebagai dasar untuk tuntutan hukum?
Surat penjelasan rasmi dapat digunakan sebagai dasar untuk tuntutan hukum jika memang diperlukan dan dibutuhkan dalam suatu kasus atau peristiwa.