Pengertian Surat Penjelasan Tunjuk Sebab
Surat Penjelasan Tunjuk Sebab (SPTS) adalah surat resmi yang digunakan untuk memberikan penjelasan atau alasan terhadap suatu kejadian atau peristiwa. SPTS seringkali digunakan dalam lingkungan kerja untuk memberikan penjelasan atau alasan terhadap suatu tindakan atau keputusan yang diambil oleh seseorang atau perusahaan.
Fungsi Surat Penjelasan Tunjuk Sebab
Fungsi utama dari SPTS adalah untuk memberikan penjelasan atau alasan terhadap suatu tindakan atau keputusan yang diambil oleh seseorang atau perusahaan. SPTS juga dapat digunakan untuk menghindari atau meminimalisir konflik yang mungkin terjadi akibat suatu kejadian atau peristiwa.
Tujuan Surat Penjelasan Tunjuk Sebab
Tujuan utama dari SPTS adalah untuk memberikan penjelasan atau alasan terhadap suatu kejadian atau peristiwa. Dengan memberikan penjelasan atau alasan yang jelas dan terbuka, SPTS dapat membantu menghindari atau meminimalisir konflik yang mungkin terjadi akibat suatu kejadian atau peristiwa.
Format Surat Penjelasan Tunjuk Sebab
Berikut adalah format umum dari SPTS: 1. Heading - Nama perusahaan/instansi - Alamat perusahaan/instansi - Nomor telepon perusahaan/instansi - Email perusahaan/instansi 2. Tanggal 3. Kepada - Nama pihak yang dituju - Jabatan pihak yang dituju - Alamat pihak yang dituju - Nomor telepon pihak yang dituju - Email pihak yang dituju 4. Perihal - Judul perihal yang jelas dan singkat 5. Isi surat - Penjelasan atau alasan terhadap suatu kejadian atau peristiwa - Fakta-fakta yang mendukung penjelasan atau alasan yang diberikan - Penutup dengan ucapan terima kasih 6. Lampiran - Jika ada dokumen pendukung, lampirkan pada surat tersebut
Contoh Surat Penjelasan Tunjuk Sebab
Contoh 1: PT. ABC Jl. Merdeka No. 123 Telp: (021) 123456 Email: [email protected] Jakarta, 1 Januari 2022 Kepada, Bpk. Ahmad Manager PT. XYZ Jl. Sudirman No. 456 Telp: (021) 789012 Email: [email protected] Perihal: Surat Penjelasan Tunjuk Sebab Dengan hormat, Saya, Bpk. Ali selaku Direktur PT. ABC, ingin memberikan penjelasan terkait kejadian yang terjadi pada tanggal 30 Desember 2021 di area parkir gedung kami yang bersebelahan dengan gedung PT. XYZ. Pada saat itu, salah satu karyawan PT. ABC yang bernama Bpk. Siti, tidak sengaja menabrak kendaraan milik PT. XYZ yang terparkir di area parkir tersebut. Kami telah melakukan investigasi internal dan menemukan bahwa Bpk. Siti sedang dalam keadaan tergesa-gesa dan kurang berhati-hati. Kami memohon maaf atas kejadian tersebut dan telah menindaklanjuti dengan memberikan sanksi kepada Bpk. Siti. Kami juga telah memperbaiki kerusakan pada kendaraan milik PT. XYZ dan mengganti semua biaya yang diperlukan. Sekali lagi, kami mohon maaf atas kejadian tersebut dan berharap dapat menjaga hubungan baik antara PT. ABC dan PT. XYZ. Terima kasih. Hormat kami, Bpk. Ali Direktur PT. ABC Contoh 2: CV. XYZ Jl. Sudirman No. 456 Telp: (021) 789012 Email: [email protected] Jakarta, 1 Februari 2022 Kepada, Ibu Ani HRD PT. ABC Jl. Merdeka No. 123 Telp: (021) 123456 Email: [email protected] Perihal: Surat Penjelasan Tunjuk Sebab Dengan hormat, Saya, Bpk. Budi selaku karyawan CV. XYZ, ingin memberikan penjelasan terkait kejadian yang terjadi pada tanggal 25 Januari 2022 di area parkir gedung kami yang bersebelahan dengan gedung PT. ABC. Pada saat itu, saya secara tidak sengaja menabrak kendaraan milik salah satu karyawan PT. ABC yang terparkir di area parkir tersebut. Saya telah meminta maaf kepada karyawan tersebut dan telah menindaklanjuti dengan memberikan ganti rugi atas kerusakan yang terjadi. Saya sangat menyesal atas kejadian tersebut dan berharap dapat menjaga hubungan baik antara CV. XYZ dan PT.