Surat penjelasan merupakan salah satu jenis surat yang sering digunakan dalam berbagai keperluan, baik dalam dunia bisnis maupun personal. Surat ini digunakan untuk memberikan penjelasan atau keterangan mengenai suatu hal kepada pihak yang membutuhkan.
Pengertian Surat Penjelasan
Surat penjelasan adalah surat yang berisi penjelasan atau keterangan mengenai suatu hal yang diberikan kepada pihak yang membutuhkan. Surat ini dapat digunakan dalam berbagai keperluan, baik dalam dunia bisnis maupun personal.
Fungsi dan Tujuan Surat Penjelasan
Surat penjelasan memiliki beberapa fungsi dan tujuan, di antaranya:
- Memberikan penjelasan atau keterangan mengenai suatu hal
- Menjelaskan suatu kejadian atau peristiwa yang terjadi
- Memberikan klarifikasi mengenai suatu hal yang belum jelas
- Menjelaskan kebijakan atau aturan yang berlaku
- Menjelaskan prosedur atau tahapan dalam suatu proses
Format Surat Penjelasan
Surat penjelasan memiliki format yang dapat diikuti sebagai berikut:
- Header surat, berisi tanggal pembuatan surat, alamat pengirim dan penerima, serta nomor surat
- Salutation, yaitu pembukaan surat dengan menyebutkan nama atau jabatan penerima
- Isi surat, berisi penjelasan atau keterangan mengenai suatu hal
- Closing, berisi penutup surat dengan ucapan terima kasih atau harapan
- Signature, berisi tanda tangan pengirim surat
Contoh Surat Penjelasan
Berikut adalah contoh surat penjelasan yang dapat digunakan dalam berbagai keperluan:
Contoh Surat Penjelasan Pertama
Surabaya, 10 Januari 2022
Hal: Penjelasan mengenai pengiriman barang
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Penerima
Di Tempat
Dengan hormat,
Kami dari PT. XYZ ingin memberikan penjelasan mengenai pengiriman barang yang seharusnya tiba pada tanggal 5 Januari 2022 kemarin. Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi.
Setelah kami melakukan pengecekan dengan pihak ekspedisi, ternyata terdapat kendala dalam pengiriman yang menyebabkan keterlambatan. Namun, kami dapat memastikan bahwa barang akan tiba dalam waktu dekat dan kami akan memberikan informasi lebih lanjut mengenai status pengiriman.
Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi dan terima kasih atas kerja sama yang baik.
Hormat kami,
PT. XYZ
Contoh Surat Penjelasan Kedua
Jakarta, 15 Februari 2022
Hal: Klarifikasi mengenai kebijakan kantor
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Karyawan
Di Tempat
Dengan hormat,
Kami dari PT. ABC ingin memberikan klarifikasi mengenai kebijakan yang baru saja dikeluarkan oleh perusahaan. Kami memahami bahwa beberapa karyawan mungkin masih merasa bingung dan memerlukan penjelasan lebih lanjut.
Sehubungan dengan itu, kami ingin menjelaskan bahwa kebijakan tersebut telah diputuskan setelah melalui beberapa pertimbangan dan evaluasi. Tujuan dari kebijakan tersebut adalah untuk meningkatkan kinerja perusahaan dan memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan.
Kami akan menyelenggarakan briefing mengenai kebijakan tersebut pada tanggal 20 Februari 2022 mendatang. Kami harap Bapak/Ibu dapat hadir dalam acara tersebut dan memperoleh penjelasan lebih lanjut dari pihak manajemen.
Terima kasih atas perhatian dan kerja sama yang baik.
Hormat kami,
PT. ABC
FAQs
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan mengenai surat penjelasan:
1. Bagaimana cara membuat surat penjelasan yang baik dan benar?
Untuk membuat surat penjelasan yang baik dan benar, pastikan Anda memiliki informasi yang lengkap dan jelas mengenai hal yang akan dijelaskan. Selain itu, gunakan bahasa yang sopan dan mudah dipahami oleh pihak yang menerima surat. Gunakan format yang sesuai dengan standar surat bisnis dan jangan lupa untuk mencantumkan nomor surat dan tanggal pembuatan surat.
2. Apa saja kegunaan surat penjelasan dalam dunia bisnis?
Surat penjelasan memiliki banyak kegunaan dalam dunia bisnis, di antaranya untuk memberikan penjelasan mengenai produk atau layanan, meminta klarifikasi mengenai suatu hal, menjelaskan kebijakan atau aturan yang berlaku, serta memberikan informasi mengenai suatu kejadian atau peristiwa dalam perusahaan.
3. Apakah surat penjelasan dapat dikirim melalui email?
Ya, surat penjelasan dapat dikirim melalui email dengan format yang sesuai dengan standar surat bisnis. Namun, pastikan Anda telah mendapatkan persetujuan dari pihak yang akan menerima surat melalui email.
4. Apakah surat penjelasan harus menggunakan bahasa formal?
Surat penjelasan sebaiknya menggunakan bahasa yang sopan dan mudah dipahami oleh pihak yang menerima surat. Namun, tidak harus menggunakan bahasa formal, tergantung pada keperluan dan target pembaca surat.
5. Kapan waktu yang tepat untuk membuat surat penjelasan?
Surat penjelasan dapat dibuat pada saat diperlukan, misalnya untuk memberikan penjelasan mengenai suatu hal yang belum jelas atau memberikan klarifikasi mengenai suatu hal yang sedang dipertanyakan. Sebaiknya, surat penjelasan dibuat secepat mungkin setelah kejadian atau peristiwa yang memerlukan penjelasan terjadi.
6. Apa saja unsur yang harus ada dalam surat penjelasan?
Unsur yang harus ada dalam surat penjelasan antara lain header surat, salutation, isi surat, closing, dan signature. Selain itu, pastikan juga mencantumkan nomor surat dan tanggal pembuatan surat.
7. Apakah surat penjelasan dapat digunakan untuk mengajukan permohonan?
Tidak, surat penjelasan tidak dapat digunakan untuk mengajukan permohonan. Surat ini hanya digunakan untuk memberikan penjelasan atau keterangan mengenai suatu hal.
8. Apakah surat penjelasan harus dicetak menggunakan kertas bergaris?
Tidak, surat penjelasan tidak harus dicetak menggunakan kertas bergaris. Namun, pastikan kualitas kertas yang digunakan cukup baik dan mudah dibaca oleh pihak yang menerima surat.
9. Apakah surat penjelasan harus ditandatangani oleh atasan atau pimpinan perusahaan?
Tidak selalu harus ditandatangani oleh atasan atau pimpinan perusahaan. Yang penting adalah surat penjelasan tersebut memiliki tanda tangan dari pengirim surat sebagai bukti keaslian surat.