Surat Penolakan Sponsorship: Mengapa Dan Bagaimana?

Bagi sebagian besar perusahaan, sponsorship atau dukungan finansial dari perusahaan lain adalah hal yang sangat diinginkan. Namun, terkadang ada juga situasi di mana perusahaan harus menolak tawaran sponsorship. Mungkin karena alasan strategis, finansial, atau karena alasan lainnya. Dalam situasi seperti ini, ada satu dokumen yang harus disiapkan dengan seksama, yaitu surat penolakan sponsorship.

Pengertian Surat Penolakan Sponsorship

Surat penolakan sponsorship adalah surat resmi yang berisi penolakan atas tawaran sponsorship yang diberikan oleh perusahaan atau pihak lain. Surat ini harus disiapkan dengan jelas dan teratur, serta harus mengandung alasan yang jelas mengapa perusahaan harus menolak tawaran tersebut. Tujuan dari surat ini adalah untuk memberitahu pihak yang menawarkan sponsorship bahwa perusahaan tidak dapat menerima tawaran tersebut.

Fungsi Surat Penolakan Sponsorship

Surat penolakan sponsorship memiliki beberapa fungsi, di antaranya:

Memberikan informasi yang jelas dan terperinci mengenai alasan penolakan tawaran sponsorship.
Menjaga hubungan baik antara perusahaan dan pihak yang menawarkan sponsorship.
Memperlihatkan bahwa perusahaan memiliki standar dan prinsip yang jelas mengenai sponsorship.
Menjaga reputasi perusahaan.

Tujuan Surat Penolakan Sponsorship

Tujuan utama dari surat penolakan sponsorship adalah untuk memberitahu pihak yang menawarkan sponsorship bahwa perusahaan tidak dapat menerima tawaran tersebut. Namun, selain itu, surat ini juga memiliki tujuan lain, yaitu:

Menjaga hubungan baik dengan pihak yang menawarkan sponsorship.
Memberikan penjelasan yang jelas dan terperinci mengenai alasan penolakan.
Menjaga reputasi perusahaan.

Format Surat Penolakan Sponsorship

Surat penolakan sponsorship harus disiapkan dengan format yang jelas dan teratur. Berikut ini adalah beberapa bagian yang harus ada dalam surat penolakan sponsorship:

Header: Bagian ini berisi informasi mengenai perusahaan yang menolak tawaran sponsorship. Biasanya header berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email.
Tanggal: Tanggal penulisan surat.
Kepada: Nama dan alamat pihak yang menawarkan sponsorship.
Salutation: Kalimat pembuka yang sopan, seperti “Kepada Yth.”
Isi surat: Bagian ini berisi penjelasan mengenai alasan penolakan sponsorship. Isi surat harus jelas dan teratur, serta harus memberikan penjelasan yang cukup mengenai alasan penolakan.
Penutup: Kalimat penutup yang sopan, seperti “Hormat kami,”
Tanda tangan: Tanda tangan dan nama pejabat perusahaan yang berwenang.
Lampiran: Lampiran-lampiran yang relevan (jika ada).

Contoh Surat Penolakan Sponsorship

Berikut ini adalah contoh surat penolakan sponsorship yang baik dan benar:

Contoh Surat Penolakan Sponsorship 1:

Perusahaan ABC

Jalan Raya No. 123

Tangerang

Telepon: (021) 123456

Email: [email protected]

Tanggal: 20 Januari 2021

Kepada:

Nam Pihak yang Menawarkan Sponsorship

Jalan Raya No. 456

Jakarta

Assalamualaikum wr.wb.

Kami dari Perusahaan ABC mengucapkan terima kasih atas tawaran sponsorship yang telah diberikan kepada kami. Namun, setelah melakukan pertimbangan yang matang, kami harus menolak tawaran tersebut. Kami meminta maaf atas ketidaknyamanan ini dan berharap dapat menjalin hubungan yang baik dengan pihak yang menawarkan sponsorship.

Alasan kami menolak tawaran sponsorship adalah karena saat ini kami sedang fokus pada pengembangan produk baru yang membutuhkan investasi besar. Kami berharap dapat memperoleh dukungan finansial untuk pengembangan produk kami dari sumber lain. Sekali lagi, kami meminta maaf atas ketidaknyamanan ini dan berharap dapat menjalin hubungan yang baik dengan pihak yang menawarkan sponsorship.

Hormat kami,

Tony Stark

Direktur Utama Perusahaan ABC

Contoh Surat Penolakan Sponsorship 2:

Perusahaan XYZ

Jalan Sudirman No. 456

Jakarta

Telepon: (021) 7890123

Email: [email protected]

Tanggal: 20 Januari 2021

Kepada:

Nam Pihak yang Menawarkan Sponsorship

Jalan Raya No. 123

Tangerang

Halo,

Kami dari Perusahaan XYZ mengucapkan terima kasih atas tawaran sponsorship yang telah diberikan kepada kami. Kami menghargai kepercayaan yang diberikan kepada kami. Namun, setelah melakukan pertimbangan yang matang, kami harus menolak tawaran tersebut.

Alasan kami menolak tawaran sponsorship adalah karena kami sedang fokus pada pengembangan proyek yang saat ini sedang kami kerjakan. Kami membutuhkan sumber daya yang tersedia untuk memastikan bahwa proyek kami dapat diselesaikan dengan baik dan sesuai dengan target yang telah ditetapkan. Kami berharap dapat menjalin hubungan yang baik dengan pihak yang menawarkan sponsorship, meski kami harus menolak tawaran tersebut.

Terima kasih atas pengertian dan dukungan Anda.

Hormat kami,

John Doe

Direktur Utama Perusahaan XYZ

FAQs tentang Surat Penolakan Sponsorship

Berikut ini adalah beberapa pertanyaan seputar surat penolakan sponsorship:

Apakah surat penolakan sponsorship selalu harus disiapkan dengan format yang sama?
Ya, ada format standar yang harus diikuti saat menulis surat penolakan sponsorship.
Apakah harus memberikan alasan yang jelas dalam surat penolakan sponsorship?
Ya, memberikan alasan yang jelas dan terperinci adalah penting untuk menjaga hubungan yang baik dengan pihak yang menawarkan sponsorship.
Apakah surat penolakan sponsorship harus dikirim dalam bentuk surat resmi?
Ya, surat penolakan sponsorship harus dikirim dalam bentuk surat resmi.
Apakah surat penolakan sponsorship harus ditandatangani oleh pimpinan perusahaan?
Ya, surat penolakan sponsorship harus ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang berwenang.