Surat penundaan pembayaran atau juga dikenal dengan istilah surat keringanan pembayaran, merupakan salah satu surat yang sering digunakan dalam dunia bisnis. Surat ini biasanya digunakan oleh pihak yang memiliki keterlambatan dalam membayar tagihan, sehingga membutuhkan kesepakatan dengan pihak lainnya untuk menunda pembayaran.
Pengertian Surat Penundaan Pembayaran
Surat penundaan pembayaran merupakan surat formal yang berisi permohonan untuk menunda pembayaran atas tagihan yang harus dibayar dalam waktu tertentu. Surat ini biasanya dikirimkan oleh pihak yang memiliki keterlambatan dalam pembayaran, kepada pihak yang menagih tagihan.
Fungsi dan Tujuan Surat Penundaan Pembayaran
Surat penundaan pembayaran memiliki beberapa fungsi dan tujuan yang sangat penting dalam dunia bisnis, di antaranya:
- Memberikan kesempatan bagi pihak yang memiliki keterlambatan dalam pembayaran, untuk menunda pembayaran dalam waktu yang ditentukan.
- Menjaga hubungan baik antara pihak yang memiliki keterlambatan dalam pembayaran dengan pihak yang menagih tagihan.
- Membuat kesepakatan yang jelas dan transparan, sehingga tidak terjadi kesalahpahaman atau sengketa di kemudian hari.
- Memperlihatkan sikap profesional dan bertanggung jawab dalam menghadapi masalah pembayaran.
Format Surat Penundaan Pembayaran
Setiap surat memiliki format yang berbeda-beda, termasuk surat penundaan pembayaran. Namun secara umum, format surat ini terdiri dari:
- Header surat, yang berisi nama dan alamat pengirim serta penerima.
- Isi surat, yang berisi permohonan untuk menunda pembayaran, alasan keterlambatan pembayaran, dan waktu penundaan pembayaran yang diajukan.
- Tanda tangan, yang menandakan kesepakatan dari kedua belah pihak.
Contoh Surat Penundaan Pembayaran
Berikut ini adalah dua contoh surat penundaan pembayaran yang dapat dijadikan referensi:
Contoh Surat Penundaan Pembayaran 1
PT. ABC
Jalan Raya No. 123
Jakarta Selatan
Kepada Yth,
PT. XYZ
Jalan Merdeka No. 456
Jakarta Pusat
Dengan hormat,
Kami dari PT. ABC ingin menyampaikan permohonan penundaan pembayaran atas tagihan yang tertera pada faktur nomor 1234, dengan rincian sebagai berikut:
- Nomor Faktur: 1234
- Tanggal Faktur: 1 Januari 2021
- Nominal Tagihan: Rp 50.000.000,-
- Waktu Pembayaran: 1 Februari 2021
Kami mengalami kendala dalam pembayaran tagihan ini dikarenakan adanya masalah keuangan yang tidak terduga. Oleh karena itu, kami ingin meminta kesediaan dari PT. XYZ untuk menunda pembayaran tagihan ini hingga tanggal 1 Maret 2021.
Kami memohon maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi, dan kami berharap dapat menjaga hubungan bisnis yang baik dengan PT. XYZ.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. ABC
(……………………………….)
Direktur Utama PT. ABC
Contoh Surat Penundaan Pembayaran 2
PT. EFG
Jalan Sudirman No. 789
Bandung
Kepada Yth,
PT. HIJ
Jalan Asia Afrika No. 101
Bandung
Dengan hormat,
Kami dari PT. EFG ingin menyampaikan permohonan penundaan pembayaran atas tagihan yang tertera pada faktur nomor 5678, dengan rincian sebagai berikut:
- Nomor Faktur: 5678
- Tanggal Faktur: 1 Februari 2021
- Nominal Tagihan: Rp 100.000.000,-
- Waktu Pembayaran: 1 Maret 2021
Kami mengalami kendala dalam pembayaran tagihan ini dikarenakan adanya perubahan bisnis yang berdampak pada keuangan perusahaan kami. Oleh karena itu, kami ingin meminta kesediaan dari PT. HIJ untuk menunda pembayaran tagihan ini hingga tanggal 1 April 2021.
Kami berharap dapat menjaga hubungan bisnis yang baik dengan PT. HIJ, dan kami siap untuk membicarakan lebih lanjut terkait masalah ini.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. EFG
(……………………………….)
Direktur Utama PT. EFG
FAQs (Frequently Asked Questions)
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan terkait surat penundaan pembayaran:
- Apakah surat penundaan pembayaran dapat menunda sanksi keterlambatan pembayaran?
Surat penundaan pembayaran dapat membantu untuk menunda pembayaran, namun tidak menunda sanksi keterlambatan pembayaran. Oleh karena itu, sebaiknya pihak yang mengalami keterlambatan pembayaran segera menghubungi pihak yang menagih tagihan untuk melakukan negosiasi terkait sanksi keterlambatan. - Apakah surat penundaan pembayaran dapat menunda waktu tenggat pembayaran?
Surat penundaan pembayaran dapat membantu untuk menunda waktu tenggat pembayaran, namun harus disepakati oleh kedua belah pihak. Sebaiknya pihak yang mengalami keterlambatan pembayaran segera menghubungi pihak yang menagih tagihan untuk melakukan negosiasi terkait waktu tenggat pembayaran. - Apakah surat penundaan pembayaran dapat dijadikan bukti legal dalam persidangan?
Surat penundaan pembayaran dapat dijadikan bukti legal dalam persidangan, asalkan memenuhi syarat dan ketentuan yang berlaku.
Kesimpulan
Surat penundaan pembayaran merupakan surat penting yang dapat membantu dalam menyelesaikan masalah keterlambatan pembayaran. Dengan format dan isi surat yang jelas, surat ini dapat membantu untuk menjaga hubungan bisnis yang baik antara kedua belah pihak. Namun, sebaiknya surat ini digunakan sebagai solusi akhir dan sebaiknya pihak yang mengalami keterlambatan pembayaran segera menghubungi pihak yang menagih tagihan untuk melakukan negosiasi terkait pembayaran.