Surat penunjukan bendahara adalah sebuah surat yang berfungsi sebagai tanda pengakuan resmi dari sebuah organisasi atau lembaga terhadap seseorang yang ditunjuk sebagai bendahara. Biasanya, surat ini dihasilkan oleh pimpinan organisasi tersebut dan bersifat formal.

Fungsi Surat Penunjukan Bendahara

Surat penunjukan bendahara memiliki beberapa fungsi penting, antara lain:

  1. Sebagai bukti resmi dari sebuah organisasi atau lembaga bahwa seseorang telah ditunjuk sebagai bendahara.
  2. Sebagai acuan bagi bendahara dalam melaksanakan tugasnya.
  3. Sebagai acuan bagi pihak internal dan eksternal organisasi dalam mengenali bendahara yang telah ditunjuk.
  4. Sebagai jaminan keamanan bagi organisasi dalam hal terjadi masalah atau kesalahan keuangan yang dilakukan oleh bendahara.

Tujuan Surat Penunjukan Bendahara

Surat penunjukan bendahara memiliki tujuan yang jelas, yaitu:

  1. Menunjukkan secara resmi bahwa seseorang telah ditunjuk sebagai bendahara.
  2. Menjelaskan tugas dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan oleh bendahara.
  3. Menjaga keamanan dan kepercayaan organisasi terhadap bendahara yang telah ditunjuk.
  4. Memudahkan dalam hal monitoring dan pengawasan terhadap tugas dan kinerja bendahara.

Format Surat Penunjukan Bendahara

Format surat penunjukan bendahara haruslah bersifat formal dan jelas. Adapun format yang umumnya digunakan, antara lain:

  1. Header surat, berisi nama atau logo organisasi, alamat, nomor telepon, dan email.
  2. Bagian pembuka, berisi tanggal pembuatan surat, nama lengkap bendahara yang ditunjuk, dan jabatan yang diemban.
  3. Bagian isi, berisi penjelasan tentang tugas dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan oleh bendahara, serta batasan wewenang yang dimilikinya.
  4. Bagian penutup, berisi ucapan terima kasih dari pimpinan organisasi dan tanda tangan.

Contoh Surat Penunjukan Bendahara

Berikut adalah contoh surat penunjukan bendahara yang dapat dijadikan sebagai referensi:

Contoh 1

Surat Penunjukan Bendahara

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Budi Setiawan

Jabatan: Ketua Organisasi

Dengan ini menunjuk:

Nama: Dewi Susanti

Jabatan: Bendahara

Untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab sebagai bendahara pada Organisasi XYZ. Tugas dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan oleh bendahara meliputi:

  1. Melakukan pengelolaan keuangan organisasi.
  2. Melakukan pembukuan keuangan organisasi.
  3. Melaporkan realisasi keuangan bulanan dan tahunan kepada pimpinan organisasi.
  4. Mengelola dan mempertanggungjawabkan semua sumber daya keuangan organisasi.

Adapun batasan wewenang dari bendahara adalah:

  1. Tidak boleh mengeluarkan dana organisasi tanpa seizin pimpinan organisasi.
  2. Tidak boleh menggunakan dana organisasi untuk kepentingan pribadi.
  3. Tidak boleh melakukan transaksi keuangan tanpa pencatatan dalam buku kas dan buku bank.

Demikian surat penunjukan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Hormat kami,

Ketua Organisasi,

Budi Setiawan

Contoh 2

Surat Penunjukan Bendahara

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Ani Wijayanti

Jabatan: Direktur Utama

Dengan ini menunjuk:

Nama: Hadi Santoso

Jabatan: Bendahara

Untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab sebagai bendahara pada PT. ABC. Tugas dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan oleh bendahara meliputi:

  1. Melakukan pengelolaan keuangan perusahaan.
  2. Melakukan pembukuan keuangan perusahaan.
  3. Mengelola dan mempertanggungjawabkan semua sumber daya keuangan perusahaan.
  4. Melakukan analisis keuangan dan memberikan laporan keuangan bulanan dan tahunan kepada pimpinan perusahaan.

Adapun batasan wewenang dari bendahara adalah:

  1. Tidak boleh mengeluarkan dana perusahaan tanpa seizin pimpinan perusahaan.
  2. Tidak boleh menggunakan dana perusahaan untuk kepentingan pribadi.
  3. Tidak boleh melakukan transaksi keuangan tanpa pencatatan dalam buku kas dan buku bank.

Demikian surat penunjukan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Hormat kami,

Direktur Utama,

Ani Wijayanti

FAQs Tentang Surat Penunjukan Bendahara

Apa yang dimaksud dengan surat penunjukan bendahara?

Surat penunjukan bendahara adalah sebuah surat yang berfungsi sebagai tanda pengakuan resmi dari sebuah organisasi atau lembaga terhadap seseorang yang ditunjuk sebagai bendahara.

Siapa yang dapat ditunjuk sebagai bendahara?

Siapa saja bisa ditunjuk sebagai bendahara, asalkan memiliki kemampuan dan pengetahuan yang memadai dalam mengelola keuangan.

Apakah surat penunjukan bendahara bersifat wajib?

Tidak ada aturan yang menyatakan bahwa surat penunjukan bendahara adalah hal yang wajib. Namun, surat ini sangat penting untuk menjaga keamanan dan kepercayaan organisasi terhadap bendahara yang telah ditunjuk.

Bagaimana jika tidak membuat surat penunjukan bendahara?

Jika tidak membuat surat penunjukan bendahara, maka akan sulit bagi organisasi dalam melakukan monitoring dan pengawasan terhadap tugas dan kinerja bendahara. Selain itu, jika terjadi masalah atau kesalahan keuangan yang dilakukan oleh bendahara, maka organisasi tidak memiliki bukti resmi yang dapat dijadikan sebagai acuan.

Apa yang harus dilakukan jika bendahara melakukan kesalahan keuangan?

Jika bendahara melakukan kesalahan keuangan, maka organisasi harus segera mengambil tindakan untuk memperbaiki kesalahan tersebut. Selain itu, organisasi juga harus melakukan evaluasi terhadap tugas dan tanggung jawab bendahara, serta melakukan monitoring dan pengawasan yang lebih ketat.

Apakah surat penunjukan bendahara harus diketahui oleh semua anggota organisasi?

Tidak harus diketahui oleh semua anggota organisasi, namun setidaknya surat ini harus diketahui oleh pihak internal dan eksternal organisasi yang terkait dengan keuangan.

Apakah format surat penunjukan bendahara dapat diubah?

Ya, format surat penunjukan bendahara dapat diubah sesuai dengan kebutuhan organis