Surat penyerahan kunci pejabat merupakan surat resmi yang berisi tentang penyerahan kunci dari pejabat yang akan meninggalkan jabatannya kepada pejabat yang akan menggantikan. Surat ini biasanya digunakan pada instansi pemerintah, baik pusat maupun daerah, serta perusahaan swasta.
Fungsi Surat Penyerahan Kunci Pejabat
Surat penyerahan kunci pejabat memiliki beberapa fungsi, di antaranya:
- Sebagai bukti resmi atas penyerahan kunci dari pejabat lama kepada pejabat baru
- Sebagai langkah awal untuk memastikan keamanan dan kelancaran tugas pejabat yang baru
- Sebagai alat untuk memastikan bahwa kunci-kunci yang terkait dengan jabatan sudah diserahkan dengan lengkap
Tujuan Surat Penyerahan Kunci Pejabat
Tujuan dari surat penyerahan kunci pejabat adalah untuk memastikan bahwa:
- Proses serah terima kunci dilakukan secara resmi dan terdokumentasi dengan baik
- Pejabat yang baru mendapatkan seluruh kunci yang diperlukan untuk menjalankan tugasnya dengan baik
- Pejabat yang lama tidak lagi memiliki kewenangan untuk mengakses ruangan atau area yang terkait dengan jabatannya
Format Surat Penyerahan Kunci Pejabat
Surat penyerahan kunci pejabat harus disusun dengan format yang benar dan sesuai dengan standar surat resmi. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun surat penyerahan kunci pejabat adalah:
- Penulisan nomor surat dan tanggal surat
- Pembukaan surat dengan menyebutkan kepada siapa surat ini ditujukan
- Isi surat yang menjelaskan secara jelas tentang penyerahan kunci dari pejabat lama kepada pejabat baru
- Penutup surat yang berisi ucapan terima kasih dari pejabat lama kepada pejabat baru
- Tanda tangan pejabat lama dan cap instansi
Contoh Surat Penyerahan Kunci Pejabat
Berikut ini adalah contoh surat penyerahan kunci pejabat:
Contoh Surat Penyerahan Kunci Pejabat 1
No. : 123/SPKP/2021
Tanggal : 12 Januari 2021
Kepada Yth.
Kepala Bagian Keuangan
PT XYZ
Di tempat
Dengan hormat,
Sesuai dengan ketentuan yang berlaku, dengan ini saya sebagai pejabat lama dari Bagian Keuangan PT XYZ, menyerahkan kunci-kunci yang terkait dengan jabatan saya, yaitu:
- Kunci ruangan Bagian Keuangan
- Kunci mobil dinas
- Kunci lemari arsip
Semua kunci tersebut saya serahkan kepada pejabat baru dari Bagian Keuangan, yaitu Bapak/Ibu ZZZ. Saya berharap agar pejabat baru dapat menjaga dan memanfaatkan kunci-kunci tersebut dengan sebaik-baiknya untuk kepentingan perusahaan.
Demikian surat penyerahan kunci pejabat ini saya buat dengan sebenarnya dan dapat menjadi bukti resmi atas penyerahan kunci dari saya kepada pejabat baru. Terima kasih atas kerjasama dan dukungan selama ini.
Hormat saya,
Nama Pejabat Lama
Contoh Surat Penyerahan Kunci Pejabat 2
No. : 456/SPKP/2021
Tanggal : 15 Maret 2021
Kepada Yth.
Kepala Dinas Pendidikan
Kota Surabaya
Di tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, saya selaku pejabat lama dari Dinas Pendidikan Kota Surabaya, menyerahkan kunci-kunci yang terkait dengan jabatan saya, yaitu:
- Kunci ruangan Kantor Dinas Pendidikan
- Kunci mobil dinas
- Kunci gudang arsip
Semua kunci tersebut saya serahkan kepada pejabat baru dari Dinas Pendidikan, yaitu Bapak/Ibu AAA. Saya berharap agar pejabat baru dapat menjaga dan memanfaatkan kunci-kunci tersebut dengan sebaik-baiknya untuk kelancaran tugas-tugas di Dinas Pendidikan.
Demikian surat penyerahan kunci pejabat ini saya buat dengan sebenarnya dan dapat menjadi bukti resmi atas penyerahan kunci dari saya kepada pejabat baru. Terima kasih atas kerjasama dan dukungan selama ini.
Hormat saya,
Nama Pejabat Lama
FAQs (Frequently Asked Questions)
Apa itu surat penyerahan kunci pejabat?
Surat penyerahan kunci pejabat adalah surat resmi yang berisi tentang penyerahan kunci dari pejabat yang akan meninggalkan jabatannya kepada pejabat yang akan menggantikan.
Siapa yang biasanya menggunakan surat penyerahan kunci pejabat?
Surat penyerahan kunci pejabat biasanya digunakan pada instansi pemerintah, baik pusat maupun daerah, serta perusahaan swasta.
Apa fungsi dari surat penyerahan kunci pejabat?
Surat penyerahan kunci pejabat memiliki beberapa fungsi, di antaranya sebagai bukti resmi atas penyerahan kunci dari pejabat lama kepada pejabat baru dan sebagai alat untuk memastikan bahwa kunci-kunci yang terkait dengan jabatan sudah diserahkan dengan lengkap.
Apa tujuan dari surat penyerahan kunci pejabat?
Tujuan dari surat penyerahan kunci pejabat adalah untuk memastikan bahwa proses serah terima kunci dilakukan secara resmi dan terdokumentasi dengan baik, pejabat yang baru mendapatkan seluruh kunci yang diperlukan untuk menjalankan tugasnya dengan baik, dan pejabat yang lama tidak lagi memiliki kewenangan untuk mengakses ruangan atau area yang terkait dengan jabatannya.
Bagaimana format dari surat penyerahan kunci pejabat?
Surat penyerahan kunci pejabat harus disusun dengan format yang benar dan sesuai dengan standar surat resmi. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun surat penyerahan kunci pejabat adalah penulisan nomor surat dan tanggal surat, pembukaan surat dengan menyebutkan kepada siapa surat ini ditujukan, isi surat yang menjelaskan secara jelas tentang penyerahan kunci dari pejabat lama kepada pejabat baru, penutup surat yang berisi ucapan terima kasih dari pejabat lama kepada pejabat baru, dan tanda tangan pejabat lama dan cap instansi.
Apa saja yang harus disebutkan dalam surat penyerahan kunci pejabat?
Dalam surat penyerahan kunci pejabat harus disebutkan secara jelas tentang penyerahan kunci dari pejabat lama kepada pejabat baru, serta kunci-kunci yang diserahkan.
Siapa yang menandatangani surat penyerahan kunci pejabat?
Surat penyerahan kunci pejabat ditandatangani oleh pejabat lama dan dilengkapi dengan cap instansi.