Surat penyerahan tugas sementara adalah surat resmi yang digunakan untuk memberikan tanggung jawab sementara kepada seseorang atau departemen tertentu dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Surat ini biasanya dikeluarkan ketika seseorang yang bertanggung jawab atas suatu tugas atau proyek sedang tidak hadir atau tidak dapat menyelesaikan tugas tersebut karena alasan tertentu.

Fungsi dan Tujuan Surat Penyerahan Tugas Sementara

Fungsi utama dari surat penyerahan tugas sementara adalah untuk memberikan tanggung jawab atau wewenang sementara kepada seseorang atau departemen tertentu dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Surat ini juga membantu untuk memastikan bahwa tugas atau proyek yang sedang berjalan dapat diselesaikan dengan lancar meskipun orang yang bertanggung jawab sedang tidak hadir.

Tujuan dari surat penyerahan tugas sementara adalah untuk memastikan bahwa tanggung jawab tersebut diberikan kepada orang yang tepat dan kompeten untuk menyelesaikan tugas atau proyek tersebut dengan baik. Selain itu, surat ini juga dapat menunjukkan bahwa organisasi atau perusahaan memiliki prosedur yang jelas dan sistematis dalam mengatasi situasi seperti ini.

Format Surat Penyerahan Tugas Sementara

Surat penyerahan tugas sementara harus ditulis dengan format resmi dan lengkap dengan detail yang diperlukan. Berikut adalah format yang dapat diikuti:

  1. Header surat: Nama perusahaan atau organisasi, alamat, nomor telepon, dan email.
  2. Tanggal surat: Tanggal ketika surat ditulis.
  3. Alamat tujuan: Nama dan alamat departemen atau orang yang bertanggung jawab untuk menerima surat.
  4. Salutasi: Pengantar yang sopan dan sesuai dengan keperluan surat.
  5. Isi surat: Penjelasan singkat tentang tugas atau proyek yang sedang berjalan, alasan mengapa seseorang tidak dapat menyelesaikan tugas tersebut, dan detail tentang orang atau departemen yang akan menerima tanggung jawab sementara.
  6. Tanda tangan: Nama dan jabatan orang yang menulis surat, serta tanggal ketika surat ditandatangani.

Contoh Surat Penyerahan Tugas Sementara

Berikut adalah contoh surat penyerahan tugas sementara yang dapat digunakan sebagai referensi:

Contoh Surat Penyerahan Tugas Sementara 1

Header surat
PT Maju Jaya
Jl. Kebon Jeruk No. 123
Jakarta Barat
Telp: (021) 12345678
Email: [email protected]

Tanggal
20 Januari 2022

Alamat tujuan
Bapak/Ibu Bagian Produksi
PT Maju Jaya
Jl. Kebon Jeruk No. 123
Jakarta Barat

Salutasi
Dengan hormat,

Isi surat
Sehubungan dengan libur panjang Tahun Baru, saya tidak dapat menyelesaikan tugas produksi yang sedang berjalan. Oleh karena itu, saya menyerahkan tanggung jawab sementara kepada departemen produksi untuk menyelesaikan tugas tersebut sampai saya kembali bekerja pada tanggal 27 Januari 2022. Saya yakin bahwa departemen produksi akan menjalankan tugas dengan baik dan menyelesaikannya tepat waktu.

Demikian surat ini saya sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu.

Tanda tangan
Siti Rahayu
Supervisor produksi
20 Januari 2022

Contoh Surat Penyerahan Tugas Sementara 2

Header surat
Yayasan Pendidikan Harapan Baru
Jl. Merdeka No. 321
Surabaya
Telp: (031) 98765432
Email: [email protected]

Tanggal
15 Februari 2022

Alamat tujuan
Bapak/Ibu Bagian Keuangan
Yayasan Pendidikan Harapan Baru
Jl. Merdeka No. 321
Surabaya

Salutasi
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Isi surat
Saya ingin memberitahu bahwa saya akan menunaikan ibadah haji pada bulan Maret nanti. Oleh karena itu, saya menyerahkan tanggung jawab sementara kepada departemen keuangan untuk mengelola keuangan Yayasan Pendidikan Harapan Baru selama saya tidak hadir. Saya yakin bahwa departemen keuangan akan menjalankan tugas dengan baik dan memastikan keuangan Yayasan Pendidikan Harapan Baru tetap terjaga dengan baik.

Demikian surat ini saya sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu.

Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Tanda tangan
Hidayatullah
Ketua Yayasan Pendidikan Harapan Baru
15 Februari 2022

FAQs tentang Surat Penyerahan Tugas Sementara

1. Apa bedanya antara surat penyerahan tugas sementara dan surat penugasan?

Surat penyerahan tugas sementara digunakan untuk memberikan tanggung jawab sementara kepada orang atau departemen tertentu ketika seseorang yang bertanggung jawab atas tugas tersebut tidak hadir atau tidak dapat menyelesaikan tugas tersebut. Sedangkan surat penugasan digunakan untuk memberikan tanggung jawab kepada seseorang untuk menyelesaikan tugas tertentu secara resmi.

2. Apa saja informasi yang harus disertakan dalam surat penyerahan tugas sementara?

Surat penyerahan tugas sementara harus mencakup informasi tentang tugas atau proyek yang sedang berjalan, alasan mengapa seseorang tidak dapat menyelesaikan tugas tersebut, dan detail tentang orang atau departemen yang akan menerima tanggung jawab sementara. Selain itu, surat ini juga harus mencakup tanggal surat ditulis dan tanda tangan orang yang menulis surat.

3. Apakah surat penyerahan tugas sementara harus ditulis dengan format resmi?

Ya, surat penyerahan tugas sementara harus ditulis dengan format resmi dan lengkap dengan detail yang diperlukan.

Kesimpulan

Surat penyerahan tugas sementara adalah surat resmi yang digunakan untuk memberikan tanggung jawab sementara kepada seseorang atau departemen tertentu dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Surat ini sangat penting untuk memastikan bahwa tugas atau proyek yang sedang berjalan dapat diselesaikan dengan lancar meskipun orang yang bertanggung jawab sedang tidak hadir. Dengan mengikuti format yang tepat dan menyertakan detail yang diperlukan, surat penyerahan tugas sementara dapat membantu organisasi atau perusahaan untuk mengatasi situasi seperti ini dengan efektif dan efisien.