Ketika bekerja di sebuah perusahaan, tentu saja ada aturan yang harus diikuti oleh setiap karyawan. Apabila ada karyawan yang tidak mematuhi aturan yang telah ditetapkan, maka pemberian surat peringatan adalah salah satu bentuk tindakan yang dapat dilakukan oleh perusahaan tersebut. Namun, sebelum memberikan surat peringatan, tentu saja ada beberapa hal yang perlu dipahami terlebih dahulu.
Pengertian Surat Peringatan untuk Karyawan
Surat peringatan untuk karyawan adalah salah satu bentuk tindakan yang dilakukan oleh perusahaan terhadap karyawan yang dinilai melanggar aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Surat peringatan ini berisi peringatan kepada karyawan agar memperbaiki perilaku atau kinerjanya agar sesuai dengan aturan yang berlaku.
Fungsi Surat Peringatan untuk Karyawan
Fungsi dari surat peringatan untuk karyawan adalah sebagai tindakan yang diambil oleh perusahaan dalam mengatasi masalah yang timbul akibat adanya pelanggaran aturan. Selain itu, surat peringatan juga berfungsi sebagai tindakan preventif agar karyawan tidak melakukan pelanggaran aturan yang sama di masa depan.
Tujuan Surat Peringatan untuk Karyawan
Tujuan dari surat peringatan untuk karyawan adalah untuk memberikan peringatan kepada karyawan yang melanggar aturan agar memperbaiki perilaku atau kinerjanya. Surat peringatan juga bertujuan untuk memberikan pengingat kepada karyawan tentang pentingnya mematuhi aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Format Surat Peringatan untuk Karyawan
Format surat peringatan untuk karyawan sebaiknya disesuaikan dengan format yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Namun, secara umum, format surat peringatan terdiri dari:
- Nama dan jabatan karyawan yang diberikan surat peringatan
- Isi surat peringatan yang berisi tentang pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan dan peringatan agar karyawan memperbaiki perilaku atau kinerjanya
- Tanggal dikeluarkannya surat peringatan
- Tanda tangan dari pihak yang berwenang
Contoh Surat Peringatan untuk Karyawan
Berikut adalah contoh surat peringatan untuk karyawan:
Contoh Surat Peringatan untuk Karyawan 1
Kepada Yth,
Nama : Andi
Jabatan : Sales
Dalam hal ini kami memberikan surat peringatan kepada Anda. Surat ini diberikan karena Anda telah melanggar aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan terkait dengan tindakan Anda yang tidak etis terhadap pelanggan.
Kami berharap Anda dapat memperbaiki perilaku Anda dan meningkatkan kinerja Anda agar sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Apabila dalam kurun waktu 3 bulan ke depan Anda kembali melakukan pelanggaran yang sama, maka perusahaan akan mengambil tindakan lebih lanjut.
Demikian surat peringatan ini kami berikan, terima kasih.
Contoh Surat Peringatan untuk Karyawan 2
Kepada Yth,
Nama : Budi
Jabatan : Administrasi
Dalam hal ini kami memberikan surat peringatan kepada Anda. Surat ini diberikan karena Anda telah melanggar aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan terkait dengan keterlambatan dalam menyelesaikan pekerjaan.
Kami berharap Anda dapat memperbaiki kinerja Anda agar sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Apabila dalam kurun waktu 1 bulan ke depan Anda kembali melakukan pelanggaran yang sama, maka perusahaan akan mengambil tindakan lebih lanjut.
Demikian surat peringatan ini kami berikan, terima kasih.
FAQs
1. Apa yang harus dilakukan oleh karyawan setelah menerima surat peringatan?
Karyawan yang menerima surat peringatan sebaiknya memperbaiki perilaku atau kinerjanya agar sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Karyawan juga sebaiknya tidak mengulangi pelanggaran yang sama di masa depan.
2. Apakah surat peringatan dapat dihapuskan?
Surat peringatan tidak dapat dihapuskan. Namun, apabila karyawan yang menerima surat peringatan telah memperbaiki perilaku atau kinerjanya dan tidak melakukan pelanggaran yang sama di masa depan, maka surat peringatan tersebut tidak akan dijadikan bahan pertimbangan lagi.
3. Apa yang harus dilakukan oleh perusahaan apabila karyawan tidak memperbaiki perilaku atau kinerjanya setelah menerima surat peringatan?
Apabila karyawan tidak memperbaiki perilaku atau kinerjanya setelah menerima surat peringatan, maka perusahaan dapat mengambil tindakan lebih lanjut seperti memberikan sanksi atau bahkan memberhentikan karyawan tersebut.
4. Berapa lama surat peringatan berlaku?
Masa berlaku surat peringatan tergantung dari aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Namun, secara umum, masa berlaku surat peringatan adalah 3-6 bulan.
5. Apakah surat peringatan harus diberikan secara tertulis?
Sebaiknya surat peringatan diberikan secara tertulis agar ada bukti tertulis mengenai pemberian surat peringatan tersebut. Namun, apabila karyawan telah diingatkan secara lisan dan tidak memperbaiki perilaku atau kinerjanya, maka perusahaan juga dapat memberikan surat peringatan secara lisan.
6. Apakah surat peringatan dapat diberikan secara langsung atau melalui email?
Surat peringatan dapat diberikan secara langsung atau melalui email. Namun, sebaiknya surat peringatan diberikan secara langsung agar karyawan dapat memahami dengan jelas mengenai pelanggaran yang telah dilakukan dan peringatan yang diberikan.
7. Apakah surat peringatan dapat diberikan oleh atasan langsung atau harus melalui HRD?
Surat peringatan dapat diberikan oleh atasan langsung atau melalui HRD tergantung dari aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
8. Apakah surat peringatan dapat diberikan kepada karyawan yang sedang cuti atau tidak masuk kerja?
Surat peringatan dapat diberikan kepada karyawan yang sedang cuti atau tidak masuk kerja. Namun, sebaiknya perusahaan menunggu hingga karyawan tersebut kembali bekerja agar dapat memahami dengan jelas mengenai pelanggaran yang telah dilakukan dan peringatan yang diberikan.
9. Apakah surat peringatan dapat diberikan tanpa ada peringatan sebelumnya?
Sebaiknya perusahaan memberikan peringatan terlebih dahulu kepada karyawan sebelum memberikan surat peringatan. Namun, apabila pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan sangat serius dan berdampak besar bagi perusahaan, maka perusahaan dapat langsung memberikan surat peringatan tanpa ada peringatan sebelumnya.
10. Apakah surat peringatan harus disampaikan dalam bahasa Indonesia?
Sebaiknya surat peringatan disampaikan dalam bahasa Indonesia agar karyawan dapat memahami dengan jelas mengenai pelanggaran yang telah dilakukan dan peringatan yang diberikan. Namun, apabila karyawan memiliki kemampuan bahasa Inggris yang baik, maka surat peringatan juga dapat disampaikan dalam bahasa Inggris.