Apakah kamu seorang pegawai negeri sipil atau karyawan swasta yang sering melakukan perjalanan dinas luar kota? Pasti kamu sudah tidak asing lagi dengan istilah surat perintah dinas luar kota. Surat ini digunakan sebagai bentuk izin resmi dari atasan untuk melakukan perjalanan dinas di luar kota. Namun, apa sebenarnya pengertian, fungsi, tujuan, format, dan contoh dari surat perintah dinas luar kota? Yuk, simak ulasan berikut ini.

Pengertian Surat Perintah Dinas Luar Kota

Surat perintah dinas luar kota adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh atasan kepada bawahannya yang bertujuan untuk memberikan izin melakukan perjalanan dinas di luar kota. Surat ini dibuat untuk memastikan bahwa pegawai atau karyawan yang melakukan perjalanan dinas memenuhi persyaratan dan mendapat izin resmi dari atasan.

Fungsi Surat Perintah Dinas Luar Kota

Surat perintah dinas luar kota memiliki beberapa fungsi, di antaranya:

  1. Memberikan izin resmi dari atasan kepada bawahannya untuk melakukan perjalanan dinas di luar kota.
  2. Menjelaskan tujuan dan keperluan dari perjalanan dinas yang akan dilakukan.
  3. Menjelaskan rincian biaya yang akan dikeluarkan selama perjalanan dinas.
  4. Menjelaskan jadwal atau waktu pelaksanaan perjalanan dinas.

Tujuan Surat Perintah Dinas Luar Kota

Tujuan dari surat perintah dinas luar kota adalah untuk memastikan bahwa perjalanan dinas yang dilakukan oleh pegawai atau karyawan sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan. Selain itu, surat ini juga bertujuan untuk memastikan bahwa perjalanan dinas tersebut dilakukan dengan efektif dan efisien serta sesuai dengan rencana yang telah disusun sebelumnya. Dengan adanya surat perintah dinas luar kota, maka perjalanan dinas dapat dilakukan dengan lebih terstruktur dan teratur.

Format Surat Perintah Dinas Luar Kota

Format surat perintah dinas luar kota biasanya terdiri dari beberapa bagian, di antaranya:

  1. Bagian Pembuka, yaitu bagian yang berisi nomor surat, tanggal surat, dan alamat tujuan surat.
  2. Bagian Isi, yaitu bagian yang berisi tentang tujuan dan keperluan dari perjalanan dinas, rincian biaya yang akan dikeluarkan, jadwal atau waktu pelaksanaan perjalanan dinas, serta tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan selama perjalanan dinas.
  3. Bagian Penutup, yaitu bagian yang berisi ucapan terima kasih dan harapan agar perjalanan dinas dapat dilakukan dengan aman dan lancar.

Contoh Surat Perintah Dinas Luar Kota

Berikut ini adalah contoh surat perintah dinas luar kota:

Contoh 1:

Kepada Yth,

Nama: Budi Santoso
NIP: 123456789
Jabatan: Kepala Departemen Keuangan

Surat Perintah Dinas Luar Kota

Menimbang:

  1. Bahwa untuk kepentingan dinas, perlu dilakukan perjalanan dinas luar kota.
  2. Bahwa pegawai yang bersangkutan memenuhi persyaratan untuk melakukan perjalanan dinas luar kota.

Maka dengan ini diperintahkan kepada:

Nama: Budi Santoso
NIP: 123456789
Jabatan: Kepala Departemen Keuangan

Untuk melakukan perjalanan dinas luar kota ke kota Surabaya pada tanggal 10 Juni 2022 sampai dengan 12 Juni 2022. Tujuan dari perjalanan dinas ini adalah untuk mengikuti rapat koordinasi di kantor cabang perusahaan di Surabaya.

Biaya perjalanan dinas akan ditanggung oleh perusahaan. Selama melakukan perjalanan dinas, pegawai yang bersangkutan diwajibkan untuk menjaga nama baik perusahaan dan melaksanakan tugas dan tanggung jawab dengan baik.

Demikian surat perintah dinas luar kota ini dibuat dengan harapan agar perjalanan dinas dapat dilaksanakan dengan aman dan lancar.

Hormat kami,

Atasan Langsung

Contoh 2:

Kepada Yth,

Nama: Dewi Kartika
NIP: 987654321
Jabatan: Marketing Manager

Surat Perintah Dinas Luar Kota

Menimbang:

  1. Bahwa untuk kepentingan dinas, perlu dilakukan perjalanan dinas luar kota.
  2. Bahwa pegawai yang bersangkutan memenuhi persyaratan untuk melakukan perjalanan dinas luar kota.

Maka dengan ini diperintahkan kepada:

Nama: Dewi Kartika
NIP: 987654321
Jabatan: Marketing Manager

Untuk melakukan perjalanan dinas luar kota ke kota Bali pada tanggal 20 Juni 2022 sampai dengan 25 Juni 2022. Tujuan dari perjalanan dinas ini adalah untuk menghadiri acara pameran produk di Bali.

Biaya perjalanan dinas akan ditanggung oleh perusahaan. Selama melakukan perjalanan dinas, pegawai yang bersangkutan diwajibkan untuk menjaga nama baik perusahaan dan melaksanakan tugas dan tanggung jawab dengan baik.

Demikian surat perintah dinas luar kota ini dibuat dengan harapan agar perjalanan dinas dapat dilaksanakan dengan aman dan lancar.

Hormat kami,

Atasan Langsung

FAQs

1. Apa bedanya surat perintah dinas luar kota dengan surat tugas?

Surat perintah dinas luar kota berfungsi sebagai izin resmi dari atasan untuk melakukan perjalanan dinas di luar kota, sedangkan surat tugas berfungsi sebagai tugas yang diberikan oleh atasan kepada bawahannya untuk melakukan pekerjaan di luar kantor.

2. Apakah surat perintah dinas luar kota wajib dibuat?

Ya, surat perintah dinas luar kota wajib dibuat untuk memastikan bahwa perjalanan dinas yang dilakukan oleh pegawai atau karyawan sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan dan mendapat izin resmi dari atasan.

3. Apa saja yang harus dicantumkan dalam surat perintah dinas luar kota?

Dalam surat perintah dinas luar kota harus mencantumkan nomor surat, tanggal surat, alamat tujuan surat, tujuan dan keperluan dari perjalanan dinas, rincian biaya yang akan dikeluarkan, jadwal atau waktu pelaksanaan perjalanan dinas, serta tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan selama perjalanan dinas.

Kesimpulan

Surat perintah dinas luar kota merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh atasan kepada bawahannya yang bertujuan untuk memberikan izin melakukan perjalanan dinas di luar kota. Surat ini memiliki fungsi untuk memastikan bahwa perjalanan dinas yang dilakukan oleh pegawai atau karyawan sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan dan dilakukan dengan efektif dan efisien serta sesuai dengan rencana yang telah disusun sebelum