Surat perintah kerja (SPK) adalah salah satu dokumen penting dalam suatu perusahaan. Dokumen ini berisi instruksi atau perintah dari pimpinan perusahaan kepada karyawan atau bagian-bagian tertentu untuk melaksanakan tugas atau proyek tertentu. SPK biasanya digunakan untuk mengatur dan mengkoordinasikan kegiatan operasional perusahaan secara lebih terstruktur.
Fungsi Surat Perintah Kerja
Adapun fungsi surat perintah kerja dalam perusahaan adalah sebagai berikut:
- Memberikan instruksi atau perintah secara tertulis kepada karyawan atau bagian-bagian tertentu dalam perusahaan
- Memudahkan pengaturan dan koordinasi kegiatan operasional perusahaan
- Menjaga konsistensi dan standar kualitas dalam pelaksanaan tugas dan proyek
- Memudahkan pelaporan dan evaluasi hasil kerja
Tujuan Surat Perintah Kerja
Tujuan utama dari pembuatan surat perintah kerja adalah untuk memastikan bahwa semua karyawan atau bagian-bagian tertentu dalam perusahaan memiliki pemahaman yang sama mengenai tugas atau proyek tertentu yang harus dilaksanakan. Tujuan lainnya dari SPK adalah:
- Memastikan bahwa tugas atau proyek yang diberikan sesuai dengan kemampuan dan kualifikasi karyawan
- Memastikan bahwa tugas atau proyek tersebut dapat diselesaikan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan
- Memudahkan pengaturan dan pengawasan pelaksanaan tugas atau proyek
- Meminimalkan risiko kesalahan atau kegagalan dalam pelaksanaan tugas atau proyek
Format Surat Perintah Kerja
Format surat perintah kerja dapat bervariasi tergantung pada kebijakan perusahaan. Namun, beberapa elemen yang biasanya terdapat dalam SPK adalah sebagai berikut:
- Header, berisi logo dan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email
- Informasi penerima, berisi nama dan jabatan karyawan atau bagian-bagian tertentu yang menerima perintah kerja
- Informasi pengirim, berisi nama dan jabatan pimpinan perusahaan yang mengeluarkan perintah kerja
- Deskripsi tugas atau proyek yang harus dilaksanakan
- Waktu pelaksanaan tugas atau proyek
- Persyaratan dan standar kualitas yang harus dipenuhi
- Biaya yang ditetapkan untuk pelaksanaan tugas atau proyek
- Penanggung jawab pelaksanaan tugas atau proyek
- Tanda tangan dan cap perusahaan
Contoh Surat Perintah Kerja
Berikut adalah contoh-contoh surat perintah kerja:
Contoh 1
Surat Perintah Kerja
Kepada: Bagian Produksi
Dalam rangka memenuhi permintaan pelanggan, dengan ini diberikan perintah kerja untuk memproduksi 1000 unit produk X sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan. Pelaksanaan tugas harus selesai dalam waktu dua minggu sejak tanggal diterimanya surat ini.
Persyaratan dan standar kualitas yang harus dipenuhi:
- Bahan baku harus memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan oleh perusahaan
- Produk harus diuji terlebih dahulu sebelum dikirimkan ke pelanggan
- Produk harus dikemas dengan rapi dan aman
Biaya yang ditetapkan untuk pelaksanaan tugas ini adalah Rp20.000.000. Penanggung jawab pelaksanaan tugas adalah Bapak A. Tanda tangan dan cap perusahaan terlampir.
Contoh 2
Surat Perintah Kerja
Kepada: Bagian Keuangan
Dalam rangka mempersiapkan laporan keuangan triwulan, dengan ini diberikan perintah kerja untuk melakukan audit internal atas laporan keuangan periode sebelumnya. Pelaksanaan tugas harus selesai dalam waktu satu minggu sejak tanggal diterimanya surat ini.
Persyaratan dan standar kualitas yang harus dipenuhi:
- Audit harus dilakukan secara teliti dan cermat
- Laporan audit harus disusun dengan rapi dan jelas
- Hasil audit harus disampaikan kepada pimpinan perusahaan dalam bentuk presentasi
Biaya yang ditetapkan untuk pelaksanaan tugas ini adalah Rp15.000.000. Penanggung jawab pelaksanaan tugas adalah Ibu B. Tanda tangan dan cap perusahaan terlampir.
FAQs (Frequently Asked Questions)
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan mengenai surat perintah kerja:
1. Apa yang harus dilakukan jika ada kesalahan dalam pelaksanaan tugas atau proyek?
Jika terjadi kesalahan dalam pelaksanaan tugas atau proyek, segera laporkan kepada penanggung jawab pelaksanaan tugas atau proyek. Selanjutnya, pimpinan perusahaan akan mengevaluasi dan menentukan tindakan yang harus diambil.
2. Apa yang harus dilakukan jika ada perubahan dalam tugas atau proyek?
Jika terjadi perubahan dalam tugas atau proyek, segera laporkan kepada penanggung jawab pelaksanaan tugas atau proyek. Selanjutnya, pimpinan perusahaan akan mengevaluasi dan menentukan apakah perlu dilakukan revisi pada surat perintah kerja.
3. Apakah surat perintah kerja dapat digunakan sebagai bukti transaksi keuangan?
Tidak, surat perintah kerja tidak dapat digunakan sebagai bukti transaksi keuangan. Surat perintah kerja hanya berisi instruksi atau perintah untuk melaksanakan tugas atau proyek tertentu.
Kesimpulan
Surat perintah kerja adalah dokumen penting dalam sebuah perusahaan. Dokumen ini berisi instruksi atau perintah dari pimpinan perusahaan kepada karyawan atau bagian-bagian tertentu untuk melaksanakan tugas atau proyek tertentu. Fungsi surat perintah kerja adalah untuk memudahkan pengaturan dan koordinasi kegiatan operasional perusahaan, menjaga konsistensi dan standar kualitas dalam pelaksanaan tugas dan proyek, serta memudahkan pelaporan dan evaluasi hasil kerja. Format surat perintah kerja dapat bervariasi tergantung pada kebijakan perusahaan, namun beberapa elemen yang biasanya terdapat dalam SPK adalah header, informasi penerima dan pengirim, deskripsi tugas atau proyek, waktu pelaksanaan tugas atau proyek, persyaratan dan standar kualitas, biaya yang ditetapkan, penanggung jawab pelaksanaan tugas atau proyek, serta tanda tangan dan cap perusahaan. Contoh-contoh surat perintah kerja dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.