Saat bekerja di instansi pemerintah atau swasta, mungkin kita pernah mendengar istilah Surat Perintah Perjalanan Dinas atau SPPD. Namun, apakah Anda benar-benar memahami apa itu SPPD dan bagaimana cara mengurusnya? Di artikel ini, kita akan membahas secara lengkap mengenai SPPD, mulai dari pengertian, fungsi, tujuan, format, hingga contoh-contoh surat SPPD.
Pengertian SPPD
SPPD atau Surat Perintah Perjalanan Dinas adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah atau swasta kepada pegawainya yang akan melakukan perjalanan dinas ke luar daerah. SPPD berisi perintah dari atasan yang memberi wewenang dan tanggung jawab kepada pegawai tersebut untuk melakukan kegiatan dinas di luar daerah, serta informasi mengenai keperluan, tujuan, dan biaya perjalanan yang ditanggung oleh instansi.
Fungsi dan Tujuan SPPD
SPPD memiliki fungsi dan tujuan yang penting dalam pengaturan kegiatan dinas di instansi. Berikut adalah beberapa fungsi dan tujuan SPPD:
- Sebagai pengendali kegiatan dinas pegawai, sehingga instansi dapat mengawasi dan mengontrol perjalanan pegawai sesuai dengan keperluan dinas yang sah dan sesuai dengan anggaran.
- Sebagai alat kontrol pengeluaran biaya perjalanan dinas, sehingga instansi dapat memastikan penggunaan anggaran yang tepat dan efektif.
- Sebagai alat pertanggungjawaban pegawai dalam melaksanakan kegiatan dinas, sehingga instansi dapat mengevaluasi kinerja pegawai dan memastikan hak dan kewajiban pegawai terpenuhi.
- Sebagai alat pemenuhan kebutuhan administrasi dalam pengarsipan, sehingga instansi dapat memastikan data perjalanan dinas tersimpan dengan baik dan mudah diakses.
Format SPPD
Setiap instansi memiliki format SPPD yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan dan peraturan yang berlaku. Namun, secara umum, format SPPD terdiri dari beberapa bagian sebagai berikut:
- Header SPPD, berisi identitas instansi dan nomor SPPD.
- Bagian pembuka, berisi informasi mengenai pegawai yang akan melakukan perjalanan dinas, seperti nama, jabatan, dan unit kerja.
- Bagian isi, berisi informasi mengenai perjalanan dinas yang akan dilaksanakan, seperti tujuan, tanggal keberangkatan dan kepulangan, sarana transportasi, dan akomodasi.
- Bagian penutup, berisi informasi mengenai tanggung jawab dan hak pegawai, serta persetujuan dari atasan langsung.
- Footer SPPD, berisi tanda tangan dan stempel instansi serta catatan tambahan jika diperlukan.
Contoh SPPD
Berikut adalah contoh SPPD yang bisa Anda gunakan sebagai referensi saat mengajukan perjalanan dinas:
Contoh SPPD 1
Header
SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS Nomor: 001/SPD/2021 Kepada Yth., Kepala Bagian Keuangan PT. Contoh Abadi Dari: Kantor Pusat PT. Contoh Abadi Jl. Jendral Sudirman No. 123 Jakarta Pusat Bagian Pembuka Nama: Budi Santoso Jabatan: Kepala Departemen Produksi Unit Kerja: PT. Contoh Abadi Bagian Isi Tujuan: Rapat Koordinasi Pemasaran di Surabaya Tanggal Keberangkatan: 5 Februari 2021 Tanggal Kepulangan: 7 Februari 2021 Sarana Transportasi: Pesawat Akomodasi: Hotel Bintang 3 Bagian Penutup Atas perintah pimpinan, dengan ini diperintahkan kepada Budi Santoso untuk melaksanakan perjalanan dinas ke Surabaya. Dalam pelaksanaannya, Budi Santoso bertanggung jawab atas kelancaran kegiatan dinas dan wajib mematuhi peraturan dan ketentuan yang berlaku. Biaya perjalanan dinas ditanggung oleh PT. Contoh Abadi sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Dikeluarkan di Jakarta pada tanggal 2 Februari 2021 Tanda Tangan: Kepala Departemen Produksi PT. Contoh Abadi Stempel: PT. Contoh Abadi Footer: Catatan Tambahan: -
Contoh SPPD 2
Header
SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS Nomor: 002/SPD/2021 Kepada Yth., Kepala Bagian SDM Pemerintah Kota Contoh Dari: Dinas Kesehatan Kota Contoh Jl. Soekarno-Hatta No. 456 Contoh Barat Bagian Pembuka Nama: Dewi Puspitasari Jabatan: Kepala Puskesmas Contoh Utara Unit Kerja: Dinas Kesehatan Kota Contoh Bagian Isi Tujuan: Pelatihan Manajemen Puskesmas di Bandung Tanggal Keberangkatan: 12 Maret 2021 Tanggal Kepulangan: 14 Maret 2021 Sarana Transportasi: Kereta Api Akomodasi: Hotel Bintang 2 Bagian Penutup Dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan di Kota Contoh, dengan ini diperintahkan kepada Dewi Puspitasari untuk mengikuti pelatihan manajemen puskesmas di Bandung. Dewi Puspitasari bertanggung jawab atas kelancaran kegiatan dinas dan wajib mematuhi peraturan dan ketentuan yang berlaku. Biaya perjalanan dinas ditanggung oleh Pemerintah Kota Contoh sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Dikeluarkan di Contoh pada tanggal 5 Maret 2021 Tanda Tangan: Kepala Dinas Kesehatan Kota Contoh Stempel: Pemerintah Kota Contoh Footer: Catatan Tambahan: -
FAQs mengenai SPPD
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan mengenai SPPD:
1. Siapa yang berhak mengajukan SPPD?
SPPD hanya dapat diajukan oleh pegawai yang mendapat tugas atau perintah dinas dari atasan langsung atau pimpinan instansi.
2. Bagaimana cara mengajukan SPPD?
Setiap instansi memiliki prosedur dan formulir yang berbeda-beda dalam pengajuan SPPD. Namun, secara umum, pegawai harus mengajukan permohonan SPPD kepada atasan langsung dengan melampirkan rencana kegiatan dinas, anggaran biaya, dan dokumen pendukung lainnya.
3. Apa yang harus dilakukan setelah perjalanan dinas selesai?
Setelah perjalanan dinas selesai, pegawai harus membuat laporan pertanggungjawaban perjalanan dinas beserta dokumen pendukung seperti tiket, kwitansi, dan bukti pembayaran lainnya. Laporan tersebut kemudian diserahkan kepada atasan langsung untuk dievaluasi dan diajukan penggantian biaya.
4. Apa yang harus dilakukan jika terjadi pembatalan perjalanan dinas?
Jika terjadi pembatalan perjalanan dinas, pegawai harus segera memberitahu atasan langsung dan mengajukan permohonan pembatalan SPPD. Biaya yang sudah dikeluarkan harus segera dilaporkan dan dikembalikan ke instansi.