Bagi pekerja perusahaan, terkadang ada tugas yang mengharuskan mereka bepergian ke luar kota atau bahkan ke luar negeri. Untuk itu, dibutuhkan surat perintah perjalanan dinas perusahaan. Surat ini memiliki fungsi dan tujuan yang sangat penting agar perjalanan dinas pekerja dapat berjalan dengan lancar. Berikut ini ulasan mengenai surat perintah perjalanan dinas perusahaan.

Pengertian Surat Perintah Perjalanan Dinas Perusahaan

Surat perintah perjalanan dinas perusahaan adalah surat yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada pekerjanya yang akan melakukan perjalanan dinas. Dalam surat ini terdapat informasi mengenai tujuan perjalanan, lama perjalanan, biaya yang akan dikeluarkan, serta tugas yang harus dilakukan oleh pekerja selama perjalanan dinas. Surat ini juga secara resmi menunjukkan bahwa perjalanan dinas tersebut dilakukan atas nama perusahaan.

Fungsi Surat Perintah Perjalanan Dinas Perusahaan

Surat perintah perjalanan dinas perusahaan memiliki beberapa fungsi, di antaranya:

  • Sebagai bukti bahwa perjalanan dinas dilakukan atas nama perusahaan
  • Sebagai acuan bagi pekerja mengenai tugas yang harus dilakukan selama perjalanan dinas
  • Sebagai acuan bagi perusahaan untuk menghitung biaya yang akan dikeluarkan selama perjalanan dinas
  • Sebagai dasar untuk mengajukan klaim biaya perjalanan dinas

Tujuan Surat Perintah Perjalanan Dinas Perusahaan

Surat perintah perjalanan dinas perusahaan memiliki beberapa tujuan, di antaranya:

  • Memastikan bahwa perjalanan dinas dilakukan atas nama perusahaan
  • Memastikan bahwa pekerja yang melakukan perjalanan dinas telah mendapatkan persetujuan dari atasan
  • Memudahkan perusahaan dalam menghitung biaya yang akan dikeluarkan selama perjalanan dinas
  • Memastikan bahwa pekerja telah memahami tugas yang harus dilakukan selama perjalanan dinas
  • Memastikan bahwa pekerja telah memahami aturan yang harus diikuti selama perjalanan dinas

Format Surat Perintah Perjalanan Dinas Perusahaan

Surat perintah perjalanan dinas perusahaan harus memiliki format yang jelas dan mudah dipahami. Format surat ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, namun dalam umumnya surat ini harus mencantumkan informasi sebagai berikut:

  • Nama perusahaan
  • Alamat perusahaan
  • Nama pekerja yang akan melakukan perjalanan dinas
  • Tujuan perjalanan dinas
  • Lama perjalanan dinas
  • Tugas yang harus dilakukan oleh pekerja selama perjalanan dinas
  • Biaya yang akan dikeluarkan selama perjalanan dinas
  • Tanggal dikeluarkan surat
  • Tanda tangan atasan yang bertanggung jawab atas perjalanan dinas

Contoh Surat Perintah Perjalanan Dinas Perusahaan

Berikut ini adalah contoh surat perintah perjalanan dinas perusahaan:

Contoh 1

Kepada Yth.,

Nama: Budi Santoso

Jabatan: Marketing Manager

Dengan ini diberitahukan bahwa Saudara Budi Santoso diangkat sebagai peserta dalam kegiatan pameran produk yang akan diselenggarakan di Jakarta pada tanggal 12-15 September 2022.

Tujuan perjalanan dinas ini adalah untuk mengikuti kegiatan pameran produk dan mempromosikan produk perusahaan.

Lama perjalanan dinas adalah selama 4 hari, yaitu mulai tanggal 12 September 2022 hingga 15 September 2022.

Biaya yang akan dikeluarkan oleh perusahaan selama perjalanan dinas adalah sebagai berikut:

  • Tiket pesawat PP Jakarta-Surabaya: Rp 2.000.000
  • Akomodasi hotel: Rp 3.000.000
  • Transportasi selama di Jakarta: Rp 1.000.000
  • Uang saku: Rp 1.500.000

Diharapkan Saudara Budi Santoso dapat melaksanakan tugas dengan baik dan mematuhi aturan yang berlaku selama perjalanan dinas.

Surat ini berlaku sebagai tanda pengesahan dari perusahaan.

Surabaya, 5 September 2022

Tanda tangan

Atasan yang bertanggung jawab atas perjalanan dinas

Contoh 2

Kepada Yth.,

Nama: Lisa Kusuma

Jabatan: HRD Manager

Dengan ini diberitahukan bahwa Saudari Lisa Kusuma diangkat sebagai peserta dalam kegiatan pelatihan kepemimpinan yang akan diselenggarakan di Bali pada tanggal 20-23 Oktober 2022.

Tujuan perjalanan dinas ini adalah untuk mengikuti kegiatan pelatihan kepemimpinan.

Lama perjalanan dinas adalah selama 4 hari, yaitu mulai tanggal 20 Oktober 2022 hingga 23 Oktober 2022.

Biaya yang akan dikeluarkan oleh perusahaan selama perjalanan dinas adalah sebagai berikut:

  • Tiket pesawat PP Surabaya-Denpasar: Rp 1.500.000
  • Akomodasi hotel: Rp 4.000.000
  • Transportasi selama di Bali: Rp 1.500.000
  • Uang saku: Rp 1.000.000

Diharapkan Saudari Lisa Kusuma dapat melaksanakan tugas dengan baik dan mematuhi aturan yang berlaku selama perjalanan dinas.

Surat ini berlaku sebagai tanda pengesahan dari perusahaan.

Surabaya, 10 Oktober 2022

Tanda tangan

Atasan yang bertanggung jawab atas perjalanan dinas

FAQs

Beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan mengenai surat perintah perjalanan dinas perusahaan, di antaranya:

1. Apa saja informasi yang harus dicantumkan dalam surat perintah perjalanan dinas perusahaan?

Dalam surat perintah perjalanan dinas perusahaan harus mencantumkan informasi mengenai nama perusahaan, alamat perusahaan, nama pekerja yang akan melakukan perjalanan dinas, tujuan perjalanan, lama perjalanan dinas, tugas yang harus dilakukan oleh pekerja selama perjalanan dinas, biaya yang akan dikeluarkan selama perjalanan dinas, tanggal dikeluarkan surat, dan tanda tangan atasan yang bertanggung jawab atas perjalanan dinas.

2. Apa fungsi surat perintah perjalanan dinas perusahaan?

Surat perintah perjalanan dinas perusahaan memiliki beberapa fungsi, di antaranya sebagai bukti bahwa perjalanan dinas dilakukan atas nama perusahaan, sebagai acuan bagi pekerja mengenai tugas yang harus dilakukan selama perjalanan dinas, sebagai acuan bagi perusahaan untuk menghitung biaya yang akan dikeluarkan selama perjalanan dinas, dan sebagai dasar untuk mengajukan klaim biaya perjalanan dinas.

3. Apa tujuan surat perintah perjalanan dinas perusahaan?

Tujuan surat perint