Surat Perintah Singkat (SPS) adalah salah satu dokumen yang biasa digunakan di lingkungan kantor atau instansi pemerintahan. Meskipun namanya terdengar cukup formal, sebenarnya SPS merupakan salah satu alat komunikasi antar pegawai yang cukup fleksibel dan mudah dipahami. Dalam artikel ini, kamu akan mempelajari pengertian, fungsi, tujuan, format serta contoh SPS. Yuk, simak terus artikel ini!
Pengertian Surat Perintah Singkat
Surat Perintah Singkat atau biasa disingkat SPS merupakan surat yang berisi pesan singkat yang ditujukan kepada pegawai atau karyawan. SPS biasanya digunakan untuk memberikan instruksi atau perintah yang sifatnya mendesak dan harus segera dilaksanakan. SPS juga bisa digunakan untuk memberikan informasi penting atau memberikan peringatan pada pegawai yang melanggar aturan.
Fungsi dan Tujuan Surat Perintah Singkat
Ada beberapa fungsi dan tujuan dari penggunaan Surat Perintah Singkat, di antaranya:
- Memberikan pesan atau instruksi singkat yang harus segera dilaksanakan oleh pegawai atau karyawan.
- Memberikan informasi penting yang harus segera diketahui oleh pegawai atau karyawan.
- Memberikan peringatan atau teguran kepada pegawai yang melanggar aturan.
- Sebagai alat komunikasi antar pegawai atau karyawan yang efektif dan efisien.
Format Surat Perintah Singkat
Format Surat Perintah Singkat cukup sederhana dan mudah dipahami. Berikut ini adalah contoh format SPS:
- Nama dan jabatan pengirim
- Tanggal pengiriman
- Nama dan jabatan penerima
- Isi pesan atau instruksi singkat
- Tanda tangan pengirim
Jangan lupa, SPS juga harus mencantumkan nomor surat dan subjek surat agar memudahkan dalam pengarsipan dan pencarian dokumen.
Contoh Surat Perintah Singkat
Berikut ini adalah beberapa contoh Surat Perintah Singkat:
Contoh 1
Surat Perintah Singkat
Nomor: 001/SPS/KP/2021
Perihal: Penyusunan Laporan Keuangan Tahunan
Kepada Yth. Kepala Bagian Keuangan
Dalam rangka menyusun laporan keuangan tahunan, kami meminta agar Bagian Keuangan melakukan pengumpulan data dan informasi terkait dengan keuangan perusahaan. Mohon agar data dan informasi tersebut segera dikirimkan pada tanggal 30 Juni 2021. Terima kasih atas kerjasama yang baik.
Hormat kami,
Kepala Perusahaan
Tanda tangan
Contoh 2
Surat Perintah Singkat
Nomor: 002/SPS/KP/2021
Perihal: Peringatan Terakhir
Kepada Yth. Karyawan Bagian Produksi
Dalam beberapa minggu terakhir, kami telah memberikan beberapa peringatan terkait kinerja kerja karyawan Bagian Produksi. Sayangnya, hingga saat ini kinerja karyawan tersebut belum membaik. Oleh karena itu, kami memberikan peringatan terakhir agar kinerja karyawan Bagian Produksi dapat membaik dalam waktu dekat. Jika kinerja kerja masih tetap buruk, maka akan diambil tindakan lebih lanjut sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Hormat kami,
Manajer Produksi
Tanda tangan
FAQs (Frequently Asked Questions)
- Apa bedanya Surat Perintah Singkat dengan Surat Tugas?
Jika Surat Perintah Singkat digunakan untuk memberikan instruksi atau perintah yang sifatnya mendesak dan harus segera dilaksanakan, maka Surat Tugas digunakan untuk memberikan tugas atau pekerjaan tertentu yang harus dilaksanakan oleh pegawai atau karyawan.
- Apakah SPS hanya digunakan di lingkungan kantor atau instansi pemerintahan?
Tidak hanya di lingkungan kantor atau instansi pemerintahan, SPS juga bisa digunakan di lingkungan organisasi atau perusahaan swasta.
- Bagaimana cara mengetahui apakah SPS yang diterima sah atau tidak?
Untuk mengetahui apakah SPS yang diterima sah atau tidak, kamu bisa mengecek apakah SPS tersebut memiliki nomor surat dan subjek surat yang jelas. Selain itu, kamu juga bisa memeriksa tanda tangan pengirim dan tanggal pengiriman.
Kesimpulan
Surat Perintah Singkat (SPS) merupakan salah satu alat komunikasi antar pegawai yang cukup fleksibel dan mudah dipahami. SPS digunakan untuk memberikan pesan atau instruksi singkat yang harus segera dilaksanakan oleh pegawai atau karyawan. Ada beberapa fungsi dan tujuan dari penggunaan SPS, di antaranya memberikan informasi penting, memberikan peringatan atau teguran, serta sebagai alat komunikasi antar pegawai atau karyawan yang efektif dan efisien. Format SPS cukup sederhana dan mudah dipahami, dan SPS juga harus mencantumkan nomor surat dan subjek surat agar memudahkan dalam pengarsipan dan pencarian dokumen. Terakhir, ada baiknya kamu mengecek apakah SPS yang diterima sah atau tidak sebelum melaksanakan instruksi atau perintah yang diberikan.