Surat Perintah Tugas (SPT) merupakan sebuah dokumen resmi yang diterbitkan oleh pimpinan atau atasan kepada bawahannya sebagai perintah atau tugas yang harus dilaksanakan. Biasanya, surat ini dikeluarkan ketika ada suatu proyek atau pekerjaan yang memerlukan tenaga kerja tambahan, atau kebutuhan untuk melaksanakan suatu tugas tertentu.
Fungsi dan Tujuan Surat Perintah Tugas
SPT memiliki beberapa fungsi dan tujuan yang harus dipahami oleh setiap pihak yang terlibat dalam prosesnya. Fungsi utama dari surat ini adalah sebagai berikut:
- Sebagai perintah atau tugas yang harus dilaksanakan oleh bawahan
- Sebagai bukti tertulis mengenai tugas yang diberikan oleh atasan
- Sebagai alat untuk memberikan arahan dan petunjuk dalam melaksanakan tugas
- Sebagai mekanisme untuk menghindari kesalahpahaman dan ketidakjelasan mengenai tugas yang diberikan
Sedangkan tujuan dari SPT antara lain:
- Menjamin kinerja yang efektif dan efisien
- Menjamin keselamatan dan keamanan dalam melaksanakan tugas
- Memastikan kualitas dan hasil kerja yang memuaskan
- Menjamin akuntabilitas dan transparansi dalam penugasan tugas
Format Surat Perintah Tugas
Sebagai dokumen resmi, SPT harus memenuhi beberapa syarat format yang harus dipenuhi. Ada beberapa hal yang harus dicantumkan dalam SPT, seperti:
- Nama dan jabatan atasan yang memberikan perintah
- Nama dan jabatan bawahan yang akan melaksanakan tugas
- Waktu pelaksanaan tugas
- Jenis tugas yang harus dilaksanakan
- Tempat pelaksanaan tugas
- Penegasan mengenai tanggung jawab dan kewajiban bawahan dalam melaksanakan tugas
- Tanda tangan dan stempel resmi
Berikut ini adalah contoh format surat perintah tugas:
No: SP.001/XX/2021
Kepada:
Nama : Dedi Setiawan
Jabatan : Kepala Bagian Produksi
Dari:
Nama : Tony Setiawan
Jabatan : Direktur Utama
Perihal:
Surat Perintah Tugas
Isi Surat:
Dengan ini, saya selaku Direktur Utama PT. ABC menginstruksikan kepada Bapak Dedi Setiawan selaku Kepala Bagian Produksi untuk melaksanakan tugas sebagai berikut:
1. Melakukan pengawasan terhadap proses produksi
2. Memeriksa kualitas produk yang dihasilkan
3. Mencatat laporan harian mengenai produksi
4. Melaporkan hasil produksi kepada Direktur Utama
Waktu pelaksanaan tugas adalah selama 1 minggu, mulai tanggal 15 April - 22 April 2021 dan tempat pelaksanaan tugas adalah di pabrik PT. ABC. Saya menegaskan bahwa Bapak Dedi Setiawan bertanggung jawab penuh atas pelaksanaan tugas tersebut.
Demikian surat perintah tugas ini dibuat sebagai bukti tertulis dan petunjuk resmi dalam melaksanakan tugas yang diberikan.
TTD,
Tony Setiawan
Direktur Utama PT. ABC
Contoh Surat Perintah Tugas
Berikut ini adalah contoh surat perintah tugas yang diberikan oleh atasan kepada bawahannya:
No: SP.002/XX/2021
Kepada:
Nama : Rina Wijayanti
Jabatan : Marketing Officer
Dari:
Nama : Budi Susanto
Jabatan : Manager Marketing
Perihal:
Surat Perintah Tugas
Isi Surat:
Dengan ini, saya selaku Manager Marketing PT. XYZ memberikan perintah kepada Ibu Rina Wijayanti untuk melaksanakan tugas sebagai berikut:
1. Menjalin hubungan baik dengan klien dan calon klien
2. Menyusun strategi pemasaran produk baru
3. Menjaga dan meningkatkan penjualan produk yang ada
4. Membuat laporan bulanan mengenai penjualan dan pemasaran
Waktu pelaksanaan tugas adalah selama 3 bulan, mulai tanggal 1 Mei - 31 Juli 2021 dan tempat pelaksanaan tugas adalah di kantor pusat PT. XYZ. Saya menegaskan bahwa Ibu Rina Wijayanti bertanggung jawab penuh atas pelaksanaan tugas tersebut.
Demikian surat perintah tugas ini dibuat sebagai bukti tertulis dan petunjuk resmi dalam melaksanakan tugas yang diberikan.
TTD,
Budi Susanto
Manager Marketing PT. XYZ
Pertanyaan yang Sering Diajukan Mengenai Surat Perintah Tugas
Berikut ini adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan mengenai Surat Perintah Tugas:
1. Apakah SPT harus menggunakan bahasa formal?
Ya, SPT merupakan dokumen resmi yang harus memenuhi syarat formal tertentu. Oleh karena itu, penggunaan bahasa formal sangat dianjurkan.
2. Apa yang harus dilakukan jika ada kesalahan pada SPT?
Jika terdapat kesalahan pada SPT, sebaiknya segera menghubungi atasan untuk melakukan perbaikan atau perubahan.
3. Apakah SPT harus dikeluarkan secara tertulis?
Ya, SPT harus dikeluarkan secara tertulis agar memiliki bukti yang sah mengenai tugas yang diberikan dan dapat dijadikan acuan jika terjadi kesalahpahaman atau perselisihan.
4. Apa yang harus dilakukan jika bawahan menolak tugas yang diberikan?
Jika bawahan menolak tugas yang diberikan, sebaiknya melakukan pendekatan dan negosiasi untuk menyelesaikan masalah tersebut. Jika tidak berhasil, atasan dapat melakukan tindakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
5. Berapa lama waktu yang diperlukan untuk melaksanakan tugas dalam SPT?
Waktu pelaksanaan tugas dalam SPT dapat bervariasi, tergantung pada jenis tugas yang diberikan. Biasanya, waktu pelaksanaan tugas ditentukan oleh atasan dan harus diikuti oleh bawahan.
Kesimpulan
Surat Perintah Tugas merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan oleh atasan kepada bawahannya sebagai perintah atau tugas yang harus dilaksanakan. Surat ini memiliki fungsi dan tujuan yang harus dipahami oleh setiap pihak yang terlibat dalam prosesnya. Format SPT harus memenuhi beberapa syarat format yang harus dipenuhi, dan harus dikeluarkan secara tertulis agar memiliki bukti yang sah mengenai tugas yang diberikan. Jika terdapat kesalahan pada SPT, sebaiknya segera menghubungi atasan untuk melakukan perbaikan atau perubahan.