Surat perintah tugas dinas (SPTD) merupakan salah satu dokumen penting dalam dunia kerja, khususnya di lingkungan instansi pemerintah. Namun, tidak semua orang mengetahui apa itu surat perintah tugas dinas dan fungsinya dalam pelaksanaan tugas. Oleh karena itu, artikel ini akan memberikan pengertian, fungsi, tujuan, format, serta contoh surat perintah tugas dinas.
Pengertian Surat Perintah Tugas Dinas
Surat perintah tugas dinas adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh atasan kepada bawahannya yang berisi perintah untuk melaksanakan tugas dinas di luar kantor atau kota tempat tinggal. SPTD biasanya dikeluarkan oleh atasan dalam jabatan tertentu, seperti kepala dinas, kepala bagian, atau pimpinan instansi lainnya.
Fungsi Surat Perintah Tugas Dinas
Surat perintah tugas dinas memiliki beberapa fungsi, antara lain:
- Sebagai bukti resmi bahwa seseorang diperintahkan untuk melaksanakan tugas dinas.
- Sebagai acuan dalam menentukan tujuan dan target pelaksanaan tugas dinas.
- Sebagai dasar untuk mengajukan klaim biaya perjalanan dinas.
- Sebagai alat kontrol dalam memantau pelaksanaan tugas dinas.
Tujuan Surat Perintah Tugas Dinas
Tujuan utama dari surat perintah tugas dinas adalah untuk memastikan bahwa pelaksanaan tugas dinas dilakukan secara efektif dan efisien. Selain itu, SPTD juga bertujuan untuk memastikan keamanan dan kesejahteraan pegawai selama melaksanakan tugas dinas di luar kantor atau kota tempat tinggal.
Format Surat Perintah Tugas Dinas
Format surat perintah tugas dinas terdiri dari beberapa bagian, antara lain:
- Header, berisi nama instansi, alamat, nomor telepon, nomor fax, dan alamat email.
- Bagian pembuka, berisi salam pembuka, perihal, dan nomor surat.
- Bagian isi, berisi perintah tugas dinas lengkap dengan tujuan, tempat, dan waktu pelaksanaan.
- Bagian penutup, berisi ucapan terima kasih, harapan keselamatan, dan tanda tangan atasan.
Contoh Surat Perintah Tugas Dinas
Berikut ini adalah contoh surat perintah tugas dinas yang dapat dijadikan referensi:
Contoh 1:
Kepada Yth,
Nama : Ahmad
Jabatan : Staf Administrasi
Divisi : Keuangan
Bertugas : Dalam Rangka Studi Banding
Ke : Jakarta
Selama : 3 Hari
Dengan ini kami beritahukan bahwa Saudara Ahmad (Staf Administrasi, Divisi Keuangan) diperintahkan untuk melaksanakan tugas dinas dalam rangka studi banding ke Jakarta selama 3 hari. Tugas dinas dimulai pada tanggal 1 Mei 2021 sampai dengan tanggal 3 Mei 2021.
Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
Contoh 2:
Kepada Yth,
Nama : Budi
Jabatan : Kepala Bagian
Bidang : Sumber Daya Manusia
Bertugas : Dalam Rangka Pelatihan
Ke : Bali
Selama : 5 Hari
Dengan ini kami sampaikan bahwa Saudara Budi (Kepala Bagian, Bidang Sumber Daya Manusia) diperintahkan untuk melaksanakan tugas dinas dalam rangka pelatihan ke Bali selama 5 hari, mulai dari tanggal 10 Juli 2021 sampai dengan tanggal 15 Juli 2021.
Harap Saudara Budi mempersiapkan diri dengan baik dan melaksanakan tugas dinas dengan penuh tanggung jawab. Demikian surat perintah tugas dinas ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
FAQs
Q: Siapa yang berwenang mengeluarkan surat perintah tugas dinas?
A: Surat perintah tugas dinas hanya dapat dikeluarkan oleh atasan dalam jabatan tertentu, seperti kepala dinas, kepala bagian, atau pimpinan instansi lainnya.
Q: Apakah surat perintah tugas dinas harus ditandatangani oleh atasan?
A: Ya, surat perintah tugas dinas harus ditandatangani oleh atasan yang berwenang mengeluarkan SPTD tersebut.
Q: Apa saja yang harus dilengkapi dalam klaim biaya perjalanan dinas?
A: Klaim biaya perjalanan dinas harus dilengkapi dengan surat perintah tugas dinas, bukti-bukti pengeluaran, dan tanda tangan yang sah dari atasan yang berwenang.
Kesimpulan
Surat perintah tugas dinas merupakan dokumen resmi yang berfungsi sebagai bukti resmi perintah pelaksanaan tugas dinas di luar kantor atau tempat tinggal. SPTD juga bertujuan untuk memastikan efektivitas dan efisiensi pelaksanaan tugas dinas serta keamanan dan kesejahteraan pegawai. Format surat perintah tugas dinas terdiri dari beberapa bagian, seperti header, bagian pembuka, bagian isi, dan bagian penutup. Semua bagian tersebut harus diisi dengan lengkap dan jelas.