Surat perintah atau yang biasa disebut dengan SP adalah sebuah dokumen atau surat yang berisi instruksi atau perintah yang diberikan oleh atasan kepada bawahan. Surat perintah ini memiliki fungsi dan tujuan yang sangat penting dalam suatu organisasi atau instansi. Namun, bagaimana cara membuat surat perintah yang benar? Berikut penjelasannya.
Pengertian Surat Perintah
Surat perintah adalah sebuah surat yang berisi perintah atau instruksi yang diberikan oleh atasan kepada bawahan. Surat ini biasanya ditujukan kepada seseorang atau sekelompok orang yang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas atau pekerjaan tertentu. Surat perintah ini juga bisa digunakan untuk memberikan arahan atau petunjuk kepada bawahan dalam melaksanakan tugasnya.
Fungsi Surat Perintah
Surat perintah memiliki beberapa fungsi yang sangat penting dalam suatu organisasi atau instansi. Fungsi-fungsi tersebut antara lain:
- Sebagai alat komunikasi yang efektif antara atasan dan bawahan.
- Sebagai bukti tertulis yang dapat digunakan sebagai referensi atau arsip.
- Sebagai alat pengendalian tugas atau pekerjaan yang diberikan oleh atasan.
- Sebagai alat pengevaluasian kinerja bawahan.
Tujuan Surat Perintah
Surat perintah memiliki beberapa tujuan yang harus dipenuhi. Tujuan-tujuan tersebut antara lain:
- Memberikan arahan atau petunjuk kepada bawahan dalam melaksanakan tugasnya.
- Meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja dalam suatu organisasi atau instansi.
- Menjaga konsistensi dalam pelaksanaan tugas atau pekerjaan.
Format Surat Perintah
Format surat perintah harus memenuhi standar tertentu agar mudah dipahami oleh bawahan dan dapat dijadikan sebagai referensi atau arsip. Berikut adalah format surat perintah yang benar:
- Header surat perintah
Header surat perintah berisi nama dan alamat instansi atau organisasi, nomor surat, tanggal surat, dan nama atasan yang mengeluarkan surat perintah.
- Isi surat perintah
Isi surat perintah berisi perintah atau instruksi yang diberikan oleh atasan kepada bawahan.
- Tanda tangan
Tanda tangan atasan yang mengeluarkan surat perintah.
Contoh Surat Perintah
Berikut adalah contoh surat perintah yang dapat digunakan sebagai referensi:
Contoh 1
PT. XYZ
Jl. Ahmad Yani No. 10
Surabaya
Nomor : 001/SP/XYZ
Tanggal : 1 Januari 2022
Kepada
Bapak/Ibu Karyawan PT. XYZ
Dengan ini kami memberikan perintah kepada Bapak/Ibu Karyawan PT. XYZ untuk melaksanakan tugas sebagai berikut:
1. Mengikuti rapat koordinasi pada tanggal 5 Januari 2022 pukul 09.00 WIB di ruang rapat PT. XYZ.
2. Mengumpulkan laporan keuangan triwulan IV pada tanggal 10 Januari 2022 pukul 16.00 WIB.
Demikian surat perintah ini dibuat untuk dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
Hormat kami,
Direktur Utama PT. XYZ
Agus Susanto
Contoh 2
Dinas Pendidikan
Jl. Pemuda No. 20
Jakarta
Nomor : 002/SP/DISDIK
Tanggal : 1 Februari 2022
Kepada
Bapak/Ibu Kepala Sekolah SDN 1 Jakarta
Dengan ini kami memberikan perintah kepada Bapak/Ibu Kepala Sekolah SDN 1 Jakarta untuk melaksanakan tugas sebagai berikut:
1. Mengumpulkan laporan kinerja guru pada akhir semester pada tanggal 30 Juni 2022 pukul 16.00 WIB.
2. Menjaga kerapian dan kebersihan lingkungan sekolah.
Demikian surat perintah ini dibuat untuk dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
Hormat kami,
Kepala Dinas Pendidikan Jakarta
Budi Santoso
FAQs
Q: Apa yang dimaksud dengan surat perintah?
A: Surat perintah adalah sebuah surat yang berisi perintah atau instruksi yang diberikan oleh atasan kepada bawahan.
Q: Apa tujuan dari surat perintah?
A: Tujuan dari surat perintah adalah untuk memberikan arahan atau petunjuk kepada bawahan dalam melaksanakan tugasnya.
Q: Bagaimana format surat perintah yang benar?
A: Format surat perintah terdiri dari header surat perintah, isi surat perintah, dan tanda tangan.
Kesimpulan
Surat perintah adalah sebuah dokumen atau surat yang berisi instruksi atau perintah yang diberikan oleh atasan kepada bawahan. Surat perintah ini memiliki fungsi dan tujuan yang sangat penting dalam suatu organisasi atau instansi. Untuk membuat surat perintah yang benar, kita harus memperhatikan format yang tepat dan jelas serta memenuhi tujuan dan fungsi dari surat perintah itu sendiri.