Surat perjalanan bisnis perusahaan atau biasa disebut dengan surat perjalanan dinas adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh perusahaan untuk keperluan perjalanan dinas pegawai atau karyawan. Surat ini berisi informasi mengenai tujuan, jadwal, dan biaya perjalanan.
Fungsi Surat Perjalanan Bisnis Perusahaan
Surat perjalanan bisnis perusahaan memiliki beberapa fungsi, di antaranya:
- Sebagai bukti resmi untuk keperluan perjalanan dinas pegawai atau karyawan;
- Sebagai alat kontrol biaya perjalanan dinas;
- Sebagai alat koordinasi antara perusahaan dengan pihak-pihak terkait, seperti hotel, maskapai penerbangan, dan lain sebagainya.
Tujuan Surat Perjalanan Bisnis Perusahaan
Tujuan utama dari surat perjalanan bisnis perusahaan adalah untuk memudahkan pegawai atau karyawan dalam melaksanakan perjalanan dinas dengan efektif dan efisien. Selain itu, surat ini juga memiliki tujuan untuk:
- Memastikan keamanan dan kesehatan pegawai atau karyawan selama perjalanan dinas;
- Menjaga integritas perusahaan dalam penggunaan dana perjalanan dinas;
- Memudahkan pengajuan klaim biaya perjalanan dinas oleh pegawai atau karyawan.
Format Surat Perjalanan Bisnis Perusahaan
Berikut ini adalah format surat perjalanan bisnis perusahaan yang umum digunakan:
- Header surat perusahaan
- Tanggal surat
- Perihal
- Alamat tujuan
- Tanggal keberangkatan dan kepulangan
- Informasi mengenai transportasi yang digunakan
- Informasi mengenai akomodasi selama perjalanan
- Informasi mengenai biaya
- Perincian tugas atau kegiatan selama perjalanan dinas
- Daftar nama dan jabatan pegawai atau karyawan yang melakukan perjalanan dinas
- Tanda tangan pimpinan perusahaan
Contoh Surat Perjalanan Bisnis Perusahaan
Berikut ini adalah contoh surat perjalanan bisnis perusahaan yang dapat dijadikan acuan:
Contoh 1
PT. ABC
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta
Perihal: Surat Perjalanan Dinas
Alamat Tujuan: Bandung
Tanggal Keberangkatan: 15 Januari 2022
Tanggal Kepulangan: 17 Januari 2022
Transportasi yang Digunakan: Kereta api
Akomodasi Selama Perjalanan: Hotel ABC
Biaya: Rp 2.500.000
Perincian Tugas/Kegiatan: Meeting dengan klien di Bandung
Daftar Nama dan Jabatan Pegawai/Karyawan:
- Andi, Direktur
- Budi, Manager
- Cindy, Staff
Tanda Tangan Pimpinan Perusahaan
Contoh 2
PT. XYZ
Jl. Gatot Subroto No. 456
Surabaya
Perihal: Surat Perjalanan Dinas
Alamat Tujuan: Bali
Tanggal Keberangkatan: 20 Februari 2022
Tanggal Kepulangan: 25 Februari 2022
Transportasi yang Digunakan: Pesawat terbang
Akomodasi Selama Perjalanan: Hotel XYZ
Biaya: Rp 5.000.000
Perincian Tugas/Kegiatan: Workshop di Bali
Daftar Nama dan Jabatan Pegawai/Karyawan:
- Dina, Direktur
- Eka, Manager
- Fajar, Staff
- Gina, Staff
Tanda Tangan Pimpinan Perusahaan
FAQs
Apakah surat perjalanan bisnis perusahaan wajib diterbitkan?
Iya, surat perjalanan bisnis perusahaan wajib diterbitkan untuk keperluan perjalanan dinas pegawai atau karyawan.
Bagaimana cara mengajukan surat perjalanan bisnis perusahaan?
Pegawai atau karyawan dapat mengajukan surat perjalanan bisnis perusahaan kepada atasan atau bagian kepegawaian perusahaan.
Apakah biaya perjalanan dinas dapat di klaim?
Iya, biaya perjalanan dinas dapat di klaim dengan menyertakan bukti-bukti pengeluaran yang sah.
Kesimpulan
Surat perjalanan bisnis perusahaan merupakan dokumen resmi yang diterbitkan oleh perusahaan untuk keperluan perjalanan dinas pegawai atau karyawan. Surat ini memiliki fungsi sebagai bukti resmi, alat kontrol biaya, dan alat koordinasi antara perusahaan dengan pihak terkait. Tujuan dari surat perjalanan bisnis perusahaan adalah untuk memudahkan pegawai atau karyawan dalam melaksanakan perjalanan dinas dengan efektif dan efisien, serta menjaga integritas perusahaan dalam penggunaan dana perjalanan dinas. Format surat perjalanan bisnis perusahaan terdiri dari header surat, tanggal surat, perihal, alamat tujuan, tanggal keberangkatan dan kepulangan, informasi mengenai transportasi dan akomodasi, perincian biaya, perincian tugas atau kegiatan, daftar nama dan jabatan pegawai atau karyawan, serta tanda tangan pimpinan perusahaan. Contoh surat perjalanan bisnis perusahaan dapat dijadikan acuan untuk pembuatan surat perjalanan dinas.