Saat kita bertemu dengan seseorang yang belum pernah kita kenal sebelumnya, sangat wajar jika kita merasa sedikit canggung atau tidak tahu harus berbuat apa. Salah satu cara yang bisa dilakukan untuk mengatasi hal ini adalah dengan mengirim surat perkenalan. Namun, apa sebenarnya surat perkenalan itu, dan bagaimana cara membuatnya? Mari kita bahas lebih lanjut.
Pengertian Surat Perkenalan
Surat perkenalan adalah surat yang digunakan untuk memperkenalkan diri kepada orang yang belum pernah kita kenal sebelumnya. Surat ini biasanya digunakan untuk keperluan bisnis atau formal, seperti ketika kita ingin menjalin kerja sama dengan perusahaan lain atau mengajukan permohonan pekerjaan.
Fungsi dan Tujuan Surat Perkenalan
Surat perkenalan memiliki beberapa fungsi dan tujuan, di antaranya:
- Memperkenalkan diri dan latar belakang kita kepada orang yang belum pernah kita kenal sebelumnya.
- Menginformasikan tentang kepentingan atau maksud kita dalam mengirim surat tersebut.
- Menunjukkan kesopanan dan keramahan kita dalam berkomunikasi dengan orang lain.
- Membangun hubungan bisnis atau sosial yang baik dengan pihak lain.
Format Surat Perkenalan
Format surat perkenalan sebenarnya tidak jauh berbeda dengan format surat bisnis pada umumnya. Namun, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar surat perkenalan kita terlihat lebih profesional dan efektif, antara lain:
- Headline atau judul yang menarik perhatian penerima surat, misalnya “Perkenalan Diri dan Potensi Kerjasama”.
- Penulisan tanggal dan tempat di sudut kanan atas surat.
- Penulisan alamat dan nomor telepon kita di sudut kanan bawah surat.
- Penulisan alamat dan nomor telepon penerima surat di bawah nama dan jabatannya.
- Salam pembuka yang sopan dan ramah, seperti “Salam sejahtera” atau “Assalamu’alaikum”.
- Paragraf perkenalan diri yang menyebutkan nama, latar belakang pendidikan atau pekerjaan, dan pengalaman yang relevan.
- Paragraf yang menjelaskan maksud atau tujuan kita dalam mengirim surat perkenalan tersebut.
- Penutup yang sopan dan mengundang respons dari penerima surat, seperti “Saya sangat mengharapkan tanggapan dan kesempatan untuk berdiskusi lebih lanjut.”
- Tanda tangan dan nama lengkap di bawah salam penutup.
Contoh Surat Perkenalan
Berikut ini adalah contoh surat perkenalan sederhana yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing:
Contoh 1:
Tangerang, 1 Januari 2022
Kepada Yth.,
Bapak/Ibu Direktur Marketing PT ABC
di Jl. Raya XYZ No. 123, Jakarta
Dengan hormat,
Perkenalkan, saya Dian Sari, lulusan S1 Teknik Industri dari Universitas Indonesia. Saya memiliki pengalaman kerja selama 3 tahun di bidang manufaktur dan terbiasa bekerja dalam tim. Saat ini, saya sedang mencari kesempatan untuk bergabung dengan perusahaan yang memiliki visi dan misi yang sejalan dengan saya.
Melalui surat ini, saya ingin menawarkan diri sebagai kandidat yang potensial untuk menduduki posisi di bagian produksi atau manajemen operasional di PT ABC. Saya telah melakukan riset mengenai perusahaan Bapak/Ibu dan sangat terkesan dengan reputasi dan prestasi yang telah diraih selama ini.
Saya sangat mengharapkan kesempatan untuk bertemu langsung dan berdiskusi lebih lanjut mengenai potensi kerjasama antara saya dan PT ABC. Terima kasih banyak atas perhatian dan waktu yang diberikan.
Hormat saya,
Dian Sari
Contoh 2:
Jakarta, 1 Februari 2022
Kepada Yth.,
Bapak/Ibu Pimpinan Redaksi Majalah XYZ
di Jl. Majalah No. 456, Jakarta
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Dengan hormat,
Saya Novi Maryati, seorang penulis freelance yang sudah memiliki pengalaman menulis artikel dan feature untuk berbagai media online dan cetak. Saya tertarik untuk berkontribusi dalam pengembangan konten di Majalah XYZ yang saya nilai memiliki kualitas dan visi yang sangat menarik.
Saya telah mengirimkan beberapa contoh tulisan saya bersamaan dengan surat ini. Saya berharap Bapak/Ibu dapat mengevaluasi kualitas tulisan tersebut dan memberikan kesempatan kepada saya untuk berkontribusi dalam proyek-proyek yang sedang berjalan di Majalah XYZ.
Demikian surat perkenalan ini saya sampaikan. Saya sangat mengharapkan tanggapan Bapak/Ibu terkait kesempatan kerjasama ini. Terima kasih banyak atas perhatian dan waktu yang diberikan.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Novi Maryati
FAQs
Berikut ini beberapa pertanyaan yang sering diajukan terkait surat perkenalan:
1. Kapan sebaiknya mengirim surat perkenalan?
Surat perkenalan sebaiknya dikirimkan ketika kita ingin menjalin hubungan bisnis atau sosial dengan pihak lain yang belum pernah kita kenal sebelumnya. Misalnya ketika kita ingin mengajukan permohonan pekerjaan, meminta bantuan atau dukungan dari pihak tertentu, atau mengajukan proposal kerjasama dengan perusahaan atau lembaga lain.
2. Apakah surat perkenalan harus dikirim dalam bentuk fisik atau bisa juga lewat email?
Sebenarnya tergantung kebijakan dari pihak yang kita tuju. Namun, jika kita ingin terlihat lebih profesional dan serius dalam mengajukan permohonan atau kerjasama, sebaiknya mengirim surat perkenalan dalam bentuk fisik. Namun, jika terkendala oleh jarak atau waktu yang terbatas, email juga bisa menjadi alternatif yang efektif.
3. Apakah surat perkenalan harus dilampiri CV atau portofolio?
Tergantung pada kebutuhan dan tujuan kita dalam mengirim surat perkenalan tersebut. Jika kita ingin mengajukan permohonan pekerjaan atau kerjasama, sebaiknya melampirkan CV atau portofolio yang relevan dengan posisi atau proyek yang dituju. Namun, jika hanya sekedar memperkenalkan diri dan membangun jaringan sosial, tidak perlu melampirkan CV atau portofolio.
Kesimpulan
Surat perkenalan adalah salah satu cara yang efektif untuk memperkenalkan diri dan membangun hubungan bisnis atau sosial yang baik dengan orang lain. Dengan mengikuti format dan etika yang benar, kita dapat membuat surat perkenalan yang profesional dan efektif dalam mencapai tujuan yang diinginkan. Semoga informasi ini bermanfaat bagi Anda yang ingin membuat surat perkenalan yang tepat dan santun.