Siapa yang tidak kenal dengan surat permakluman? Surat ini seringkali digunakan dalam berbagai keperluan, mulai dari instansi pemerintah hingga perusahaan swasta. Namun, apakah kamu sudah benar-benar memahami apa itu surat permakluman? Berikut adalah penjelasan lengkap tentang surat permakluman, mulai dari pengertian hingga contoh-contohnya.
Pengertian Surat Permakluman
Surat permakluman atau biasa disebut dengan surat pemberitahuan adalah surat yang berisi informasi atau pemberitahuan yang diberikan oleh seseorang atau instansi kepada pihak lain. Surat ini memiliki fungsi sebagai sarana komunikasi antarpihak, baik secara resmi maupun tidak resmi.
Fungsi Surat Permakluman
Ada beberapa fungsi dari surat permakluman, di antaranya adalah:
- Sebagai sarana komunikasi antarpihak
- Sebagai bukti tertulis atas suatu kejadian atau peristiwa
- Sebagai alat untuk memberikan informasi atau pemberitahuan
- Sebagai alat untuk meminta persetujuan atau izin
Tujuan Surat Permakluman
Tujuan dari penulisan surat permakluman adalah untuk memberikan informasi atau pemberitahuan kepada pihak yang dituju. Selain itu, surat ini juga memiliki tujuan untuk meminta persetujuan atau izin, serta memberikan bukti tertulis atas suatu kejadian atau peristiwa.
Format Surat Permakluman
Berikut adalah format umum dari surat permakluman:
- Tempat dan tanggal penulisan
- Identitas pengirim, seperti nama, jabatan, dan instansi
- Identitas penerima, seperti nama dan alamat
- Salam pembuka
- Isi surat yang berisi informasi atau pemberitahuan
- Permintaan persetujuan atau izin (jika diperlukan)
- Salam penutup
- Tanda tangan pengirim
Contoh Surat Permakluman
Berikut adalah contoh surat permakluman yang sering digunakan dalam kehidupan sehari-hari:
Contoh 1: Surat Permakluman Pengunduran Diri
Hal: Pengunduran Diri
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
PT. ABCD
Jl. Raya Sudirman No. 123
Jakarta Pusat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Andi
Jabatan: Marketing Manager
Dengan ini mengajukan pengunduran diri dari jabatan sebagai Marketing Manager di PT. ABCD. Pengunduran diri ini efektif berlaku pada tanggal 30 September 2021.
Saya mengucapkan terima kasih kepada Bapak/Ibu atas kesempatan yang telah diberikan kepada saya selama ini.
Demikian surat pengunduran diri ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Andi
Contoh 2: Surat Permakluman Pemberitahuan Pemutusan Kontrak
Hal: Pemberitahuan Pemutusan Kontrak
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
PT. EFGH
Jl. Raya Thamrin No. 456
Jakarta Selatan
Dengan hormat,
Bersama surat ini kami sampaikan bahwa kami telah memutuskan kontrak dengan PT. EFGH yang mulai berlaku pada tanggal 1 Januari 2021. Pemutusan kontrak ini dilakukan karena adanya beberapa hal yang tidak sesuai dengan kesepakatan awal, seperti keterlambatan dalam pengiriman barang dan kualitas barang yang tidak sesuai dengan standar yang telah ditentukan.
Kami berharap Bapak/Ibu dapat memahami keputusan kami ini dan kami siap untuk menyelesaikan segala kewajiban yang masih harus diselesaikan.
Hormat kami,
PT. XYZ
FAQs
Q: Apa bedanya surat permakluman dengan surat pemberitahuan?
A: Surat permakluman dan surat pemberitahuan sebenarnya memiliki arti yang sama, yaitu surat yang berisi informasi atau pemberitahuan. Namun, istilah surat permakluman lebih sering digunakan dalam konteks formal seperti surat resmi atau surat bisnis.
Q: Apakah surat permakluman harus menggunakan format tertentu?
A: Ya, surat permakluman harus menggunakan format yang jelas dan sistematis, seperti yang telah dijelaskan di atas. Format yang baik akan membuat surat lebih mudah dipahami dan memberikan kesan profesional pada pengirim surat.
Q: Apa saja informasi yang harus disertakan dalam surat permakluman?
A: Informasi yang harus disertakan dalam surat permakluman antara lain identitas pengirim dan penerima, tanggal penulisan, salam pembuka dan penutup, isi surat yang jelas dan padat, serta tanda tangan pengirim.
Kesimpulan
Surat permakluman memang sudah sangat umum digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Namun, penting bagi kita untuk memahami pengertian, fungsi, tujuan, format, dan contoh-contohnya agar dapat menulis surat permakluman dengan baik dan benar. Dengan begitu, surat permakluman yang kita tulis akan lebih mudah dipahami oleh pihak yang dituju dan memberikan kesan profesional pada pengirim surat.