Mengurus kebutuhan barang di kantor atau perusahaan biasanya memerlukan surat permintaan barang. Surat ini berfungsi sebagai alat komunikasi antara bagian yang memerlukan barang dengan bagian yang bertanggung jawab dalam mengurus pengadaan barang. Lalu, apa itu surat permintaan barang?

Pengertian Surat Permintaan Barang

Surat permintaan barang adalah surat yang dibuat oleh pihak yang memerlukan barang kepada pihak yang bertanggung jawab dalam mengurus pengadaan barang. Surat ini berisi permintaan untuk membeli atau meminjam barang tertentu yang dibutuhkan oleh pihak yang memerlukannya.

Fungsi Surat Permintaan Barang

Surat permintaan barang memiliki beberapa fungsi, di antaranya:

  • Sebagai alat komunikasi antara pihak yang memerlukan barang dengan pihak yang bertanggung jawab dalam mengurus pengadaan barang
  • Sebagai bukti permintaan barang yang dibutuhkan oleh pihak yang memerlukan barang
  • Sebagai alat untuk memudahkan proses pengadaan barang

Tujuan Surat Permintaan Barang

Tujuan dari surat permintaan barang antara lain:

  • Memudahkan proses pengadaan barang
  • Menghindari kesalahan dalam pengadaan barang
  • Menghemat waktu dan biaya dalam pengadaan barang
  • Menjamin tersedianya barang yang dibutuhkan

Format Surat Permintaan Barang

Format surat permintaan barang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan atau organisasi masing-masing. Namun, umumnya surat permintaan barang memiliki format sebagai berikut:

  • Bagian pengirim, yaitu nama dan alamat perusahaan atau organisasi yang membuat surat permintaan barang
  • Bagian penerima, yaitu nama dan alamat perusahaan atau organisasi yang menjadi tujuan surat permintaan barang
  • Tanggal pembuatan surat
  • Subjek atau judul surat
  • Isi surat yang berisi permintaan barang yang dibutuhkan
  • Tanda tangan pengirim surat

Contoh Surat Permintaan Barang

Berikut ini adalah contoh surat permintaan barang:

Contoh 1:

PT ABC
Jl. Merdeka No. 10
Jakarta 12345
Telp. (021) 12345678
Fax. (021) 12345679

Kepada:
Bagian Pengadaan Barang
PT XYZ
Jl. Jend. Sudirman No. 20
Jakarta 54321

Jakarta, 1 Januari 2022

Permintaan Barang

Dengan hormat,
Kami dari PT ABC bermaksud untuk meminta bantuan dari bagian pengadaan barang PT XYZ untuk menyediakan barang sebagai berikut:

  • 10 unit laptop merk Lenovo seri ThinkPad T14
  • 5 unit printer merk Canon seri PIXMA G3010

Adapun spesifikasi lengkap untuk masing-masing barang dapat dilihat pada lampiran yang kami sertakan.

Demikian permintaan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama yang baik, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT ABC

Contoh 2:

PT DEF
Jl. Sudirman No. 30
Jakarta 67890
Telp. (021) 98765432
Fax. (021) 98765431

Kepada:
Bagian Logistik
PT GHI
Jl. Gatot Subroto No. 40
Jakarta 09876

Jakarta, 2 Februari 2022

Permintaan Peminjaman Barang

Dengan hormat,
Kami dari PT DEF ingin meminjam beberapa barang dari PT GHI untuk keperluan acara ulang tahun perusahaan kami pada tanggal 10 Februari 2022. Berikut adalah barang yang kami butuhkan:

  • 20 kursi lipat
  • 10 meja lipat
  • 1 sound system dengan speaker, mikrofon, dan kabel penghubung

Kami akan menjaga barang tersebut dengan baik dan mengembalikannya dalam kondisi yang sama seperti saat dipinjam. Kami juga bersedia membayar ganti rugi apabila terjadi kerusakan pada barang yang dipinjam.

Demikian permintaan peminjaman barang ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama yang baik, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT DEF

FAQs Surat Permintaan Barang

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan mengenai surat permintaan barang:

1. Apa bedanya surat permintaan barang dengan surat pengadaan barang?

Surat permintaan barang biasanya dibuat oleh pihak yang memerlukan barang, sedangkan surat pengadaan barang biasanya dibuat oleh bagian pengadaan barang yang bertanggung jawab dalam mengurus pengadaan barang.

2. Apa saja informasi yang harus disertakan dalam surat permintaan barang?

Informasi yang harus disertakan dalam surat permintaan barang antara lain nama dan alamat perusahaan atau organisasi, tanggal pembuatan surat, judul atau subjek surat, dan barang yang dibutuhkan beserta spesifikasinya.

3. Apa tujuan dari membuat surat permintaan barang?

Tujuan dari membuat surat permintaan barang antara lain untuk memudahkan proses pengadaan barang, menghindari kesalahan dalam pengadaan barang, menghemat waktu dan biaya dalam pengadaan barang, dan menjamin tersedianya barang yang dibutuhkan.

Kesimpulan

Surat permintaan barang merupakan alat komunikasi yang penting dalam mengurus kebutuhan barang di kantor atau perusahaan. Surat ini memiliki fungsi, tujuan, dan format yang harus dipahami agar dapat digunakan dengan baik. Dengan mengetahui contoh dan FAQs seputar surat permintaan barang, diharapkan pembaca dapat memahami lebih lanjut mengenai surat ini.