Jika kamu berurusan dengan pembelian barang atau jasa, maka kamu pasti sudah tidak asing lagi dengan surat permintaan pembelian. Surat ini merupakan dokumen yang digunakan untuk meminta kepada pihak vendor atau supplier agar menyediakan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan atau organisasi. Dalam artikel ini, kita akan membahas secara lengkap tentang surat permintaan pembelian, mulai dari pengertian, fungsi, tujuan, format, hingga contohnya.

Pengertian Surat Permintaan Pembelian

Surat permintaan pembelian adalah dokumen yang digunakan untuk meminta barang atau jasa kepada pihak vendor atau supplier. Dokumen ini berisi informasi tentang jenis barang atau jasa yang dibutuhkan, jumlah yang dibutuhkan, dan spesifikasi lain yang diperlukan. Surat permintaan pembelian biasanya dibuat oleh departemen pembelian atau bagian yang bertanggung jawab dalam proses pembelian barang atau jasa.

Fungsi Surat Permintaan Pembelian

Surat permintaan pembelian memiliki beberapa fungsi, antara lain:

  • Sebagai bukti bahwa perusahaan atau organisasi memerlukan barang atau jasa tersebut
  • Sebagai dasar untuk membuat pesanan pembelian kepada vendor atau supplier
  • Sebagai kontrol terhadap pengeluaran perusahaan atau organisasi
  • Sebagai alat untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang dipesan sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan
  • Sebagai alat untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang dipesan sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan dan sesuai dengan waktu pengiriman yang diinginkan

Tujuan Surat Permintaan Pembelian

Tujuan utama dari surat permintaan pembelian adalah untuk meminta barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan atau organisasi kepada pihak vendor atau supplier. Selain itu, tujuan lain dari surat ini adalah:

  • Memastikan bahwa pengeluaran perusahaan atau organisasi terkontrol dan sesuai dengan anggaran yang disiapkan
  • Memastikan bahwa barang atau jasa yang dipesan sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan
  • Memastikan bahwa barang atau jasa yang dipesan sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan dan sesuai dengan waktu pengiriman yang diinginkan

Format Surat Permintaan Pembelian

Format surat permintaan pembelian cukup sederhana dan mudah untuk dipahami. Beberapa informasi yang harus ada dalam surat ini antara lain:

  1. Nama perusahaan atau organisasi yang meminta barang atau jasa
  2. Nama vendor atau supplier yang dituju
  3. Tanggal pembuatan surat
  4. Detail barang atau jasa yang dibutuhkan, termasuk jumlah dan spesifikasi lain yang diperlukan
  5. Detail pengiriman, termasuk alamat pengiriman dan waktu pengiriman yang diinginkan
  6. Detail kontak, termasuk nomor telepon dan alamat email

Contoh Surat Permintaan Pembelian

Berikut ini adalah contoh surat permintaan pembelian yang dapat kamu gunakan sebagai referensi:

Contoh 1:

Kepada Yth.

Bapak/Ibu Pimpinan

PT. ABC

Jl. Jend. Sudirman No. 10

Jakarta Selatan

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Dengan hormat,

Kami dari PT. XYZ yang bergerak di bidang konstruksi ingin memesan barang berikut:

  1. 20 Ton Besi Beton Polos
  2. 10 Ton Besi Beton Ulir
  3. 5 Ton Wiremesh Ukuran 5mm

Barang tersebut akan digunakan untuk proyek konstruksi yang sedang kami kerjakan. Kami berharap Bapak/Ibu dapat mengirimkan barang tersebut ke alamat proyek kami di Jl. Gatot Subroto No. 15, Bandung pada tanggal 15 Juni 2021.

Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,

PT. XYZ

Contoh 2:

Kepada Yth.

Bapak/Ibu Pimpinan

CV. EFG

Jl. Diponegoro No. 20

Semarang

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Dengan hormat,

Kami dari Yayasan ABC yang bergerak di bidang pendidikan dan sosial ingin memesan jasa katering untuk acara puncak peringatan hari ulang tahun Yayasan ABC pada tanggal 15 Juli 2021.

Kami membutuhkan jasa katering untuk 200 orang dengan menu makanan sebagai berikut:

  • Nasi Putih
  • Ayam Goreng
  • Tumis Kangkung
  • Sayur Asem
  • Es Teh Manis

Kami berharap Bapak/Ibu dapat memenuhi permintaan kami dan mengirimkan penawaran harga yang kompetitif.

Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,

Yayasan ABC

FAQs

Berikut ini adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan terkait dengan surat permintaan pembelian:

  • Apa bedanya surat permintaan pembelian dengan surat pesanan?
    Surat permintaan pembelian digunakan untuk meminta barang atau jasa kepada pihak vendor atau supplier, sedangkan surat pesanan digunakan untuk memesan barang atau jasa setelah surat permintaan pembelian disetujui oleh pihak vendor atau supplier.
  • Siapa yang biasanya membuat surat permintaan pembelian?
    Surat permintaan pembelian biasanya dibuat oleh departemen pembelian atau bagian yang bertanggung jawab dalam proses pembelian barang atau jasa.
  • Apakah surat permintaan pembelian harus menggunakan format tertentu?
    Ya, surat permintaan pembelian harus menggunakan format tertentu agar mudah dipahami oleh pihak vendor atau supplier.
  • Apakah surat permintaan pembelian harus disertai dengan dokumen lain?
    Tergantung pada kebijakan perusahaan atau organisasi, surat permintaan pembelian dapat disertai dengan dokumen lain seperti daftar harga, spesifikasi teknis, dan sebagainya.

Kesimpulan

Surat permintaan pembelian merupakan dokumen penting dalam proses pembelian barang atau jasa. Dokumen ini digunakan untuk meminta barang atau jasa kepada pihak vendor atau supplier. Surat permintaan pembelian memiliki beberapa fungsi, antara lain sebagai bukti bahwa perusahaan atau organisasi memerlukan barang atau jasa tersebut, sebagai dasar untuk membuat pesanan pembelian kepada vendor atau supplier, dan sebagai kontrol terhadap pengeluaran perusahaan atau organisasi. Surat permintaan pembelian harus menggunakan format tertentu agar mudah dipahami oleh pihak vendor atau supplier. Semoga artikel ini dapat membantu kamu untuk memahami lebih lanjut tentang surat permintaan pembelian.