Surat Permintaan Penawaran Dan Balasannya: Pengertian, Fungsi, Tujuan, Format, Dan Contoh

Surat permintaan penawaran dan balasannya adalah salah satu jenis surat bisnis yang sering digunakan dalam proses pengadaan barang atau jasa di perusahaan. Surat ini digunakan untuk meminta penawaran harga dari pihak vendor atau supplier dan juga sebagai balasan dari pihak vendor atau supplier terhadap permintaan penawaran yang diajukan oleh perusahaan.

Pengertian Surat Permintaan Penawaran dan Balasannya

Surat permintaan penawaran dan balasannya adalah surat bisnis yang berisi permintaan penawaran harga dari perusahaan kepada pihak vendor atau supplier, dan juga sebagai balasan dari pihak vendor atau supplier terhadap permintaan penawaran yang diajukan oleh perusahaan. Surat ini sering digunakan dalam proses pengadaan barang atau jasa di perusahaan.

Fungsi dan Tujuan Surat Permintaan Penawaran dan Balasannya

Surat permintaan penawaran dan balasannya memiliki beberapa fungsi dan tujuan, di antaranya:

• Sebagai alat komunikasi antara perusahaan dengan pihak vendor atau supplier dalam proses pengadaan barang atau jasa.
• Sebagai alat untuk memperoleh informasi tentang harga, kualitas, dan spesifikasi barang atau jasa yang akan dibeli.
• Sebagai alat untuk membandingkan penawaran harga dari beberapa pihak vendor atau supplier.
• Sebagai alat untuk menentukan pihak vendor atau supplier yang akan dipilih untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

Format Surat Permintaan Penawaran dan Balasannya

Surat permintaan penawaran dan balasannya memiliki format yang standar. Berikut adalah format yang biasa digunakan:

1. Header surat, berisi nama, alamat, dan kontak perusahaan.
2. Tanggal surat, berisi tanggal dibuatnya surat.
3. Alamat tujuan, berisi nama, alamat, dan kontak pihak vendor atau supplier.
4. Subjek, berisi judul atau perihal surat.
5. Salutation, berisi sapaan pembuka, seperti “Kepada Yth.”
6. Isi surat, berisi permintaan penawaran harga atau balasan dari pihak vendor atau supplier.
7. Penutup, berisi ucapan terima kasih dan harapan untuk bekerja sama.
8. Tanda tangan, berisi tanda tangan perusahaan atau pihak vendor atau supplier.

Contoh Surat Permintaan Penawaran dan Balasannya

Berikut adalah contoh surat permintaan penawaran dan balasannya yang dapat digunakan sebagai referensi:

Contoh Surat Permintaan Penawaran

Perusahaan XYZ
Jalan Raya No. 123
Jakarta 12345
Telp. (021) 12345678
Fax. (021) 12345679
www.perusahaanxyz.com

Jakarta, 1 Januari 2022

Kepada Yth.
PT Supplier ABC
Jalan Raya No. 456
Jakarta 67890

Subjek: Permintaan Penawaran Harga Barang

Dengan hormat,
Kami dari Perusahaan XYZ, ingin meminta penawaran harga untuk barang-barang berikut:

• 10 unit laptop merk ASUS dengan spesifikasi Intel Core i7, RAM 8GB, dan SSD 512GB
• 20 unit printer merk HP dengan spesifikasi cetak warna dan hitam putih, koneksi wifi, dan fitur scan
• 30 unit meja kantor dengan ukuran 120cm x 60cm x 75cm, bahan kayu solid, dan warna coklat tua

Mohon penawaran harga yang terbaik dengan lampiran spesifikasi barang yang diinginkan. Harap dapat memberikan penawaran harga paling lambat tanggal 15 Januari 2022.

Terima kasih atas kerjasamanya.

Hormat kami,
Perusahaan XYZ

Contoh Surat Balasan Penawaran

PT Supplier ABC
Jalan Raya No. 456
Jakarta 67890
Telp. (021) 12345678
Fax. (021) 12345679
www.supplierabc.com

Jakarta, 10 Januari 2022

Kepada Yth.
Perusahaan XYZ
Jalan Raya No. 123
Jakarta 12345

Subjek: Balasan Penawaran Harga Barang

Dengan hormat,
Terima kasih atas permintaan penawaran harga barang yang telah kami terima. Berikut adalah penawaran harga dari PT Supplier ABC:

Harga di atas belum termasuk pajak dan biaya pengiriman. Kami siap memberikan diskon 5% jika pembayaran dilakukan secara tunai atau transfer dalam waktu 7 hari setelah barang diterima. Kami juga memberikan garansi selama 1 tahun untuk setiap barang yang dibeli.

Demikian penawaran harga dari kami. Harap dapat segera membalas apakah penawaran kami dapat diterima atau tidak. Terima kasih atas kerjasamanya.

Hormat kami,
PT Supplier ABC

FAQs

• Apa bedanya surat permintaan penawaran dan balasannya dengan surat penawaran?
  Surat permintaan penawaran dan balasannya digunakan untuk meminta dan memberikan penawaran harga secara resmi antara perusahaan dengan pihak vendor atau supplier. Sedangkan surat penawaran hanya digunakan untuk memberikan penawaran harga dari pihak vendor atau supplier kepada calon pembeli.
• Apakah surat permintaan penawaran dan balasannya harus menggunakan format standar?
  Ya, sebaiknya surat permintaan penawaran dan balasannya menggunakan format standar agar mudah dipahami dan terlihat profesional.
• Apakah isi surat permintaan penawaran dan balasannya harus terperinci?
  Ya, isi surat permintaan penawaran dan balasannya sebaiknya terperinci, terutama dalam hal spesifikasi