Surat permohonan anggaran biaya adalah salah satu jenis surat yang sering dibuat oleh perusahaan atau instansi yang membutuhkan dana untuk melaksanakan suatu kegiatan atau proyek. Surat ini berisi permintaan untuk mendapatkan anggaran biaya dari pihak yang berwenang, seperti manajer atau kepala bagian keuangan.

Pengertian Surat Permohonan Anggaran Biaya

Surat permohonan anggaran biaya adalah surat yang berisi permintaan untuk mendapatkan dana atau anggaran biaya dari pihak yang berwenang. Surat ini biasanya dibuat oleh perusahaan atau instansi yang membutuhkan dana untuk melaksanakan suatu kegiatan atau proyek tertentu.

Fungsi Surat Permohonan Anggaran Biaya

Surat permohonan anggaran biaya memiliki beberapa fungsi, antara lain:

  • Sebagai alat untuk meminta dan memperoleh persetujuan dari pihak yang berwenang untuk memberikan anggaran biaya.
  • Sebagai bukti permintaan dana yang sah dan resmi.
  • Sebagai pedoman bagi pihak yang berwenang dalam menentukan besaran anggaran biaya yang akan diberikan.
  • Sebagai sarana untuk mengontrol pengeluaran dana agar tidak melebihi anggaran yang telah disetujui.

Tujuan Surat Permohonan Anggaran Biaya

Beberapa tujuan utama dari surat permohonan anggaran biaya adalah:

  • Mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang untuk memberikan anggaran biaya.
  • Memastikan bahwa dana yang diberikan sesuai dengan kebutuhan dan tujuan dari kegiatan atau proyek yang akan dilaksanakan.
  • Menghindari terjadinya pengeluaran dana yang tidak terkontrol atau melebihi anggaran yang telah disetujui.

Format Surat Permohonan Anggaran Biaya

Format surat permohonan anggaran biaya dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kebijakan perusahaan atau instansi. Namun, secara umum format surat ini terdiri dari:

  • Header, berisi nama dan alamat perusahaan atau instansi, tanggal pembuatan surat, dan nomor surat.
  • Bagian pembuka, berisi salam pembuka, perkenalan, dan tujuan surat.
  • Bagian isi, berisi rincian kegiatan atau proyek yang akan dilaksanakan beserta estimasi biaya yang dibutuhkan.
  • Bagian penutup, berisi permohonan untuk memberikan anggaran biaya, ucapan terima kasih, dan tanda tangan.

Contoh Surat Permohonan Anggaran Biaya

Berikut adalah contoh surat permohonan anggaran biaya yang dapat dijadikan acuan:

Contoh 1

PT. ABC
Jalan Sudirman No. 123
Jakarta
15 Agustus 2021
Nomor Surat: 001/ABC/08/2021

Kepada Yth.
Manajer Keuangan
PT. XYZ
Jalan Thamrin No. 456
Jakarta

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya kegiatan “Pelatihan Karyawan PT. ABC” pada tanggal 1 September 2021, kami bermaksud untuk memohon anggaran biaya kepada PT. XYZ.

Adapun rincian kegiatan dan estimasi biaya yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:

  • Tempat pelatihan: Hotel A, Biaya: Rp 10.000.000
  • Catering: Rp 5.000.000
  • Pengadaan materi pelatihan: Rp 7.500.000
  • Honor instruktur: Rp 15.000.000
  • Transportasi: Rp 3.000.000
  • Lain-lain: Rp 2.500.000

Total estimasi biaya yang dibutuhkan adalah sebesar Rp 43.000.000 (empat puluh tiga juta rupiah).

Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Hormat kami,

PT. ABC

(Tanda tangan)

Contoh 2

CV. Karya Sejahtera
Jalan Raya No. 789
Surabaya
20 Agustus 2021
Nomor Surat: 002/CVS/08/2021

Kepada Yth.
Kepala Bagian Keuangan
Pemerintah Kota Surabaya
Jalan Gubernur Suryo No. 123
Surabaya

Halo,

Kami dari CV. Karya Sejahtera bermaksud untuk memohon anggaran biaya kepada Pemerintah Kota Surabaya dalam rangka kegiatan “Pembangunan Jalan Raya di Kota Surabaya.”

Adapun rincian kegiatan dan estimasi biaya yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:

  • Pengadaan material: Rp 2.500.000.000
  • Biaya tenaga kerja: Rp 1.500.000.000
  • Biaya peralatan: Rp 500.000.000
  • Biaya pengawasan: Rp 250.000.000
  • Lain-lain: Rp 200.000.000

Total estimasi biaya yang dibutuhkan adalah sebesar Rp 5.950.000.000 (lima miliar sembilan ratus lima puluh juta rupiah).

Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Salam hangat,

CV. Karya Sejahtera

(Tanda tangan)

FAQs

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan seputar surat permohonan anggaran biaya:

  • Apa saja yang harus disertakan dalam surat permohonan anggaran biaya?
    Surat permohonan anggaran biaya sebaiknya mencantumkan rincian kegiatan atau proyek yang akan dilaksanakan beserta estimasi biaya yang dibutuhkan, serta alasan mengapa dana tersebut diperlukan.
  • Siapa yang berhak membuat surat permohonan anggaran biaya?
    Surat permohonan anggaran biaya dapat dibuat oleh perusahaan atau instansi yang membutuhkan dana untuk melaksanakan suatu kegiatan atau proyek tertentu.
  • Bagaimana cara membuat surat permohonan anggaran biaya yang baik dan benar?
    Untuk membuat surat permohonan anggaran biaya yang baik dan benar, sebaiknya memperhatikan format yang tepat, mencantumkan rincian kegiatan atau proyek yang akan dilaksanakan beserta estimasi biaya yang dibutuhkan, serta mengungkapkan alasan mengapa dana tersebut diperlukan. Selain itu, pastikan juga untuk menambahkan salam pembuka, perkenalan, dan ucapan terima kasih.
  • Apakah surat permohonan anggaran biaya dapat diajukan