Surat permohonan dana delegasi adalah surat yang digunakan untuk meminta bantuan dana kepada pihak yang berwenang. Surat ini biasanya dibuat oleh pihak yang ingin mengadakan suatu kegiatan seperti seminar, pelatihan, atau acara lainnya yang membutuhkan biaya yang cukup besar. Dalam artikel ini, kita akan membahas pengertian, fungsi, tujuan, format, contoh, dan beberapa pertanyaan yang sering diajukan tentang surat permohonan dana delegasi.

Pengertian Surat Permohonan Dana Delegasi

Surat permohonan dana delegasi adalah surat resmi yang digunakan untuk meminta bantuan dana kepada pihak yang berwenang seperti sponsor, instansi pemerintah, atau lembaga swadaya masyarakat. Surat ini biasanya digunakan untuk membiayai kegiatan yang bersifat delegasi seperti seminar, pelatihan, atau acara lainnya yang memerlukan biaya yang cukup besar.

Fungsi dan Tujuan Surat Permohonan Dana Delegasi

Surat permohonan dana delegasi memiliki fungsi dan tujuan yang sangat penting. Fungsi dan tujuan dari surat ini adalah sebagai berikut:

  • Meminta bantuan dana untuk membiayai kegiatan yang bersifat delegasi seperti seminar, pelatihan, atau acara lainnya.
  • Menjelaskan secara rinci tentang kegiatan yang akan diadakan, termasuk tujuan dan manfaatnya.
  • Menjalin hubungan yang baik antara pihak yang meminta bantuan dana dengan pihak yang memberikan bantuan dana.
  • Menjaga transparansi dan akuntabilitas dalam penggunaan dana yang diberikan.

Format Surat Permohonan Dana Delegasi

Surat permohonan dana delegasi harus memiliki format yang jelas dan terstruktur dengan baik. Berikut adalah format yang harus ada dalam surat ini:

  1. Header: Pada bagian header, tuliskan nama dan alamat lengkap pihak yang meminta bantuan dana.
  2. Tanggal: Tuliskan tanggal dibuatnya surat permohonan dana delegasi.
  3. Alamat Tujuan: Pada bagian ini, tuliskan nama dan alamat lengkap pihak yang dituju.
  4. Salutation: Tuliskan salam pembuka dalam surat seperti “Kepada Yth.”
  5. Isi Surat: Pada bagian isi surat, jelaskan tentang kegiatan yang akan diadakan, termasuk tujuan dan manfaatnya. Jelaskan juga mengapa pihak yang meminta bantuan dana memilih pihak yang dituju untuk memberikan bantuan dana.
  6. Pernyataan Penutup: Pada bagian pernyataan penutup, tuliskan terima kasih atas perhatian dan bantuan yang diberikan.
  7. Tanda Tangan: Pada bagian tanda tangan, tuliskan nama lengkap dan jabatan pihak yang meminta bantuan dana.

Contoh Surat Permohonan Dana Delegasi

Berikut adalah contoh surat permohonan dana delegasi yang bisa dijadikan referensi:

Contoh 1:

Surabaya, 20 Mei 2022

Kepada Yth.

PT. XYZ

Jl. Raya Surabaya - Jakarta No. 123

Surabaya

Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Dalam rangka meningkatkan kualitas pendidikan, kami dari Komunitas Pendidikan Indonesia (KPI) akan mengadakan seminar nasional dengan tema “Meningkatkan Mutu Pendidikan di Indonesia”. Seminar ini akan diadakan pada tanggal 1 Juni 2022 di Hotel Hilton Surabaya.

Kami memilih PT. XYZ sebagai pihak yang dituju untuk memberikan bantuan dana karena PT. XYZ merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pendidikan dan memiliki komitmen yang sama dalam meningkatkan kualitas pendidikan di Indonesia.

Kami berharap PT. XYZ dapat memberikan bantuan dana sebesar Rp. 50.000.000,- untuk kegiatan seminar ini. Dana tersebut akan digunakan untuk biaya pembicara, biaya sewa tempat, dan biaya lainnya yang terkait dengan kegiatan seminar.

Demikian surat permohonan dana delegasi ini kami sampaikan. Kami ucapkan terima kasih atas perhatian dan bantuan yang diberikan.

Hormat kami,

Ketua KPI

Abdul Aziz

Contoh 2:

Jakarta, 1 Juni 2022

Kepada Yth.

PT. ABC

Jl. Raya Jakarta - Bandung No. 456

Jakarta

Halo!

Kami dari Komunitas Pecinta Alam (KPA) akan mengadakan kegiatan outbound yang bertujuan untuk mempererat tali persaudaraan dan meningkatkan keterampilan survival bagi para anggota KPA. Kegiatan ini akan diadakan pada tanggal 10-12 Juni 2022 di Gunung Gede Pangrango, Jawa Barat.

Kami memilih PT. ABC sebagai sponsor karena PT. ABC merupakan perusahaan yang peduli terhadap lingkungan dan memiliki komitmen yang sama dalam memperhatikan kelestarian alam di Indonesia.

Kami berharap PT. ABC dapat memberikan bantuan dana sebesar Rp. 35.000.000,- untuk kegiatan outbound ini. Dana tersebut akan digunakan untuk biaya transportasi, biaya makan, biaya sewa tenda, dan biaya lainnya yang terkait dengan kegiatan outbound.

Terima kasih atas perhatian dan bantuan yang diberikan.

Salam hangat,

Ketua KPA

Siti Nurhasanah

FAQs (Frequently Asked Questions)

1. Apa itu surat permohonan dana delegasi?

Surat permohonan dana delegasi adalah surat resmi yang digunakan untuk meminta bantuan dana kepada pihak yang berwenang seperti sponsor, instansi pemerintah, atau lembaga swadaya masyarakat.

2. Apa fungsi dan tujuan dari surat permohonan dana delegasi?

Fungsi dan tujuan dari surat permohonan dana delegasi adalah untuk meminta bantuan dana untuk membiayai kegiatan yang bersifat delegasi, menjelaskan secara rinci tentang kegiatan yang akan diadakan, menjalin hubungan yang baik antara pihak yang meminta bantuan dana dengan pihak yang memberikan bantuan dana, dan menjaga transparansi dan akuntabilitas dalam penggunaan dana yang diberikan.

3. Bagaimana format surat permohonan dana delegasi?

Surat permohonan dana delegasi harus memiliki format yang jelas dan terstruktur dengan baik. Format yang harus ada dalam surat ini adalah header, tanggal, alamat tujuan, salutation, isi surat, pernyataan penutup, dan tanda tangan.

4. Apa saja yang harus dicantumkan dalam isi surat permohonan dana delegasi?

Dalam isi surat permohonan dana delegasi harus dicantumkan tentang kegiatan yang akan diadakan, termasuk tujuan dan manfaatnya. Jelaskan juga mengapa pihak yang meminta bantuan dana memilih pihak yang dituju untuk memberikan bantuan dana.

5. Apa saja yang harus ada dalam pernyataan penutup surat permohonan dana delegasi?

Pada bagian pernyataan penutup, tuliskan terima kasih atas perhatian dan bantuan yang diberikan.