Surat Permohonan Dinas: Pengertian, Fungsi, Tujuan, Format, Contoh & Faqs

Surat permohonan dinas adalah salah satu surat resmi yang digunakan untuk mengajukan permohonan izin kepada atasan atau pihak yang berwenang dalam suatu instansi atau perusahaan. Surat ini biasanya digunakan oleh karyawan yang ingin mengajukan permohonan izin untuk kepentingan dinas atau keperluan pribadi yang mendesak.

Fungsi Surat Permohonan Dinas

Surat permohonan dinas memiliki beberapa fungsi, antara lain:

Sebagai alat komunikasi antara karyawan dan atasan dalam mengajukan permohonan izin.
Sebagai bukti formal bahwa karyawan telah mengajukan permohonan izin secara resmi.
Sebagai alat untuk memudahkan proses pengajuan izin dan pengaturan jadwal kerja karyawan.

Tujuan Surat Permohonan Dinas

Tujuan utama dari surat permohonan dinas adalah untuk meminta izin dari atasan atau pihak yang berwenang dalam suatu instansi atau perusahaan. Namun, selain itu, surat ini juga memiliki tujuan lain, seperti:

Menjaga komunikasi yang baik antara karyawan dan atasan dalam suatu instansi atau perusahaan.
Menjaga kedisiplinan dan ketertiban kerja karyawan.
Mencegah terjadinya benturan antara jadwal kerja karyawan dan kepentingan dinas atau keperluan pribadi.

Format Surat Permohonan Dinas

Format surat permohonan dinas harus memenuhi kaidah-kaidah penulisan surat yang baik dan benar. Berikut ini adalah format umum surat permohonan dinas:

Header: Pada bagian atas surat, tuliskan nama instansi atau perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email.
Tanggal: Tuliskan tanggal pengajuan surat.
Alamat tujuan: Tuliskan nama dan jabatan atasan atau pihak yang berwenang yang dituju.
Salutation: Tuliskan salam pembuka.
Isi surat: Tuliskan perihal izin yang diminta, alasan pengajuan izin, tanggal dan waktu izin, serta tindakan pengganti yang akan dilakukan selama karyawan tidak hadir.
Penutup: Tuliskan salam penutup dan nama karyawan yang mengajukan izin.
Tanda tangan: Sertakan tanda tangan karyawan dan atasan atau pihak yang berwenang yang menyetujui permohonan izin.

Contoh Surat Permohonan Dinas

Berikut ini adalah contoh surat permohonan dinas yang dapat dijadikan referensi dalam membuat surat permohonan dinas:

Contoh Surat Permohonan Dinas 1

PT. ABCDEFG
Jl. Raya ABCDEFG No. 123
Tangerang Selatan
Telp. (021) 1234567
Email: [email protected]
Tangerang Selatan, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
PT. ABCDEFG
Jl. Raya ABCDEFG No. 456
Tangerang Selatan

Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Andi
Jabatan : Karyawan
Divisi : Keuangan
Departemen : Finance
Dengan ini mengajukan permohonan izin untuk tidak hadir kerja pada hari Sabtu, 8 Januari 2022, karena saya akan mengikuti seminar keuangan yang diselenggarakan oleh Asosiasi Keuangan Indonesia di Jakarta.
Saya akan kembali hadir kerja pada hari Senin, 10 Januari 2022. Selama saya tidak hadir, saya akan menyelesaikan pekerjaan saya dan menugaskan rekan kerja saya untuk menyelesaikan pekerjaan yang harus diserahkan pada hari Sabtu tersebut.
Demikian permohonan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan pengertiannya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,
Andi

Contoh Surat Permohonan Dinas 2

Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Budi
Jabatan : Karyawan
Divisi : Marketing
Departemen : Sales
Dengan ini mengajukan permohonan izin untuk tidak hadir kerja pada hari Rabu, 5 Januari 2022, karena ada keperluan mendadak untuk mengurus keluarga yang sakit di luar kota.
Saya akan kembali hadir kerja pada hari Kamis, 6 Januari 2022. Selama saya tidak hadir, saya akan menyelesaikan pekerjaan saya dan menugaskan rekan kerja saya untuk menyelesaikan pekerjaan yang harus diserahkan pada hari Rabu tersebut.
Demikian permohonan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan pengertiannya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,
Budi

FAQs

Apa yang dimaksud dengan surat permohonan dinas?
Surat permohonan dinas adalah salah satu surat resmi yang digunakan untuk mengajukan permohonan izin kepada atasan atau pihak yang berwenang dalam suatu instansi atau perusahaan.
Apa fungsi surat permohonan dinas?
Surat permohonan dinas memiliki beberapa fungsi, antara lain sebagai alat komunikasi antara karyawan dan atasan dalam mengajukan permohonan izin, sebagai bukti formal bahwa karyawan telah mengajukan permohonan izin secara resmi, dan sebagai alat untuk memudahkan proses pengajuan izin dan pengaturan jadwal kerja karyawan.
Apa saja tujuan dari surat permohonan dinas?
Tujuan utama dari surat permohonan dinas adalah untuk meminta izin dari atasan atau pihak yang berwenang dalam suatu instansi atau perusahaan. Namun, selain itu, surat ini juga memiliki tujuan lain, seperti menjaga komunikasi yang baik antara karyawan dan atasan dalam suatu instansi atau perusahaan, menjaga kedisiplinan dan ketertiban kerja karyawan, dan mencegah terjadinya benturan antara jadwal kerja karyawan dan kepentingan dinas atau keperluan pribadi.
Apa saja yang harus diperhatikan dalam membuat surat permohonan dinas?
Dalam membuat surat permohonan dinas, perlu diperhatikan format surat yang baik dan benar, serta isi surat yang jelas dan singkat. Selain itu, pastikan juga untuk menyertakan alasan pengajuan izin, tanggal dan waktu izin, serta tindakan pengganti yang akan dilakukan selama karyawan tidak hadir.